20 Wege, Betrugsversuche durch Datenanalyse aufzudecken

Hatte Ihr Unternehmen schon einmal Probleme mit Betrugsfällen? Wenn ja, sind Sie nicht allein – und wenn nicht, haben Sie möglicherweise einfach nicht genau genug hingeschaut.

In einer Studie von PwC aus dem Jahr 2020 wurde festgestellt, dass 47 % der Unternehmen in den letzten zwei Jahren mindestens einen Betrugsfall hatten, wobei der Durchschnitt bei sechs Fällen pro Unternehmen lag. Kundenbetrug war am häufigsten, gefolgt von Internetkriminalität, Veruntreuung von Vermögenswerten, Bestechung und Korruption. Die Vorfälle verteilten sich fast gleichmäßig auf interne und externe Täter. Insgesamt beliefen sich die Verluste für die mehr als 5.000 befragten Unternehmen auf 42 Milliarden Dollar.

Angesichts des destabilisierenden Charakters der COVID-19-Pandemie ist die Wahrscheinlichkeit von Betrug noch größer. Einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) zufolge verzeichneten 77 % der im August 2020 befragten Unternehmen seit Beginn der Pandemie einen Anstieg der betrügerischen Aktivitäten, und 92 % erwarten einen Anstieg der Betrugsfälle in den nächsten 12 Monaten.

Die Unternehmen haben es eilig, neue Lieferanten schnell einzubinden, manchmal ohne angemessene Prüfung. Und da viele Unternehmen in ihren neuen dezentralen Arbeitsumgebungen im Blindflug unterwegs sind, kann es leicht passieren, dass sie die finanziellen Kontrollen übersehen, die im Firmenbüro stattfinden könnten. Wenn Sie jedoch nicht genau hinsehen, kann es leicht passieren, dass Sie Situationen übersehen, in denen Ihr Hauptbuch nicht richtig bilanziert ist.

Glücklicherweise kann die Datenanalyse Warnsignale erkennen, die Menschen manchmal übersehen. Im Folgenden werden einige wichtige Arten von Dateninkonsistenzen (ob durch interne oder externe Akteure verursacht), die Datenanalyselösungen erkennen können.

Hauptbucheinträge

Hauptbucheinträge sollten genau auf mögliche Betrugsfälle oder Fehler untersucht werden. Beispiele:

1. Verdächtige Schlüsselwörter identifizieren

Identifizieren Sie verdächtige Beschreibungen von Journaleinträgen anhand von Schlüsselwörtern, die auf nicht autorisierte oder ungültige Buchungen hinweisen könnten.

2. Hauptbuchkonten schichten

Schauen Sie sich den normalen Wertebereich an, um Einträge außerhalb dieses Bereichs zu erkennen. Wenn Ihr durchschnittlicher Hauptbucheintrag für die Lohn- und Gehaltsabrechnung 2 Mio. EUR beträgt und ein Eintrag mit 500.000 EUR auftaucht, sollte dieser Eintrag genauer untersucht werden.

3. Nach Ausreißerbeträgen bei Journalbuchungen suchen

Nutzen Sie Ihre Analyselösung, um Buchungen zu kennzeichnen, die mehr als zwei Standardabweichungen von typischen Buchungen entfernt sind, was auf einen Buchungsfehler oder potenziellen Betrug hindeuten kann.

Spesen

Ausgaben für Reisen und Bewirtung sind oft die Bereiche, in denen skrupellose Mitarbeiter die Zahlen mit verschiedenen Methoden fälschen können. Hier sind ein paar Möglichkeiten, um Betrug bei der Spesenverfolgung zu überwachen:

4. Analysieren Sie die durchschnittlichen Ausgaben nach Abteilung

Ihre Vertriebsabteilung hat wahrscheinlich viel höhere Reisekosten als Ihr Programmierteam. Überwachen Sie die Ausgaben der Abteilungen über die Zeit, um einen Ausgabenrahmen für jede Abteilung zu ermitteln, und richten Sie einen Alarm ein, der ausgelöst wird, wenn die Ausgaben aus diesem Rahmen ausbrechen. Manchmal können bestimmte Ereignisse, z. B. eine Konferenz, für Ungleichgewichte sorgen, daher sollten Sie eine Einzelanalyse durchführen, um zu überprüfen, ob alles ordnungsgemäß ist.

5. Auf verdächtige Erstattungsanträge prüfen

Ein häufiger Bereich, in dem Mitarbeiter (oft unbeabsichtigt) doppelt abkassieren, ist die Erstattung von Kilometer- bzw. Kraftstoffpauschalen. Wenn sie bereits Kilometergeld zur Erstattung einreichen, sollten die Kraftstoffkosten als doppelter Posten gekennzeichnet werden.

6. Gesplittete Einkäufe identifizieren

Mitarbeiter können Einkaufslimits umgehen, indem sie einen großen Einkauf in Einzelposten aufteilen. Ihre Analyselösung kann auf derartige „Gesplittete Einkäufe“ aufmerksam machen.

7. Achten Sie auf hohe Bewirtungsausgaben von Gruppen

Aufzeichnungen aus der Vergangenheit geben Ihnen einen guten Anhaltspunkt für die durchschnittlichen Bewirtungsspesen von Gruppen. Ein Datensatz sollte zur Überprüfung markiert werden, wenn er außerhalb des normalen Bereichs liegt.

8. Gerundete Beträge finden

Lassen sich gerundete Beträge finden, z. B. eine Gebühr von 200 Euro? Solche Abbuchungen sind nicht zufällig, sondern könnten beispielsweise bedeuten, dass der Mitarbeiter seine Firmenkarte für Bargeldvorschüsse verwendet.

9. Doppelte Ansprüche identifizieren

Manche Mitarbeiter reichen Spesenabrechnungen für Einkäufe ein, die sie bereits auf ihren Firmenkonten verbucht haben, und bekommen so dieselben Ausgaben zweimal erstattet.

10. Nicht benutzte Unternehmenskarten deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, seine Karte aber noch aktiv ist, kann sie in betrügerischer Absicht verwendet werden. Sorgen Sie dafür, dass diese Kreditkarten sofort gesperrt werden.

Gehaltsabrechnung

11. Verdächtige Gehaltserhöhungen kennzeichnen

Achten Sie auf mehrere kleine Gehaltserhöhungen für denselben Mitarbeiter innerhalb eines Kalenderjahres und wenden Sie sich an die Personalabteilung, um zu prüfen, ob sie genehmigt wurden.

12. Noch auf der Gehaltsliste stehende Phantom-Mitarbeiter identifizieren

Sind Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, noch auf der Gehaltsliste zu finden? Dies kann manchmal bedeuten, dass ein anderer Mitarbeiter bei der Gehaltsabrechnung seine Bankdaten angegeben hat, um Finanzbetrug zu begehen.

Zahlungen an Lieferanten

Zahlungen an Lieferanten sind ein gefundenes Fressen für betrügerisches Verhalten, da entweder der Lieferant oder ein skrupelloser Mitarbeiter Geld durch gefälschte oder überhöhte Rechnungen umleiten kann. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Vermeidung von Lieferantenbetrug und Rechnungsversäumnissen:

13. Erstellung und Abrechnung von Kreditorenkonten trennen

Stellen Sie sicher, dass der für die Erstellung von Lieferantenprofilen zuständige Mitarbeiter nicht auch für die Erstellung und Genehmigung von Rechnungen verantwortlich ist. Ein unehrlicher Mitarbeiter kann diese Rolle nutzen, um gefälschte Rechnungen von fiktiven Lieferanten zu erstellen, ebenso wie ein Außenstehender, der sich Zugang zu den Systemanmeldeinformationen verschafft hat.

14. Doppelte Rechnungen markieren

Es kann vorkommen, dass Lieferanten dieselbe Rechnung mehrmals einreichen, sei es aus Versehen oder um an unbezahlte Rechnungen zu erinnern. Es kann sein, dass Sie dieselbe Rechnung zweimal bezahlen, wenn Sie nicht über ein System zur Verfolgung und Kennzeichnung von Duplikaten verfügen.

15. Auf häufige Änderungen der Lieferantendaten achten

Wenn beispielsweise eine Stammtabelle häufige Änderungen einer Lieferantenadresse enthält, ist dies ein möglicher Hinweis auf Betrug.

16. Übereinstimmungen zwischen Lieferanten- und Mitarbeiterdetails in Ihrer Stammtabelle identifizieren

Suchen Sie nach übereinstimmenden Bankdaten, Adressen oder anderen Daten zwischen einer Lieferantendatei und den Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter. Dies kann darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter ein betrügerisches Lieferantenkonto eingerichtet hat.

17. Käufe ohne Aufträge über dem dafür vorgesehenen Limit ausfindig machen

In den meisten Unternehmen sind für Einkäufe, die einen bestimmten Betrag überschreiten, Aufträge notwendig. Wenn Sie große Einkäufe bemerken, für die es keinen entsprechenden Auftrag gibt, kann dies auf Betrug oder einen Fehler in der Buchhaltung oder beim Lieferanten hinweisen.

18. Blankoquittungen aufspüren

Blankoquittungen beziehen sich auf Rechnungen für mehrere Dienstleistungen, die noch nicht erbracht worden sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei Lieferanten, die im Voraus Zahlungen für Dienstleistungen oder Waren erhalten, die Möglichkeit haben, die tatsächliche Lieferung zu prüfen.

Kunden

Auch bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden können Betrug und Buchungsfehler zu Problemen führen. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die korrekte Abrechnung Ihrer Debitorenkonten überprüfen können:

19. Kreditlimits der Kunden validieren

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kunden über Kreditlimits verfügen, die ihrem Geschäftskreditprofil und ihrer Unternehmensgröße entsprechen, und kennzeichnen Sie solche mit überhöhten Kreditlimits. Diese Kunden sind möglicherweise nicht in der Lage, ausstehende Kredite zurückzuzahlen.

20. Sanktionierte Kunden identifizieren

Prüfen Sie Ihre Kundenkonten mithilfe einer Datenbankanwendung, die sanktionierte Kunden aus öffentlichen Verzeichnissen kennzeichnet, einschließlich der SDN-Liste des OFAC, der SAM-Liste, der LEIE-Liste des HHS und anderen. Auf diese Weise können Sie Kunden ermitteln, die möglicherweise einer weiteren Überprüfung bedürfen oder ganz vermieden werden sollten.

Nächste Schritte: Betrugsprävention mit Datenanalyse

Es gibt viele Möglichkeiten, Betrugsversuche und Buchhaltungsfehler in Ihrem Unternehmen aufzudecken, aber wenn Sie Transaktionen nur manuell überprüfen, entgeht Ihnen wahrscheinlich eine Menge. Fehler, unberechtigte Abrechnungen und Anzeichen von Betrug können Ihrem Kreditorenbuchhaltungsteam entgehen, was im Laufe eines Jahres zu Verlusten in Millionenhöhe führen kann.

Um Betrug genau zu erkennen und schnell zu beheben, bevor er größere Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, ist es wichtig, erstklassige Analyseverfahren zu implementieren, die 100 % Ihrer Finanzdaten analysieren können (nicht nur Stichproben), um Warnsignale automatisch zu erkennen.

Ihr Toolset sollte mit internen und externen Datenquellen integriert sein, einschließlich Ihres ERP- und Gehaltsabrechnungssystems sowie mit staatlichen Datenquellen wie Volkszählungsdaten und anderen öffentlichen Aufzeichnungen, die zur Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten verwendet werden können. Ein Continuous-Delivery-System, das bei potenziellen Verstößen sofort Warnmeldungen ausgibt, kann auch benutzerdefinierte Regeln und Auslöser verwenden, die für Ihre Branche entwickelt wurden. Durch die Verwendung automatischer Lernalgorithmen erhalten Ihre Buchhaltungs-, Compliance- und IT-Teams wichtige Informationen, die ihnen helfen, die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

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