Arbeiten im Homeoffice aus technischer Sicht

Der Begriff Homeoffice, auch bekannt als Heimarbeit, beschreibt das Arbeiten in häuslicher Umgebung. Hierunter fallen nicht nur Tätigkeiten an einem Computer sondern jeglicher Art, z.B. auch das Zusammenbauen von Kugelschreibern oder das Verpacken von Kleinteilen. Dieser Artikel konzentriert sich allerdings auf das Arbeiten mit einem Computer außerhalb des betrieblichen Arbeitsplatzes – insbesondere aus technischer Sicht. Selbstverständlich spielen aber auch Themen wie Arbeitssicherheit, Versicherungen und Datenschutz eine wichtige Rolle.

Verwendet man den Begriff Telearbeit, ist nebem dem Homeoffice auch die Möglichkeit gemeint, von einem beliebigen, mobilen Arbeitsplatz zu arbeiten. Dank der Internettechnologie ist es technisch egal, ob man von zu Hause oder in einem Kaffee in New York arbeitet. Die einzige Voraussetzung: Es ist keine ständige Präsenz an einem festdefinierten Arbeitsplatz notwendig.

Technischer Zugang zum Firmennetzwerk

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von Verbindungsmöglichkeiten mit dem Firmennetzwerk. Zum einen lässt sich der Zugang mithilfe eines sogenannten VPN (virtuelles privates Netzwerk) realisieren. Hierbei wird über das Internet eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem PC, Smartphone oder Notebook zum Firmennetzwerk aufgebaut. Hier laufen die Daten wie durch einen Tunnel innerhalb des ungesicherten Internets und man erhält – je nach Berechtigungen – die gleichen Möglichkeiten auf das Firmennetzwerk zuzugreifen. Theoretisch ist sogar der Zugriff auf den Drucker möglich – ganz wie im Büro selbst. Dabei spielt es dann auch keine Rolle mehr, ob man einen privaten Internetzugang oder ein öffentliches und / oder ungesichertes WLAN verwendet. Denn die Sicherheit ist durch die Verwendung des VPN-Zugangs gewährleistet.

Ist man mit dem Firmennetzwerk verbunden, ist die Nutzung von sogenannten Remote-Desktop-Lösungen (Fernzugriff auf eine Benutzeroberfläche) möglich, welche integrale Bestandteile bei gängigen Betriebssystemen wie Microsoft Windows, Linux oder Apple macOS sind. Wenn der Zugriff über ein VPN erfolgt und die Remote Desktop Lösung auf einem PC im Firmennetzwerk aktiviert ist, kann man eine Verbindung zum Desktop herstellen und sieht das Gleiche, was man auch im Büro sehen würde. Selbstverständlich ist das Arbeiten mit Tastatur und Maus ebenfalls möglich, genauso wie der Dateiaustausch zwischen Firmennetzwerk und lokalem PC.

Hat man keinen VPN-Zugang zur Verfügung, gibt es auch Remote-Desktop-Lösungen von Drittanbietern, die sich ebenfalls auf einem PC im Firmennetzwerk installiert lassen. Auf Wunsch baut diese Software eine Verbindung zu einem Server des Drittanbieters auf und wartet auf eine Anforderung von einem entfernten PC oder Notebook. Auf diesem muss ebenfalls die Software installiert sein und sich mit dem Server des Drittanbieters verbinden. Nach erfolgter Authentifizierung lässt sich dann auch die Benutzeroberfläche des Firmenrechners betrachten und steuern. Die Sicherheit der Verbindung muss in diesem Fall durch den Drittanbieter gewährleistet sein, was natürlich besondere Anforderungen an das Thema Datenschutz und Datensicherheit stellt.

Digitalisierung von Dokumenten

Neben der Arbeit am PC ist oft auch der Zugriff auf gedruckte Akten oder sonstige Dokumente notwendig. Um mit diesen aus der Ferne zu arbeiten, kann man sie digitalisieren. Die Dokumente werden hierbei mit einem Scanner erfasst und ggf. noch mit Schlagworten zum einfachen Auffinden versehen. Dank moderner OCR- (optical character recognition, d.h. Texterkennungs) Software können gescannte Dokumente im gesamten Text durchsucht und sogar bearbeitet werden. Hat man mit o.g. Methoden Zugriff auf das Firmennetzwerk ist in der Regel auch der Zugriff auf digitalisierte Dokumente möglich. In jedem Fall haben hierbei aber die Themen Verschlüsselung und Virenschutz höchste Priorität. Von Vorteil ist es daher auch, wenn der Arbeitgeber für die Arbeit im Homeoffice eine entsprechend geschützte Infrastruktur zur Verfügung stellt.

Ein gutes Beispiel für das Arbeiten aus der Ferne ist die Nutzung von Diligents Boards. Gemeint ist damit ein Board-Portal für Führungsgremien, Vorstände und Aufsichtsräte, mithilfe dessen sie über den ganzen Globus hinweg effektiv zusammenarbeiten können. Tagesordnungen, Kommentare, Dokumente, Besprechungen von Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen sowie Protokolle können schnell und sicher verwaltet werden – unabhängig von Zeit und Ort, über Mobiltelefone, Tablets, Computer oder sogar offline.