Assistenz 4.0 – Wie Sie mit der Digitalisierung Schritt halten

Assistenz 4.0 ist ein viel diskutiertes Thema, denn bekanntlich tut sich seit einiger Zeit eine ganze Menge in den Vorzimmern diverser Unternehmen. Die Digitalisierung hält nicht nur Manager, sondern auch Assistenzen auf Trab. Doch wie hält man mit all den Trends und Technologien mit?

Assistenz 4.0 – Wie Sie mit der Digitalisierung Schritt halten

Wieder dieses 4.0. Gefühlt kommt man daran seit einiger Zeit nicht mehr dran vorbei. Arbeit 4.0, Industrie 4.0, Assistenz 4.0. Aber was genau steckt dahinter? Was bedeutet es, eine Assistenz 4.0 zu sein? In diesem Artikel stelle ich Ihnen ein paar wichtige Elemente vor, um für die Zukunft gewappnet zu sein und das bedeutet nicht immer ein IT Experte zu sein, denn 4.0 heißt viel mehr für das Berufsbild der Assistenz.

Nichts ist so beständig wie der Wandel

Ja, vom Wandel können sicherlich viele Assistentinnen und Assistenten einige Liedchen singen. Erst wurden die Schreibmaschinen durch Computer ersetzt, dann die analogen Chefs gegen die digitalen. Und zu allem Überfluss kommt jetzt noch eine ganz neue „Konkurrenz“ in die Büros: Die künstliche Intelligenz mit digitalen Assistenten wie Alexa, Siri, Google Duplex oder Cortana. Und keiner fragt, wie man da als Assistenz mithalten soll. Sicherlich nicht immer einfach, sich erneut auf neue Gegebenheiten einzustellen. Aber das gehört in die Philosophie rund um 4.0 leider dazu und auch die Berufsgruppe der Management Assistenzen kommt nicht drum herum.

Dass ein Wandel nicht für alle positiv gesehen wird, wissen wir, dennoch ist es an der Zeit, mit großer Neugier an die Anforderungen des Büros der Zukunft heranzutreten. Und dazu gehört neben einer Portion Mut auch ordentlich Fleiß, denn „fit for future“ gelingt nur, wenn man den Willen hat, den neuen Anforderungen auf den Grund zu gehen, sie zu erforschen und sich diejenigen Aspekte herauszusuchen, die für den Arbeitsplatz von Bedeutung sind.

Weiterbildungen und Trainings

So oft es geht, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, sich weiterzubilden. Dies gilt für interne Schulungsmöglichkeiten wie auch für externe Trainings. Machen Sie sich ein Bild vom Angebot und fordern Sie aktiv ein, dass Sie z.B. eine Office 365 Schulung benötigen. Haben Sie dabei immer auf dem Schirm, welches Training der Zusammenarbeit für Ihren Chef und Sie dient. OneNote ist so ein klassisches Beispiel, da es die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Manager und Assistenz auf eine neue Ebene gehoben hat und bereits in vielen Büros im Einsatz ist. Argumentieren Sie dabei immer mit Effizienz und Produktivität, denn jeder Chef hört gerne, wie das gemeinsame Arbeiten noch besser optimiert werden kann und da ist OneNote sicherlich ein guter Begleiter. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Trainings für zukunftsorientierte Themen wie New Work, agile Arbeitsmethoden und vieles mehr.

Technologien erkennen und einsetzen

Eine Fülle von Apps und Tools überschwemmen den Markt seit einigen Jahren. Wie soll man sich da nur fit halten und den Überblick bewahren? Auch hier ist es wichtig, dass Sie systematisch vorgehen und Gespräche mit Ihrer IT Abteilung und seit DSGVO auch insbesondere mit der Compliance Abteilung Rücksprache halten. Wild irgendwelche Apps installieren macht nur wenig Sinn, denn Sie wollen ja die Tools entdecken, die a. zugelassen und erlaubt sind in Ihrem Unternehmen und auch dem Chef dienen. Sichern Sie sich also auf allen Seiten ab bevor Sie loslegen.

Netzwerkfaktor

Ein Netzwerk ist seit eh und je Gold wert, denn gerade für Assistenzen ist es wichtig, die richtigen Leute und Kontakte zu kennen und gewinnbringend zu nutzen. Damit meine ich nicht nur gute Verbindungen innerhalb der Organisation, sondern vielmehr außerhalb. Einen guten Draht zu den Dienstleistern, Hotels und Cateringunternehmen ist immer nützlich und hat sicherlich das ein oder andere Mal auch Kopf und Kragen gerettet.

Wie stark aber sind Sie mit anderen Assistenzen vernetzt? Gibt es bei Ihnen ein internes Assistenznetzwerk, von dem Sie profitieren können und bei dem Sie sich aktiv engagieren können? Viele Großunternehmen wie Microsoft, Roche, Merck, Axel Springer, Siemens und die Deutsche Bahn haben solche Netzwerke und profitieren seit Jahren vom gemeinsamen Wissenstransfer. Und auch hier steht das Thema Assistenz 4.0 groß auf der Agenda und man befruchtet sich gegenseitig. Solch ein Netzwerk zu schaffen kann schon bei einer Größe von 5 Assistenzen gestartet werden. Erste Schritte sind hierbei wichtig, insbesondere klare Ziele und Visionen. Vielleicht diskutieren Sie einmal intern, ob dies eine Motivation sein könnte, die Office Kräfte näher zusammen zu bringen. Impulse dieser Art bekommt man meistens, wenn man einmal raus geht, sich extern vernetzt und neue Perspektiven bekommt.

Die Kraft von Social Media

Haben Sie ein Xing oder LinkedIn Profil? Ist dieses Profil gepflegt? Unterschätzen Sie den Einfluss der sozialen Medien nicht, denn ein Online Profil ist wie eine Visitenkarte. Einmal angelegt, sollte es sauber gepflegt sein. Denn hier entstehen wunderbare Möglichkeiten, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen und dies ist in der Arbeitswelt 4.0 von großer Bedeutung. Denn vor allem im Netz spielen sich in diversen Foren für Assistenzen spannende Diskussionen ab, von denen Sie alle profitieren können. Der eine sucht nach einer Agenturempfehlung, die nächste braucht Impulse für das Jahresgespräch mit dem Chef. Saugen Sie diese Informationen ein und seien Sie zugleich Ratgeber für die Kolleginnen und Kollegen, denn genau das macht ein Online-Netzwerk aus.

Lesen, lesen, lesen

Haben Sie bereits eine Fachzeitschrift abonniert? Lesen Sie Fachartikel online? Wenn dies nicht der Fall ist, dann schleunigst damit starten, denn auch wenn der ein oder andere Newsletter mal nerven kann, ist dort immer ordentlich Futter zu finden, wie man sich weiterbilden kann. Gerade auf der technologischen Seite ist dies von großer Bedeutung, denn ein Grundverständnis über Apps und Tools sollte jede Assistenz 4.0 besitzen. Auch hier helfen einschlägige Foren und Gruppen in den sozialen Medien, wo sich Assistenzen und Office Manager zu Themen wie digitale Management Tools, effiziente Gremienarbeit, papierloses Büro oder digitales Sitzungsmanagement austauschen.

Entwickeln Sie aber auch ein Gefühl dafür, was Ihr Vorgesetzter liest. Schauen Sie genau in die Newsletter herein, die in seiner Inbox landen oder die Zeitungen, die aufgeschlagen auf seinem Schreibtisch liegen. Das hilft dabei, ein noch engeres Sparrings-Team zu werden. Die Assistentin von Jeff Bezos hat einmal in einem Interview erzählt, dass sie den Anspruch hat, jede Zeitung zu lesen, die auch ihr Chef liest und das war eine ganze Menge. Sicherlich ein großer Zeitfaktor, aber definitiv die richtige Vorgehensweise.

Fazit

Assistenz 4.0 heißt nicht nur fit im digitalen Arbeiten zu sein, denn nicht jeder findet in seinem Unternehmen bereits eine moderne Infrastruktur und innovative Tools und Software vor. Daher steckt für mich in der 4.0 noch eine ganze Menge mehr an Potenzialen, sich fit für die Zukunft zu machen und auf diversen Ebenen zu schauen, wie man noch mehr aus seiner Rolle herausholen kann und somit von der Assistenz in die Rolle des strategischen Partners wachsen kann.

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