Aufgaben des Prüfungsausschusses und warum sie wichtig sind

Bei größeren Gremien gibt es mehrere Ausschüsse, die sich jeweils speziellen Themen widmen. Dazu zählen beispielsweise ein Nominierungsausschuss, ein Digitalausschuss oder aber auch ein Personalausschuss. Die Einrichtung eines Ausschusses für einzelne Themen obliegt den Unternehmen. Im Zuge einer guten Corporate Governance sollte jedoch bei einem Unternehmen, das im DAX oder MDAX gelistet ist, immer ein Prüfungsausschuss bestehen.

Anders als bei anderen Ausschüssen findet beim Prüfungsausschuss jedes Jahr mindestens eine, wenn nicht sogar mehrere Sitzungen statt. Dies ist beim Nominierungsausschuss beispielsweise anders: Sofern das Thema der Neubesetzung des Vorstandes in einem Geschäftsjahr nicht auf der Agenda steht, kann auch hier der Sitzungsturnus seltener sein. Dem Prüfungsausschuss kommt eine besondere Aufgabe zu, da dieser unter anderem die Rechnungslegung des Unternehmens überwachen muss.

Aufgaben des Prüfungsausschusses

Eine der Schwerpunkte der Tätigkeit des Prüfungsausschusses ist die Überwachung der Rechnungslegung des Unternehmens. Wie die zunehmenden Bilanzskandale in den letzten Jahren gezeigt haben, ist diese Aufgabe nicht zu unterschätzen. Denn bei negativen Meldungen in der Presse kann sich dies nicht nur negativ auf das Image des Unternehmens auswirken. Auch die Aufsichtsräte und insbesondere die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden in einem solchen Fall kritisiert. Bei der Überprüfung des Jahresabschlusses müssen die Mitglieder des Prüfungsausschusses regelmäßig den Jahresabschluss, den Lagebericht, den Konzernabschluss, den Konzernlagebericht sowie auch jegliche Zwischenberichte prüfen.

Eine weitere Aufgabe des Prüfungsausschusses liegt in der Überwachung des Internen Kontrollsystems des Unternehmens. Um dieser Aufgabe nachzukommen, sollte der Prüfungsausschuss sich das Interne Kontrollsystem des Unternehmens vorstellen lassen. Dabei sollten die unternehmensspezifischen Besonderheiten berücksichtigt werden. Sofern das derzeitige Kontrollsystem Schwächen aufweist, sollte der Prüfungsausschuss darüber informiert werden. Bei bestehenden Schwächen sollte der Prüfungsausschuss die Behebung der Mängel verlangen und sich regelmäßig über die Verbesserungen berichten lassen.

Neben der Überwachung des Internen Kontrollsystems, müssen die Mitglieder des Prüfungsausschusses auch über das Risikomanagementsystems des Unternehmens regelmäßig informiert werden. Hier gilt die gleiche Vorgehensweise wie beim Internen Kontrollsystem. Der Prüfungsausschuss sollte zusätzlich jedoch im Blick haben, dass sich die Risiken des Unternehmens aufgrund von Umwelteinflüssen möglicherweise ändern. Aktuell zeigen sich beispielsweise bei einigen Unternehmen bestehende Risiken aufgrund der voranschreitenden Coronavirus-Epidemie, die aufgrund der Globalisierung weltweit Auswirkungen auf Unternehmen haben kann. Neben Risiken durch den Klimawandel sind Unternehmen derzeit vor allem durch die Zunahme von Cyberrisiken mit neuen Herausforderungen konfrontiert.

Zwei weitere Aufgabenfelder des Prüfungsauschusses sind die Überwachung des Compliance-Systems sowie der Internen Revision. Der Prüfungsauschuss sollte sich hier wie auch beim Internen Kontrollsystem regelmäßig über das Compliance-Management-System sowie das Interne Revisionssystem informieren lassen. Zudem sollte der Vorstand dem Prüfungsauschuss über die Fortentwicklung der beiden Systeme regelmäßig Bericht erstatten. Auch über eventuelle Verstöße gegen das Compliance-Management-System muss der Vorstand den Aufsichtsrat unterrichten. Hierbei sollte der Prüfungsauschuss ein besonderes Augenmerk auf die Aufklärung des Sachverhaltes sowie die Maßnahmen zur Vorbeugung von weiteren Verstößen legen.

Welche Kenntnisse die Mitglieder des Prüfungsausschusses haben sollten

Um den Aufgaben des Prüfungsausschusses angemessen nachkommen zu können, müssen die Mitglieder dieses Ausschusses über eine entsprechende Qualifikation verfügen. Abgesehen vom Finanz- und Versicherungssektor werden aus rechtlicher Sicht keine konkreten Vorgaben zur erforderlichen Sachkunde der Mitglieder des Aufsichtsrates verlangt. Dennoch ist dies auch in anderen Branchen im Interesse der Gesellschaft, dass die Aufsichtsräte über entsprechende Kompetenzen verfügen.

Bei der Besetzung des Prüfungsausschusses sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Mitglieder über Kenntnisse der Rechnungslegungsvorschriften verfügen. Zudem wird die Sachkunde in den Bereichen des Internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, der Compliance sowie der Internen Revision verlangt. Aufgrund dieser Voraussetzungen finden sich in vielen Prüfungssauschüssen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Bilanzierungsexperten.

Da dem Vorsitzenden des Ausschusses eine besondere Bedeutung zukommt, wird hier in der Praxis des Öfteren ein Wirtschaftsprüfer mit dem Amt betraut. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass er aus seiner beruflichen Tätigkeit mit der Abschlussprüfung vertraut ist. Somit kann er die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer des Unternehmens optimal gestalten.

Insbesondere bei kritischen Themen kommt dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses eine wichtige Aufgabe zu. Dies gilt beispielsweise für den Fall, dass es Unstimmigkeiten bei der Abschlussprüfung aufgrund größerer strittiger Punkte gibt. Auch bei einer Fehlermeldung der Deutschen Prüfstelle für Rechnungslegung, die auch als Bilanzpolizei bezeichnet wird, kann dies hilfreich sein. Wenn die Deutsche Prüfstelle für Rechnungslegung einen Fehler bei der Erstellung des Jahresabschlusses feststellt, wird dieser im Bundesanzeiger veröffentlicht.

Auch wenn die Fehlermeldung vergangener Jahresabschlüsse nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, sollte hier der Prüfungsausschuss besonders darauf achten, dass dies künftig vermieden wird. Zudem sollte die Thematik im Aufsichtsrat und nicht nur im Prüfungsausschuss disktutiert werden.

Bedeutung der Aufgaben des Prüfungsausschusses

Den beschriebenen Aufgaben des Prüfungsausschusses kommt deswegen eine besondere Bedeutung zu, da bei Regelverstößen negative Pressemeldungen das Image des Unternehmens schädigen können. Die Auswirkungen haben einige Fälle, die diskutiert wurden, gezeigt. Die Aufarbeitung größerer Compliance-Verstöße oder eines Bilanzskandals zieht nicht nur hohe Kosten für das Unternehmen nach sich.

Auch müssen einige Kontrollsysteme überarbeitet werden, um derartige Vorfälle in der Zukunft zu vermeiden. Sowohl die Aufarbeitung aktueller Fälle als auch die Vermeidung zukünftiger Verstöße bedeutet auch für den Aufsichtsrat einen erheblichen zeitlichen Mehraufwand. Ganz abgesehen davon, dass auch dem Gremium mangelnde Sorgfalt bei der Überwachungsfunktion vorgeworfen wird.