Automatisierung interner Kontrollen: Was beinhaltet das und was sind die Vorteile?

Interne Kontrollen sind in den heutigen komplexen, stark regulierten Unternehmen eine Notwendigkeit. In der Finanzabteilung schützen interne Kontrollen Ihr Unternehmen vor schlechten Praktiken, Verstößen gegen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und finanziellen Verlusten.

Doch Kontrollen sind nicht unfehlbar und sie stehen unter wachsender Beobachtung. Die Anforderungen an Qualität, Geschwindigkeit und Genauigkeit der Daten, die sie liefern, steigen. Dieser Druck führt zu einer Transformation im internen Kontrollmanagement, insbesondere zu dem Trend einer Automatisierung interner Kontrollen.

Was bedeutet die Automatisierung interner Kontrollen?

Einfach ausgedrückt beruhen manuelle Kontrollen auf menschlichem Eingreifen, während es sich bei automatisierten internen Kontrollen um Kontrollvorgänge handelt, die automatisch über ein Informationssystem oder eine Software durchgeführt werden.

Effektive interne Kontrollen sind ein wesentlicher Bestandteil der Finanzverwaltung. ACCA, die globale Organisation für professionelle Buchhalter, beschreibt sie als „eine der wichtigsten Voraussetzungen für Organisationen, um in einer Welt der vielen Interessengruppen voller Volatilität, Unsicherheit, Disruption und Komplexität mit Selbstvertrauen und Integrität zu wachsen“.

Aber, sich auf manuelle Kontrollen zu verlassen, hat seine Grenzen. Jede Entscheidung, die auf menschlichem Eingreifen beruht, bringt ein gewisses Maß an Subjektivität und Irrtum mit sich. Im Zusammenhang mit der Einhaltung von Finanzvorschriften kann das Risiko von Betrug oder Absprachen zusätzlich zum Potenzial von menschlichem Versagen dazu führen, dass manuelle Kontrollen suboptimal sind.

Die Automatisierung interner Kontrollen kann die Antwort auf diese Herausforderungen sein.

Häufige Gründe für die Automatisierung interner Kontrollen

Warum automatisieren Unternehmen interne Kontrollen?

Hilft bei der Identifizierung von Betrugsrisiken

Durch die Automatisierung interner Kontrollen erhalten Sie Transparenz über Ihren gesamten Betrieb und können große Datensätze sofort analysieren, um schnell die Bereiche in Ihrem Betrieb zu identifizieren, in denen das Betrugsrisiko außergewöhnlich hoch ist. Auf diese Weise können Sie Ihre Kontrollprozesse und Risikomanagementtaktiken auf Bereiche mit hoher Priorität konzentrieren.

Erkennt finanzielle Risiken zwischen den Systemen und Anwendungen und nicht nur innerhalb dieser

Das Finanzrisikomanagement konzentriert sich häufig auf einzelne Systeme oder Anwendungen, aber die größten Betrugs- und Sicherheitsrisiken können beim Datenaustausch zwischen den Systemen entstehen. Automatisierte interne Kontrollen können auf diese manchmal übersehene Schnittstelle fokussieren.

Verbessert die Datenanalyse

Automatisierte interne Kontrollen ermöglichen umfassende, aggregierte Datenansichten. Daten aus Ihren kritischen Geschäftsanwendungen werden in einer einzigen Informationsquelle für das gesamte Unternehmen zusammengefasst, sodass Sie Ihr internes Kontrollmanagement auf eine umfassende und zuverlässige Datenbasis stützen können.

Vorteile automatisierter interner Kontrollen

Einer Deloitte-Umfrage zufolge, kann die Automatisierung interner Kontrollen erhebliche und greifbare Vorteile haben. Befragte, die zwischen 50% und 75% ihrer Finanzkontrollen automatisiert hatten, berichteten in den letzten zwei Haushaltsjahren von keinen erheblichen Mängeln oder wesentlichen Schwachstellen. Die Umfrage weist darauf hin, dass dies ausgesprochen für die Steigerung der Automatisierung spricht.

Weitere Vorteile der Automatisierung interner Kontrollen sind:

• Die Überwachung in Echtzeit – einfach in benutzerfreundliche Dashboards übertragen – ermöglicht sofortige Berichte und umsetzbare Erkenntnisse.
• Aufgabenabläufe stellen sicher, dass keine Aktionen verpasst werden – mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen.
• Sicherheitsrisiken innerhalb und zwischen Anwendungen werden minimiert.
• Die Sichtbarkeit wird verbessert. Wenn Sie interne Kontrollen automatisieren, können Sie Engpässe oder Teile des Prozesses, die nicht funktionieren, leicht erkennen und Änderungen implementieren.
• Die Priorisierung und das Ergreifen von Maßnahmen gegen die Hauptrisiken sind wesentlich einfacher.
• Bessere Nachweise der Kontrollen. Kontrolldaten werden automatisch erfasst und gespeichert, was es ggf. einfacher macht, nachzuweisen, dass der richtige Prozess eingehalten wurde. Managementprüfungen und Folgemaßnahmen sind leicht nachvollziehbar.
• Interne Kontrollprozesse werden unabhängig von Personaländerungen oder Änderungen der Rollen und Verantwortlichkeiten weiterhin unterbrechungsfrei durchgeführt.
• Die Audits laufen reibungsloser ab, was die Effizienz und Kosteneffektivität verbessert, da alle Daten und unterstützende Unterlagen zur Verfügung stehen.
• Information und Kommunikation – eine der fünf Kernkomponenten interner Kontrollen (Link zu Komponenten des Blogs über interne Kontrollen) – wurden verbessert.
• Gute Unternehmensführung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften lassen sich leichter erreichen – mit weniger manuellem Aufwand, Doppelarbeit und Kosten.
• Die Teams für Finanzen, internes Audit und Kontrolle sparen Zeit, Geld und Ressourcen, indem sie alle internen Kontrollen auf einer einzigen Plattform verwalten.

Beispiele für automatisierte interne Kontrollen

Im Folgenden finden Sie Beispiele für automatisierte interne Kontrollen:

• Automatisierte Online-Formulare, die Daten auf standardisierte Weise sammeln, zum Beispiel mit vorgeschriebenen Auswahllisten anstelle von Freitextfeldern.
• Automatisierte Arbeitsabläufe, die Aufgaben automatisch der nächsten verantwortlichen Person zuweisen. Zum Beispiel kann eine angeforderte Ausgabe, die einen autorisierten Betrag übersteigt, einen Hinweis auf die Notwendigkeit einer Genehmigung durch eine höhere Ebene erhalten, wodurch das Risiko von Betrug oder einer schlechten Finanzpraxis verringert wird.
• Eine zentrale Plattform, die Kontrolldaten aus verschiedenen Anwendungen wie Concur, SAP und Salesforce erfasst, um ein ganzheitliches Risikobild zu erhalten.
• Speichern von Kontrolldaten in einer Risiko- und Kontrollbibliothek, die Daten aus anderen Quellen oder mithilfe integrierter Rahmenwerke importiert.

Optimieren Sie Ihr Kontroll-Rahmenwerk, indem Sie interne Kontrollen automatisieren

Die Automatisierung interner Kontrollen ist ein hervorragender Anfang, wenn Sie Ihre interne Audit-Funktion zukunftssicher machen möchten. Dadurch wird Ihre Produktivität ohne zusätzliche Mitarbeiter oder Kosten gesteigert.

Bringen Sie Ihre internen Kontrollen auf die nächste Stufe mit:

• Risiko- und Kontrolldaten in einer einzigen, zentralen Bibliothek
• einer laserscharfen Finanzrisikomanagementstrategie
• minutenaktueller, exakter Datenlage
• benutzerfreundlicher Berichterstattung