Bessere Protokolle schreiben – wie Sie sich schon vor dem Meeting darauf vorbereiten können

Es erfordert das Zusammenkommen mehrerer Personen um sich auf die Protokollführung für eine bevorstehende Sitzung vorzubereiten. Die Hauptakteure sind normalerweise die Vorstandsassistenten, die Aufsichtsratsvorsitzenden, die Vorstandsvorsitzenden und die Geschäftsführer.

Die richtige Vorbereitung auf Besprechungsprotokolle ist zeitaufwendig, aber notwendig und der Mühe wert. Es ist wichtig für die Führungsgremien genaue und vollständige Protokolle zu führen. Das Besprechungsprotokoll ist eine offizielle und legale Aufzeichnung der Absichten des Vorstands. Gremiensitzungen können so wichtige Informationen wie Aktionärsinformationen, Gründungsdokumente und Informationen über die Handlungen und Entscheidungen des Vorstands und Aufsichtsrats enthalten.

Die Genauigkeit des Besprechungsprotokolls wird besonders wichtig, wenn das Unternehmen bestimmte Maßnahmen ergreifen muss, wie für den Erwerb von Lizenzen oder Krediten, den Verkauf des Geschäfts oder auch bei einer Unternehmensklage.

Die Vorbereitung des Meetingraums

Auf den ersten Blick hat die Vorbereitung des Meetingraums wenig oder gar nichts mit dem Besprechungsprotokoll zu tun. Aber in Wirklichkeit ist es für Vorstandsassistenten schwierig sich darauf zu konzentrieren, ein Protokoll zu schreiben, wenn der Meetingraum nicht über die notwendigen Materialien und Ausstattung verfügt.

Indem Sie sicherstellen, dass der Raum gut vorbereitet ist, sparen Sie sich während der Sitzung die Zeit, nach Dingen zu suchen, die während des Meetings benötigt werden. Durch gute Vorbereitung haben Vorstandsassistenten die Möglichkeit, sich voll und ganz darauf zu konzentrieren, das Protokoll ohne Ablenkung zu schreiben. Die Vorstandsassistenten sollte den Tagungsort etwa einen Monat vor dem Tag der Sitzung reservieren und die Verfügbarkeit des Raums fünf bis sieben Tage vor der Sitzung erneut bestätigen.

Organisieren Sie die notwendigen Video- und Telekonferenzgeräte für die Sitzung und lassen Sie sie im Voraus anschließen. Denken Sie auch an den Rest der Materialien, die in jedem Meetingraum sein sollten:

• Beamer
• Bildschirm
• Flip-Charts, Marker
• Whiteboard, trocken abwischbare Marker
• Stifte, Papier
• Klebestreifen
• Hefter, Heftklammern und Heftklammerentferner
• Ihr Laptop, voll geladen, mit Ladegerät
• Mindestens ein externes Speichermedium

Planung der Tagesordnung

Einige Wochen vor der Sitzung sollte sich die Vorstandsassistenz des Unternehmens Zeit nehmen, um sich mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden, dem Vorstandsvorsitzenden und dem Geschäftsführer zu treffen, um die Tagesordnung zu besprechen.

Bei der Überprüfung der Tagesordnung sollten die Vorstandsassistenten Berichte darüber haben, zu welchen Punkten der Vorstand oder Aufsichtsrat aufgefordert wird, Entscheidungen zu treffen. Dies hilft dabei, eine Frist für sie zu setzen und dafür zu sorgen, dass diese eingehalten werden.

Das Führungsgremium und die Vorstandsassistenz müssen den zeitlichen Ablauf sorgfältig planen, damit die Sitzung die Zeit nicht überschreitet. Es ist leichter sich an den Ablauf zu halten, wenn Sie sich im Voraus notieren, zu welchem Ergebnis Sie bei einem bestimmten Punkt kommen wollen – muss zum Beispiel eine Entscheidung getroffen werden, oder sollte etwas genehmigt werden oder muss etwas überprüft werden usw. Vermerken Sie sich auch, wie viel Zeit das Führungsgremium zu diesem Punkt erhalten soll, um zu verhindern, dass Diskussionen zu lange andauern.

Verteilen Sie Sitzungsmappen vor dem Meeting, um das Protokoll schreiben zu optimieren

Ein bis drei Wochen vor der Sitzung senden die Vorstandsassistenten die Sitzungsmappe an alle, die an dem Treffen teilnehmen werden. Dies gibt dem Führungsgremium genügend Zeit, das Besprechungsprotokoll, die Tagesordnung, Berichte und andere Sitzungsunterlagen zu überprüfen und Fragen vorzubereiten. Vorstandsassistenten sollten Vorständen, Aufsichtsräten und Geschäftsführern erlauben, Korrekturen am Protokoll anzufordern. Sie sollten sich auch darauf vorbereiten, einen finalen Bericht des vorherigen Besprechungsprotokolls vorzulegen, damit das Gremium sie ohne weitere Verzögerungen genehmigen kann.

Die Sitzungsmappe sollte den ersten Entwurf der Tagesordnung sowie eine Bitte um Korrekturen, Ergänzungen und Änderungen enthalten. Es sollte auch den Finanzbericht, die Berichte der Ausschüsse und alle anderen Unterlagen oder sachdienlichen Informationen enthalten, die das Führungsgremium vor Beginn der Sitzung benötigen.

Vorbereiten der Protokollvorlagen

Mit einer Protokoll Software wie Diligent‘s Minutes, können Sie im Handumdrehen eine Vorlage für Ihre Besprechungsprotokolle vorbereiten. Viele der Felder können automatisch ausgefüllt werden und die verschiedenen Abschnitte sind bei Bedarf leicht zu verschieben. Diligent Minutes erleichtert es den Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, wichtige Berichte und Dokumente zu senden, wodurch auch das Protokoll schreiben vereinfacht wird. Vorstandsassistenten werden auch feststellen, dass es viel einfacher sein wird, Teilnahmebestätigungen und andere wichtige Antworten von Führungsgremien zu erhalten. Verwenden Sie die Protokollvorlage, um die Art der Sitzung anzugeben – planmäßig, speziell, Notfall, usw. Sie können außerdem angeben, ob es sich um eine Vorstandssitzung oder eine Ausschusssitzung handelt.

Wenn Sie keine Absagen erhalten, listen Sie alle erwarteten Teilnehmer auf. Beginnen Sie mit den Aufsichtsrats- und Vorstandsmitgliedern und notieren Sie sich den Vorsitzenden. Dann listen Sie den Rest der Teilnehmer auf und notieren sich deren Position. Am Ende der Liste sollten Sie ebenso die fehlenden Teilnehmer notieren.

All diese Schritte sollten sicherstellen, dass alle Teilnehmer gut auf die Sitzung vorbereitet sind und Sie sich voll und ganz auf das Protokoll schreiben konzentrieren können.