Board Kommunikation: Wie kommuniziert Ihr Unternehmen mit dem Aufsichtsrat?

Die Board Kommunikation ist auch für den Aufsichtsrat einer der wichtigsten Themen, um seiner Aufgabe als Kontrollorgan nachkommen zu können. Es stellt sich jedoch die Frage, mit wem dieser Austausch stattfinden sollte. Nicht alle Unternehmen haben Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat, so dass in den Aufsichtsratssitzungen oft nur unternehmensexterne Aufsichtsräte anwesend sind. Bei einigen Themen sind Gespräche mit den Mitarbeitern für den Aufsichtsrat bei Entscheidungen, die das Gremium treffen muss, von großer Bedeutung.

Der folgende Beitrag zeigt, dass der Aufsichtsrat sich nicht nur allein auf die Aussagen des Vorstands bzw. die Präsentationen von Mitarbeitern während der Aufsichtsratssitzung verlassen sollte. Gespräche mit den Mitarbeitern sind ein Schritt für den Aufsichtsrat, auch einzelne Mitarbeiter des Unternehmens kennen zu lernen. Darüber hinaus sollte das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle spielen um zu vermeiden, dass sensible Daten nach außen gelangen.

Board Kommunikation mit dem Vorstand und den Mitarbeitern des Unternehmens

Die meisten Informationen über die Lage des Unternehmens erhalten die Aufsichtsräte vom Vorstand in den Aufsichtsratssitzungen. Der Aufsichtsratsvorsitzende hat eine Sonderrolle, da er aufgrund seiner Position auch zwischen den Sitzungen sehr viel mit dem Vorstand kommuniziert und teilweise auch einiges abstimmt.

Zur Vorbereitung der Sitzungen erhalten die Aufsichtsräte die Unterlagen mit entsprechendem zeitlichem Vorlauf zur Verfügung gestellt. In der Sitzung können die Mitglieder des Aufsichtsrates zu den einzelnen Tagesordnungspunkten der Agenda Fragen stellen. Möglicherweise können in der Sitzung einzelne Fragen nicht ausreichend beantwortet werden, da entsprechende Daten nicht vorliegen. Hier kann entweder eine entsprechende Software wie beispielsweise Diligent Boards Abhilfe schaffen. Denn diese bietet die Möglichkeit, dass benötigte Informationen in kürzester Zeit auch während der Sitzung abgerufen werden können.

Wenn auch dies nicht die gewünschten Informationen liefert, sollten die Aufsichtsräte für die nächste Sitzung die Teilnahme der betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens einfordern. Die Anwesenheit des Mitarbeiters bietet dem Aufsichtsrat auch die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen. Dieses Kennenlernen und die Diskussion können auf beiden Seiten zu mehr Verständnis führen. Auch kann dies für die Mitarbeiter eine Wertschätzung bedeuten, wenn sie dem Kontrollgremium beispielsweise von den Herausforderungen der Produktentwicklung und dem aktuellen Stand berichten dürfen.

Die Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern in der Aufsichtsratssitzung verschafft nicht nur den Mitarbeitern Gehör. Es sorgt vielmehr auch dafür, dass die Mitglieder des Aufsichtsrates einen besseren Einblick in das Unternehmen erhalten. Gerade auch bei Umstrukturierungen oder anderen großen Umbrüchen im Unternehmen kann dieser Austausch für den Aufsichtsrat sehr hilfreich sein.

Neben der Teilnahme einzelner Mitarbeiter bei einigen Tagesordnungspunkten der Agenda einer Aufsichtsratssitzung, kann in einigen Fällen auch eine Werksbesichtigung des Gremiums hilfreich sein. Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten so ein besseres Verständnis für die Situation sowie die Herausforderungen des Unternehmens. Zudem sehen sie bei der Werksbesichtigung das Unternehmen und nicht lediglich die Zahlen, die ihnen bei der Feststellung des Jahresabschlusses in der Aufsichtsratssitzung vorgelegt werden. Bei der Werksführung sollten die Aufsichtsräte die Möglichkeit haben, mit einzelnen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen zu sprechen. Auch dies kann dazu beitragen, dass die Aufsichtsräte bei anstehenden Entscheidungen nicht nur die Erläuterungen des Vorstandes kennen, sondern auch die Realität dahinter. Gerade bei wichtigen Entscheidungen, die auch Auswirkungen auf die Belegschaft haben, kann dies hilfreich sein.

Verschlüsselter Datenaustausch

Beim Austausch von Daten und Informationen sollte stets Wert auf den Einsatz von Verschlüsselungsmethoden gelegt werden. Dies gilt für jedwede Arten der Datenübertragung und Board Kommunikation sowohl unter den Aufsichtsratsmitgliedern als auch zwischen Vorstand und Aufsichtsrat und sowie zwischen Aufsichtsrat und externen Experten.

Daten sollten verschlüsselt werden bevor sie verschickt werden – und/oder sie sollten auf dem Übertragungsweg verschlüsselt sein. Die Auswahl an Verschlüsselungssoftware ist riesig und muss nicht kostenintensiv sein. Vielmehr sollte die Praktikabilität im Vordergrund stehen. Das Ver- und Entschlüsseln darf nicht aufwendig oder umständlich sein, da ansonsten beispielsweise Mitglieder des Aufsichtsrats doch dazu verleitet werden könnten, Teile der Kommunikation auf unkomplizierte, aber unsichere Übertragungswege zu verlagern.

Diligent hat in seiner Board-Software ein eigenes Filesharing-Tool integriert, das ein sicheres und einfaches Kommunizieren ermöglicht.

Was Aufsichtsräte beachten sollten

Wenn der Vorstand des Unternehmens dem Aufsichtsrat die tatsächliche Lage des Unternehmens verschweigen will, kann er dies versuchen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie die Mitglieder des Aufsichtsrates versuchen können, die ungeschönte Wahrheit zu erfahren.

Auch die Gespräche des Aufsichtsrates mit Mitarbeitern des Unternehmens können durch den Vorstand vorbereitet und beeinflusst werden. Sofern beispielsweise eine Werksführung erfolgt, können einzelne Mitarbeiter davor entsprechend darauf vorbereitet werden. Dabei verfolgt der Vorstand das Ziel, dass die Mitarbeiter die gewünschten Informationen liefern und dennoch der Eindruck einer unabhängigen Information vermittelt wird.

Auch Präsentationen einzelner Mitarbeiter während der Aufsichtsratssitzungen können durch den Vorstand beeinflusst werden, sodass nur die gewünschten Informationen an das Kontrollgremium weitergegeben werden. Bei diesen Beschreibungen handelt es sich nicht um Erfindungen des Autors, sondern um tatsächliche Praxisfälle.

Es stellt sich die Frage, inwieweit die Mitglieder des Aufsichtsrats eine derartige Vorgehensweise verhindern können. In den Praxisfällen ging es um die Verschleierung der sich zunehmenden verschlechternden Lage des Unternehmens, was schlussendlich zur Insolvenz geführt hat.

Die Manipulation einzelner Mitarbeiter werden die Mitglieder des Aufsichtsrates sicherlich nicht verhindern können. Es kann helfen, wenn im Zweifelsfall bei Gesprächen mit Mitarbeitern spontan unerwartete Fragen an die entsprechenden Mitarbeiter gestellt werden. Deren Reaktion kann möglicherweise Hinweise liefern, ob sie zuvor vom Vorstand gebrieft wurden oder ob ihre Aussagen ohne den Einfluss des Vorstandes gemacht werden.

Eine weitere Möglichkeit bieten Gelegenheiten, bei denen die Aufsichtsräte Informationen erhalten, die so keiner der Mitarbeiter in einer Aufsichtsratssitzung in Anwesenheit des Vorstandes tätigen würde. Hier eignen sich nicht nur Firmenfeiern wie beispielsweise das Sommerfest des Unternehmens, sondern auch öffentliche Veranstaltungen wie ein Tag der offenen Tür. Entscheidend dabei ist jedoch, nicht mit konkreten Fachfragen einzusteigen, sondern eher über die Veranstaltung zu sprechen. Durch aktives Zuhören werden so die Mitarbeiter möglicherweise eher über die tatsächliche Lage des Unternehmens sprechen. Damit diese Vorgehensweise auch die Erwartungen erfüllt, sollte die Teilnahme bzw. der Besuch der Veranstaltungen nicht weit im Voraus angekündigt werden. Andernfalls verfehlt es seinen Zweck.