Das Büro der Zukunft: Optimierte Büro- und Arbeitsplatzorganisation

Wir freuen uns sehr über diesen Gastbeitrag von der Büroorganisations-Expertin Enisa Romanic von bürotrainingplus.

In allen Bereichen unserer Gesellschaft wird es zunehmend digitaler. So auch in vielen deutschen Büros. Mobile Endgeräte sorgen dafür, dass sich die Büroarbeit nicht mehr auf den Schreibtisch im Office begrenzen muss, sondern flexibel, digital und ortsunabhängig erfolgen kann. Noch wird die Möglichkeit neue mobile Arbeitsformen zu nutzen, nur von wenigen in Anspruch genommen. Nur einen Laptop, ein Tablett oder ein Smartphone sowie einen Zugang zum Firmennetz braucht es heute, um nicht am eigenen Schreibtisch im Büro, sondern digital zu arbeiten. Neben den technischen Voraussetzungen sollten aber auch Kenntnisse über die Möglichkeiten der einzusetzenden Software und auch der Umgang mit digitalen Helferlein, bekannt sein.

Auch ohne Schreibtisch und Mobilität ist und bleibt die Organisation der Büroarbeit eine Kernkompetenz für Office Professionals. Ich spreche hier gerade bewusst von Büroarbeit und nicht von der Arbeit im Büro. Sie werden sich sicherlich jetzt Fragen, wo ist der Unterschied? „Die Arbeit im Büro“ impliziert auch, dass Sie im Büro sitzen und dort vor Ort sich um die Abwicklung verschiedener Aufgaben für Ihren Bereich kümmern. „Büroarbeit“ kann heute in Zeiten der digitalen Transformation von überall erfolgen. Office Mitarbeiter müssen dank der neuen Technologien nicht mehr in ihre Organisation kommen, um von dort aus Ihre Arbeit zu verrichten. Dank moderner Software und der Cloud ist es heute normal, überall und zu jeder Zeit seine Aufgaben zu erledigen. Trotzdem oder gerade deswegen, weil eine Präsenz nicht mehr notwendig ist, ist es umso wichtiger sich gut zu strukturieren, seine eigenen Themen up-to-date zu halten, um den Überblick über das Ganze nicht zu verlieren.

Softwareeinsatz erleichtert digitales Arbeiten

Was gehört alles zur modernen Büroorganisation? Wenn man über die Organisation der Büroarbeit spricht, dann geht es nicht allein um die vielen Ordner in den Aktenschränken (die sollte es bei Ihnen doch gar nicht mehr geben, oder?), die Büroausstattung oder -einrichtung. Es geht heute eher um effiziente Arbeitsabläufe auf allen Ebenen: eine gut durchdachte Ordnung in den Dokumenten und Notizen, effiziente Besprechungen und den Austausch von Informationen untereinander. Den Überblick zu behalten bei einer Flut an E-Mails, die täglich nicht nur unseren Posteingang verstopfen, sondern auch die von unseren Teams und Chefs. Es geht darum Online Konferenzen durchzuführen und zu moderieren, die richtigen Tools einzusetzen und das Team zu informieren. Ohne den Einsatz der richtigen Software geht auch in der digitalen Welt wertvolle Arbeitszeit verloren, wenn man erst noch nach Unterlagen, Plänen und Dokumenten suchen muss. Für viele hört sich das Organisieren einfach und schnell umsetzbar an, allerdings sollte auch das digitale Arbeiten gelernt sein.

Jedoch nutzt die ganze Technik nichts, wenn nicht klar ist, wofür Sie diese einsetzen können. Die Zeiten, in denen Sie als Office Mitarbeiter Ihre Aufgaben, Termine und Notizen auf Papier kritzeln mussten, sind mit den heutigen Möglichkeiten endgültig vorbei. Anstelle der oft mühsamen Papierwirtschaft gibt es heute unzählige feine Tools und Apps, die dafür sorgen, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben effizient und ohne Zeitverlust erledigen. Viele kleine Tools haben sich deshalb auf das Nötigste spezialisiert und bieten Ihnen mit wenigen Klicks genau die Funktionen, die Ihnen bei Ihrem täglichen Aufgaben- und Terminmanagement so viel wertvolle Zeit sparen. Diese Organizer-Programme sind meistens in ihren Basis-Funktionen kostenlos und verbinden alle Vorteile aus Kalender, Terminplaner, Kontakt- und Notizverwaltung sowie Erinnerungshelfer.

Cloudarbeit als Grundvoraussetzung virtueller Zusammenarbeit

Die Grundvoraussetzung für das papierlose Büro ist das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Dafür braucht es sicherlich ein Cloud-System als Fundament. Die mittlerweile von zahlreichen Anbietern zur Verfügung stehen. Vor der Cloud-Nutzung muss grundsätzlich der Datenschutz wie auch der Standort der Cloud geklärt werden.

Tools und Apps für Ihre Aufgaben und Termine

Zu den alltäglichen Pflichten für Office Professionals gehören Aufgaben und Termine im Blick zu behalten, für sich selbst und für andere zu organisieren und zu überwachen, an Kollegen zu delegieren und erledigte Aufgaben zu dokumentieren. Um alle anstehenden Tätigkeiten mit den zugehörigen Erledigungszeitpunkten zu managen, brauchen Sie allerdings sehr viel Übersicht. Egal, ob es um Ihre eigenen Aufgaben oder die Ihrer Teammitglieder oder Kollegen geht, brauchen Sie vernünftige Tools, damit Ihnen nichts durchrutscht. Welche Tools das im Einzelfall sein könnten, hängt stark davon ab, welche Aufgaben Sie haben und welche Software in Ihrem Unternehmen im Einsatz ist. Je nach Arbeitsbereich reichen aber auch einfache Tools aus. In den Tools sind meistens schon Funktionen enthalten, mit denen Sie Aufgaben delegieren und den Bearbeitungsstand einer Aufgabe in Echtzeit überwachen können, mit denen Sie die Aufgaben nach unterschiedlichen Merkmalen sortieren und gewichten sowie in verschiedenen Ansichten übersichtlich darstellen lassen können.

Digitale Helfer

Sie sind unterwegs und haben Ihr analoges Notizbuch vergessen? Mit digitalen Notizbüchern können Sie Ihre Notizen, E-Mails, Projektunterlagen oder auch Rechnungen immer dabei haben. Ganz gleich, ob Sie zu Hause oder im Büro sind, Sie haben die Möglichkeit Ihre Informationen immer und überall zu erstellen und mit wenigen Klicks mit Ihren Team-Kollegen zu teilen. Regelmäßige Meetings und Protokolle lassen sich mit digitalen Board-Portalen effizient verwalten und organisieren. Dann liegt es auch nahe, dass alle Beteiligten Zugriff auf die Inhalte besitzen. Und nebenbei: Die meisten digitalen Tools speichern und synchronisieren Ihre Dokumente automatisch, sodass Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Ihre Vorteile beim papierlosen Büro:

• Sie arbeiten digital und sparen Papier
• Sitzungsunterlagen können digital abgebildet werden
• Die Zettelwirtschaft hat ein Ende
• Sie wissen, wo Sie etwas speichern und finden
• Sie greifen rund um die Uhr, online auf Ihre Unterlagen zu
• Durch die digitale Suche finden Sie die gewünschten Infos einfach und schnell wieder
• Sie fördern die Zusammenarbeit dank effektiver Kommunikationslösungen
• Die meisten Tools lassen sich mit anderen Geräten automatisch synchronisieren

Der Mix an eingesetzter Software ist oft sehr individuell, auf Bedürfnisse und Aufgaben der einzelnen Person oder Organisation abgestimmt. Tools und Software können unheimlich hilfreich sein, um den Überblick zu bewahren und die eigenen To-Do´s effizient zu organisieren. Natürlich ist es nach wie vor legitim auch auf Papier zu arbeiten, aber Sie werden eben auch die Freiheit, immer und überall etwas in einer App oder Software zu notieren und teilen zu können, schätzen lernen. Wichtig ist, dass das Tool zu Ihren Bedürfnissen passt.