Checkliste für ein effizientes Beteiligungsmanagement

Um sich einen Überblick über die Struktur des Konzerns zu verschaffen, müssen alle Beteiligungen sowie Tochtergesellschaften übersichtlich dargestellt sein. Diese Darstellung hilft nicht nur generell um einen Überblick über den Konzern zu behalten, sondern kann auch bei der Überarbeitung der Unternehmensstrategie und entsprechender Entscheidungsfindung sinnvoll sein.

Gleiches gilt für die Strategie, wenn das Unternehmen nicht nur organisch, sondern auch anorganisch wachsen möchte. Insbesondere wenn viele Zukäufe für das angestrebte Wachstum geplant sind, kann ein Überblick über die vorhandenen Beteiligungen helfen. Und wie sich gerade in den letzten Jahren seit der Finanzkrise gezeigt hat: Die Transaktionen auf dem M&A-Markt sind rege.

Daran hat auch der Shutdown der Wirtschaft durch den Ausbruch der Corona-Pandemie noch nichts geändert. Gerade vor dem Hintergrund einer Vielzahl an Transaktionen ist ein effizientes Beteiligungsmanagement entscheidend für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Status quo in den Konzernen

Bisher erfolgt das Beteiligungsmanagement in vielen Unternehmen noch sehr stiefmütterlich. Die einzelnen Aufgaben werden momentan noch von verschiedenen Abteilungen im Konzern ausgeführt. Das Problem: Zwischen diesen Abteilungen gibt es keinerlei oder nur wenig Koordination. Eingebunden sind unter anderem die Konzernbuchhaltung, die Vorstandsebene sowie die Rechtsabteilung des Unternehmens. Die Implementierung entsprechender Prozesse erfordert nicht nur einen zeitlichen Aufwand. Es stellt sich zusätzlich die Frage, wie die Umsetzung zielgerichtet erfolgen kann. Denn gerade wenn die Auslastung der Mitarbeiter ohnehin besonders hoch ist, empfiehlt es sich nicht, zu viele Projekte gleichzeitig umzusetzen.

Was Beteiligungsmanagement bedeutet

Der Begriff Beteiligungsmanagement bedeutet, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit den Beteiligungen des Konzerns erfüllt werden. Dies beinhaltet demnach nicht nur die Anteile an Tochtergesellschaften, sondern auch prozentual geringere Beteiligungen. Damit verbunden sind somit auch die Unternehmenskäufe, um das anorganische Wachstum des Konzerns voranzutreiben. Häufig wird das Beteiligungsmanagement mit dem Beteiligungscontrolling gleichgesetzt. Allerdings ist die Aufgabe des Controllings strenggenommen nur ein Teilbereich des Beteiligungsmanagements.

Herausforderungen des Beteiligungsmanagements

Insbesondere bei großen Konzernen ergeben sich permanent Veränderungen bei den Beteiligungen. Auch werden laufend neue Niederlassungen bei der Expansion auf verschiedenen Kontinenten eröffnet. Doch falls die Strategie einer Kostensenkungsmaßnahme umgesetzt werden soll, kann dies auch wieder zu Schließungen von Tochtergesellschaften führen. Vorallem aktuelle Entwicklungen oder die Neubesetzung eines Vorstandspostens führen zu einer angepassten Unternehmensstrategie. Diese wirkt sich nicht nur direkt, sondern auch indirekt auf das Beteiligungsmanagement aus. Wie die Geschäftsberichte der Unternehmen zeigen, erfolgen bei großen Konzernen dauernd Restrukturierungsmaßnahmen, um sich an die Anforderungen für ein erfolgreiches Wirtschaften des Konzerns anzupassen.

Für einen Überblick über die Beteiligungsstruktur des Konzerns sowie der damit verbundenen Aufgaben nutzen einige Unternehmen klassische Excel- Dateien. Durch die permanenten Veränderungen ist es aber schwierig, einen aktuellen Informationsstand vorzuweisen. Dieser kann allerdings  gerade für die Entscheidungsfindung im Vorstand oder einer Aufsichtsratssitzung dringend erforderlich sein. Gerade wenn es besonders eilt, müssen die betroffenen Mitarbeiter unter hohem Zeitdruck arbeiten, um die Daten zu aktualisieren.

Bei der Überarbeitung von Excel-Dateien besteht in der Praxis häufig das Problem, dass diese schnell sehr komplex werden. Sofern ein Mitarbeiter eine entsprechende Struktur anlegt und beispielsweise keine Erläuterungen enthalten sind, kann bei dessen Weggang ein Nachfolger diese nicht problemlos nutzen bzw. aktualisieren. Abgesehen von der Aktualisierung der Daten müssen die Unterlagen auch zwischen den Abteilungen verschickt oder anderweitig übermittelt werden. Dies führt zu einem weiteren Arbeitsaufwand für die Kommunikation und damit einer zusätzlichen Fehlerquelle oder zu Konfliktpotenzial.

Einsatz von Software für ein effizientes Beteiligungsmanagement

Mit Hilfe einer Software lassen sich die Daten über aktuelle Beteiligungen des Konzerns effizient managen. Alle erforderlichen Unterlagen und Informationen sind in einer Software gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Auch lassen sich erforderliche Berichte, die man beispielsweise für die anstehende Aufsichtsratssitzung benötigt, mit geringem Zeitaufwand erstellen. Der mit der Erstellung betraute Mitarbeiter hat zudem die Möglichkeit, die Erläuterungen mit entsprechenden Grafik-Vorschlägen der Software zu verdeutlichen. Mit Einsatz einer Software lassen sich zudem historische Veränderungen der Konzernbeteiligungen abrufen. Dies ist insbesondere für die Aufstellung des Jahresabschlusses oder anderer Zwischenberichte sehr hilfreich und deutlich leichter zu handhaben, als bei manuellen Erstellungen.

Ebenfalls leichter fällt der Überblick über bestehende Verträge zwischen den einzelnen Gesellschaften des Konzerns. Dies betrifft beispielsweise Gewinnabführungsverträge oder bestehende Darlehen. Derartige Informationen können für anstehende Sitzungen oder aber auch bei der Abschlussprüfung von Bedeutung sein. Durch die internationale Tätigkeit eines Konzerns müssen entsprechende Unterlagen auch für eine Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Und auch die Datenaktualisierung gestaltet sich durch den Einsatz von einer Software einfacher. Dies ist vor allem hilfreich, wenn die Verantwortung für die Aktualisierung der Daten auf einen anderen Mitarbeiter übergeht. Durch einen Zugang zur Software kann dieser die Daten umgehend aktualisieren, unabhängig davon, an welchem Standort  er sich befindet. Gerade in Zeiten der Corona-Krise hat sich die Intensivierung von Homeoffice und digitalem Arbeiten als Wegbereiter für ein reibungsloses Weiterarbeiten erwiesen.