Compliance-Check: Tipps für eine erfolgreiche Compliance-Arbeit

Die Aufgabenfelder der Compliance sind sehr vielfältig und werden durch die zunehmende Anzahl von Regelungen und Gesetzen weiter zunehmen. Während in einigen Unternehmen die Compliance-Abteilungen bereits einen größeren Mitarbeiterstamm haben, werden die Strukturen in anderen Unternehmen noch aufgebaut. Auch bei bestehenden Compliance-Strukturen ist ein regelmäßiger Compliance-Check ratsam.

Klare Aufgabenstellung für die Compliance-Abteilung

Die Aufgaben der Compliance-Abteilungen in Unternehmen sind sehr vielfältig. Compliance-Beauftragte sollten vermeiden, sich selbst um alle anstehenden Themen zu kümmern. Wichtig ist beim Aufbau bzw. der Weiterentwicklung der Compliance in Unternehmen, entsprechende Aufgaben, Befugnisse sowie ein Berichtswesen zu definieren. Auch wenn dies auf den ersten Blick zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich bringt, sorgt es langfristig für eine erfolgreiche Compliance-Arbeit im Unternehmen.

Auch die Schaffung entsprechender Strukturen zur Einhaltung der bestehenden Gesetze und Regelungen sollten die Verantwortlichen nicht unterschätzen. Insbesondere bei zunehmendem Wachstum des Unternehmens werden auch die Aufgaben für die Compliance eher zu- als abnehmen. Damit bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern die Arbeit weiterhin zielgerichtet ausgeführt werden kann, sollten bereits zu Beginn die Strukturen festgelegt werden.

Da das Thema Haftung für den Compliance-Manager eine nicht zu unterschätzende Rolle bei seiner täglichen Arbeit spielt, sollten sowohl die Aufgaben als auch die Zuständigkeiten klar festgelegt sein. Dies erfordert bereits bei der Besetzung der Stellen eine entsprechende Stellenbeschreibung. Für diese Themen wiederum sollten beispielsweise die Personalabteilungen sensibilisiert sein. Das zeigt auch, dass eine Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens zwingend erforderlich ist.

Insbesondere für die Berichtspflichten des Compliance-Managers sollten die Verantwortlichkeiten klar und transparent festgelegt werden. Diese sollten zudem in den Compliance-Richtlinien des Unternehmens festgehalten sein. Eine wichtige Aufgabe des Compliance-Managers ist an dieser Stelle auch die regelmäßige und zeitnahe Berichterstattung an die Unternehmensleitung. Durch die Meldung der vorgefallenen Sachverhalte geben die Verantwortlichen die Entscheidungen an die Unternehmensleitung ab. Um die Compliance-Manager dafür zu sensibilisieren, sollten sie bei der Übernahme dieses Tätigkeitsfeldes entsprechend geschult werden.

Pareto-Prinzip gilt auch für die Compliance

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als sog. 80/20-Regel, stammt von Vilfredo Pareto. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der gesamten Zeit eines Projektes erreicht werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Zeit benötigt werden. Demnach werden die wichtigsten Aufgaben in einem geringen Anteil der gesamten Zeit erledigt.

Für die Umsetzung des Pareto-Prinzips in der Compliance sollten Unternehmen demnach berücksichtigen, dass die wichtigsten Ergebnisse nur einen geringen Teil des gesamten Zeitbudgets in Anspruch nehmen. Somit wird der Großteil der Zeit dafür verwendet, sich um weniger wichtige Themen zu kümmern. Daher ist es empfehlenswert, sich bei der Einführung bzw. der Prozessoptimierung der Compliance-Abteilung immer wieder einem Soll-Ist-Vergleich zu unterwerfen. So kann sichergestellt werden, dass die Ressourcen zielführend eingesetzt sind.

Insbesondere durch den derzeitigen strukturellen Wandel durch die Digitalisierung sollte eine regelmäßige Überprüfung der Compliance-Tätigkeiten erfolgen, da die Marktgegebenheiten sich sehr schnell ändern können.

Sehr hilfreich ist die Anwendung des Pareto-Prinzips bei der Analyse und Steuerung bestehender Compliance-Risiken des Unternehmens wie beispielsweise Korruption oder branchenspezifische Risiken. Der Fokus sollte hier im Unternehmen auf den wesentlichen Risiken liegen, um den Fokus und die Implementierung der Zielsetzungen nicht aus dem Auge zu verlieren. Denn trotz der zunehmenden Aufgaben der Compliance im Unternehmen, müssen diese in erster Linie Gewinne erwirtschaften. Andernfalls werden sie langfristig nicht existieren können.

Für das Pareto-Prinzip gibt es lediglich eine entscheidende Ausnahme: Bei der Aufdeckung von Compliance-Verstößen sollte sie nicht angewendet werden. Andernfalls droht die Gefahr, dass der Anreiz durch mangelnde Sanktionsmaßnahmen zum Regelbruch seitens der Organisation eher noch befeuert wird.

Wie der Einsatz von Software die Arbeit erleichtern kann

Grenzüberschreitende Compliance-Tätigkeiten in den Unternehmen sowie zunehmende Regelungen und Vorschriften bringen bei der Umsetzung der Compliance-Arbeit einige Herausforderungen mit sich. Um diesen gerecht zu werden, ist der Einsatz einer entsprechenden Software empfehlenswert. Diligent Entity Management schafft hier Abhilfe und unterstützt Unternehmen sowohl bei der Zentralisierung als auch der Verwaltung von Unternehmensdaten. Diese Leistungen helfen den Verantwortlichen, ihre Compliance-Arbeit zu verbessern.

Durch das Speichern entsprechender Informationen über Organigramme des Unternehmens oder aber auch Tochtergesellschaften befinden sich alle Informationen zentral an einem Ort. Außerdem können damit die Informationen jeweils den Personen im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, die diese benötigen. So lassen sich auch Zugriffsrechte für konkrete Informationen problemlos den entsprechenden Mitarbeitern erteilen.

Eine erhebliche Erleichterung bietet die Software vor allem bei der Erstellung der verpflichtenden Berichte, um den Anforderungen der Governance entsprechend nachzukommen. Insbesondere die Möglichkeit der elektronischen Einreichung von gesetzlichen Formularen an weltweite Aufsichtsbehörden lässt sich so erheblich erleichtern. Außerdem ist so ersichtlich, wann welche Tätigkeit von welchem Mitarbeiter erledigt wurde. Dies bietet nicht nur die notwendige Transparenz, sondern vermeidet auch Abstimmungsschwierigkeiten zwischen den einzelnen Mitarbeitern.