Best Practices

Compliance im Arbeitsrecht – was Unternehmen beachten müssen

Compliance bedeutet nichts anderes, als die Einhaltung von Regeln und Gesetzen. Das Management sollte den Compliance-Richtlinien daher ausreichend Bedeutung beimessen. Dies ist nicht nur im Interesse des Unternehmens, sondern vor allem auch im Interesse der Geschäftsleitung des Unternehmens. Denn diese kann auch für gesetzeswidriges Verhalten von Mitarbeitenden haftbar gemacht oder sogar strafrechtlich belangt werden.

Dies kann der Vorstand des Unternehmens verhindern, indem er für ein funktionierendes Compliance-Management-System mit entsprechenden Kontrollen sorgt. Durch geeignete Strukturen ist es somit möglich, die Geschäftsleitung eines Unternehmens vor Haftungsrisiken aufgrund von Compliance-Verstößen der Mitarbeiter zu schützen.

Bei der Vermeidung von solchen Verstößen, geht es jedoch nicht allein um die Verringerung von Haftungsrisiken. Auch können dadurch Gesetzesverstöße vermieden werden, die sich negativ auf das Image der Unternehmen auswirken. Daneben spielt ein weiteres Thema eine immer größere Rolle: Ethik. Denn ethische Grundsätze des Unternehmens spiegeln sich vor allem auch in der Unternehmenskultur wider. Eine Kommunikation dieser Unternehmenskultur nach außen, kann das Image des Unternehmens vor Schaden schützen.

 

Wie ein Verhaltenskodex für Mitarbeitende helfen kann

Damit Mitarbeiter Regeln befolgen können, benötigen sie ausreichend Informationen. So stellt sich beispielsweise die Frage, ob und in welchem Umfang Geschenke angenommen werden dürfen. Dabei ist vor allem der Wert des Geschenks entscheidend, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Auch wenn ein Verhaltenskodex die Annahme des Geschenks erlaubt, muss die Entgegennahme möglicherweise der Compliance-Abteilung gemeldet werden. Dies ist nur ein Beispiel, welches die Komplexität der Einzelfälle zeigt.

Der angesprochene Verhaltenskodex kann den Mitarbeitenden aufzeigen, wie sie sich in der Praxis verhalten sollen. Durch den Erlass eines Verhaltenskodex werden die Compliance-Regeln arbeitsrechtlich umgesetzt. Dies kann beispielsweise für den Nachweis einer funktionierenden Compliance-Management-Struktur relevant sein. Entscheidend ist allerdings auch, dass es eine entsprechende Kontrolle gibt.

Der Verhaltenskodex des Unternehmens muss nicht nur festgelegt, sondern vor allem auch an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Andernfalls verfehlt dieser seine Zielsetzung. Für eine Haftungsbegrenzung der Geschäftsleitung reicht die Kommunikation allein jedoch nicht aus. Zur rechtlichen Absicherung ist die Dokumentation der Tätigkeiten und Schritte wesentlich. Denn nur so kann im Worst Case der Nachweis der Sorgfalt seitens des Unternehmens entsprechend belegt werden.

 

Wie arbeitsrechtliche Compliance-Regeln implementiert werden können

Gesetzesverstöße können nur dann verhindert werden, sofern die Compliance-Regeln des Unternehmens für sämtliche Mitarbeitenden verbindlich sind. Auch können arbeitsrechtliche Konsequenzen nur dann geltend gemacht werden, wenn die festgeschriebenen Regeln für die Mitarbeitenden verpflichtend sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Implementierung dieser Leitlinien zu einer verbindlichen Regelung für die Arbeitnehmer des Unternehmens werden. Beispielsweise können konkrete Weisungen erteilt oder individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Auch die Aufnahme von Compliance-Regeln in den Arbeitsvertrag ist möglich. Allerdings muss dieser laufend angepasst werden, sofern sich Änderungen in der Compliance ergeben.

Dies bedeutet für große Unternehmen einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Im Gegensatz  hierzu, haben allgemein gültige Betriebsvereinbarungen den Vorteil, dass eine Anpassung nur einmal erfolgen muss. Die Vereinbarung wird mit dem Betriebsrat eines Unternehmens geschlossen und gilt dann für alle Mitarbeitenden. Eine Adaptierung der Arbeitsverträge einzelner Mitarbeitenden ist dann nicht erforderlich.

 

Wie das Verständnis die Akzeptanz begünstigt

Damit die Mitarbeitenden über das Compliance-Management-System des Unternehmens stets auf dem Laufenden sind, müssen diesbezüglich regelmäßige Schulungen stattfinden. Einmalige Schulungen zum Zeitpunkt der Implementierung des Systems sind nicht ausreichend. Ferner müssen neue Mitarbeitende des Unternehmens mit den Regeln vertraut gemacht werden.

Die Akzeptanz der Regeln ist zur Verringerung von Compliance-Risiken entscheidend. Um dies zu erreichen, sollten die Schulungen nicht wie üblich in Form eines E-Learnings stattfinden. Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass die Akzeptanz zur Anerkennung von Regeln höher ist, wenn Nachfragen gestellt und Unklarheiten direkt beseitigt werden können. In vielen Fällen ist hier beispielsweise schon ausreichend, wenn die Mitarbeitenden den genaueren Hintergrund der Regelungen verstehen.

So könnten Mitarbeitende den Eindruck gewinnen, die strengen Regelungen bei der Annahme von Geschenken seien nur vorgeschoben, um eine Bevorzugung eines Lieferanten zu vermeiden. Die steuerliche Problematik bei der Annahme von Geschenken ist vielen möglicherweise gar nicht bewusst. Wenn dieser Hintergrund den Mitarbeitenden näher erläutert wird, können sie auch den Grund für die Festlegung der teilweise strengen Regeln besser nachvollziehen.

 

Wie die Einhaltung der Regeln überwacht werden kann

Neben regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden ist es auch wichtig, die implementierten Regeln durchzusetzen. Wenn Regelverstöße keine Konsequenzen haben, sinkt die Akzeptanz der Mitarbeitenden, sich an diese zu halten.

Um die Einhaltung der Compliance-Regeln zu überwachen, können die Unterlagen und die genutzten Kommunikationsmittel wie beispielsweise E-Mails kontrolliert werden. Dennoch gilt es hier die gesetzlichen Grenzen zu beachten und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu wahren.

Die Kontrolle von Unterlagen kann bei einer ordnungsgemäßen Umsetzung Haftungsrisiken für das Unternehmen verringern. Möglicherweise werden Schwächen im internen Kontrollsystem aufgedeckt, die bei Nachbesserung einem künftigen Regelverstoß entgegenwirken.

 

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