Das Arbeiten der Zukunft: Wie machen wir ab jetzt weiter?

Auch wenn es noch weit entfernt scheint – irgendwann kommt der Montagmorgen, an dem wir alle „zur Arbeit zurückkehren“. Die U-Bahn ist nicht mehr so voll wie früher; jeder trägt einen Mundschutz. Die Menschen sind vorsichtiger – im Aufzug hält man mehr Abstand zueinander. Niemand berührt etwas, ohne zu zögern. Es fühlt sich einfach anders an.

Auch unser Diligent-Büro in der 16. Etage hat sich verändert. Unsere maximale Bürokapazität beträgt jetzt nur noch 30 % im Vergleich zu früher. Zwei Drittel des Führungsteams arbeiten heute von zu Hause aus. Das Marketing-Team bereitet sich auf ein weiteres großes Webinar vor; das dritte in diesem Monat. Noch nie gab es so viele Registrierungen.

Während ich mein Büro betrete, synchronisiert sich ein Großbildfernseher mit meinem Smartphone. Auf diese Weise kommuniziere ich mit Teilen der Teams in London, München, Sydney sowie in Home Offices auf der ganzen Welt. Wie die meisten Führungskräfte überlege ich nicht mehr allzu lange, welche Mitarbeiter sich wo genau auf der Welt befinden. Erreichbarkeit überwindet Distanz. Die Welt ist nicht mehr dieselbe wie noch vor wenigen Monaten.

Wir alle wissen, dass COVID-19 irgendwann Geschichte sein wird, doch es wird nicht spurlos an uns vorbeigehen. In der Führungsebene geht es für mich darum, aus jeder Erfahrung zu lernen. Ich konzentriere mich nicht mehr auf unsere alte Firma, sondern auf den Aufbau eines neuen, stärkeren, eng verbundenen Unternehmens. Diese Aufgabe müssen wir als Führungskräfte bewältigen, um die Rückkehr in eine Welt nach der Pandemie vorzubereiten.

Antizipieren der neuen Normalität

Während wir in den Unternehmen über die Zukunft nachdenken, müssen wir Entscheidungen treffen: Wie wird meine Firma danach aussehen? Wie können wir unsere Belegschaft und unsere Lieferkette, Richtlinien und Dienstleistungen in diesem neuen Umfeld bestmöglich positionieren? Haben wir die richtige Strategie? Welche Talente haben wir? Wie wird unsere Kultur aussehen? Haben wir die richtige Technologie?

Nach dem Abarbeiten dieser großen Fragen können wir uns allmählich überlegen, wie unser Alltag aussehen wird: Wie werden sich unsere Kommunikationskanäle entwickeln? Auf welche Art von Daten müssen wir stets zugreifen können? Wie werden Beziehungen bzw. der Umgang am Arbeitsplatz beeinflusst? Mit dem Beantworten dieser Fragen haben wir bereits nach einer umfassenden Umstellung auf Remote-Arbeit begonnen.

Schritthalten mit einer globalen Umstellung

Halten Sie sich einmal die Tatsache vor Augen, dass die ganze Welt innerhalb weniger Wochen zum Arbeiten im Home Office übergegangen ist. Diese globale Umstellung auf virtuelle Arbeitsplätze geschah nicht freiwillig, hat jedoch zu enormen technologischen Fortschritten in allen Unternehmen geführt. Ganz gleich, ob die Unternehmen für den Übergang bereit waren oder nicht – sie mussten sich anpassen. Dieses Ereignis veränderte alles. Niemand konnte sich dagegen wehren. Führungsgremien, hochregulierte Unternehmen, Veranstaltungen, Verkäufe – alles und jeder passt sich einem neuen virtuellen Geschäftsmodell an. Selbst Regierungen und Behörden – unsere offiziellsten Regelmacher – mussten sich innerhalb weniger Tage um 180 Grad drehen.

Doch auch wenn uns diese weltweite Pandemie für immer verändert, können wir bestimmen, wie wir ab diesem Punkt weitermachen. Die virtuellen Technologien wurden uns aufgezwungen – wie können wir nun eben diese Technologien für die Wiederherstellung von Unternehmen nutzen? Welche Gefahren lauern unter der Oberfläche?

In der Eile, einer ganzen Belegschaft das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen, haben nur wenige Unternehmen ihre Führungskräfte und Mitglieder des Führungsgremiums mit den entsprechenden Tools und Workflows ausgestattet, die diese benötigen, um ihrerseits im Home Office zu arbeiten.

Verstehen der Risiken

Sicherheit auf höchster Ebene muss in der virtuellen Welt mehr Priorität haben. Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Slack sind effektiv und werden von zahlreichen Unternehmen genutzt, doch eignen sie sich auch für vertrauliche Zusammenarbeit und Kommunikation? M&A-Strategien, Beurlaubungen, CEO-Mitteilungen an Führungsgremien, Finanzdokumente, Rechtsverkehr, vertrauliche Besprechungen bezüglich der Vergütung von Führungskräften – diese Arten von Verschlusssachen erfordern zusätzliche Sicherheitsebenen (z. B. Schutz von Privatsphäre, Benutzergenehmigung und/oder Verschlüsselung) zum Schutz von vertraulichen Informationen in einer virtuellen Welt. Eine versehentlich gesendete E-Mail oder ein fehlerhafter Videokonferenz-Link können dazu führen, dass vertrauliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen – eine Katastrophe in einer fragilen Phase der Wiederherstellung.

Sicherheit für das Arbeiten der Zukunft

In vielerlei Hinsicht hat das Arbeiten der Zukunft bereits begonnen. Nun muss es hinsichtlich Sicherheit und Risiken beurteilt werden.

Die Arbeitsabläufe in unseren Unternehmen werden nie wieder dieselben sein – ebenso werden sich diese Arbeitsabläufe je nach Fall, Thema und beteiligten Personen unterscheiden. Datenschutz und Genehmigungen werden ebenso wichtig wie umfassende Konnektivität und Zugangsmöglichkeiten. Der sichere Datenfluss muss gewährleistet sein – sowohl im gesamten Unternehmen als auch bei der Datenübermittlung an externe Drittanbieter. Vor allem aber wird die Technologie virtuell und Konversationen werden nahtlos sein. SaaS-Anwendungen werden Chancen aufzeigen und Entscheidungen überall auf der Welt fördern. Zudem müssen die Unternehmen die Aspekte Sicherheit und Datenschutz bei ihren Kollaborations- und Kommunikationsanwendungen für das Arbeiten der Zukunft berücksichtigen.

Die Unternehmen, die diese Maßnahmen am effektivsten umsetzen, werden die derzeit noch vorhandenen Lücken schließen – durch Nutzung von sicheren, integrierten Tools wie Diligent Boards, Messenger, Secure File Sharing und Secure Meeting Workflow. Sie werden effizienter und schneller arbeiten, indem sie ihre wichtigen Konversationen und Dokumente auf Führungsgremiums- und Vorstandsebene sowie in allen weiteren Unternehmensbereichen schützen.

In vielerlei Hinsicht werden wir dann zurückblicken und erkennen, wie sehr COVID-19 den Wandel beschleunigt hat – die Übernahme einer ganz neuen Generation von Tools, Techniken und Organisationsmethoden. Alle, die sich schnell an die Umstände anpassen, schaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. Dieses Prinzip trifft immer zu, wenn sich die Welt im Wandel befindet; und es wird auch dieses Mal wieder zutreffen.

Definition der Führungsrolle

Wie tragen Führungsgremien und Unternehmensführung zur Bewältigung dieser Veränderung bei? Indem sie erkennen, dass es bei den bevorstehenden Herausforderungen nicht einzig um Technologie geht, sondern auch darum, wie wir mithilfe von Technologie stärkere Unternehmen aufbauen können.

Ich sehe im Arbeiten der Zukunft Fortschritte, wie sie schon auf ähnliche Weise in Stakeholder-Kommunikationen erwähnt wurden. Die besten Führungskräfte werden sich durch Empathie auszeichnen. Erfolgreich werden diejenigen Unternehmen sein, die virtuelle Technologie nutzen, um einen besseren Informationsfluss zu ihren Mitarbeitern, Kunden und Communitys zu unterstützen. Im Grunde handelt es sich hierbei um moderne Governance – Unternehmen nutzen Tools und Methoden, die eine bessere Kommunikation und letztendlich bessere Entscheidungen ermöglichen.

Als Unternehmensführer haben wir die Möglichkeit, uns auch mit der anderen Seite von COVID-19 zu befassen. Diese bietet uns die Chance, unsere Unternehmen so zu gestalten, dass sie besser aufgestellt sind als zuvor. Dadurch wird unsere Führung gestärkt, unsere Lieferketten werden schneller, und unsere Mitarbeiter werden trotz der zwischen ihnen liegenden Entfernungen besser verbunden sein. Als Führungskräfte sind wir dafür verantwortlich, aus diesen Herausforderungen zu lernen und an ihnen zu wachsen.

Wir sind das Produkt unserer Erfahrungen, und die Erfahrungen, die wir in der aktuellen Zeit sammeln, sind wahrlich einzigartig. Lassen Sie uns das Beste daraus machen.