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Das Büro der Zukunft: Tools und Apps der Arbeitswelt 4.0

Oha, wieder so ein Blog Artikel, der den Begriff 4.0 beinhaltet. Man kommt heute ja fast nicht mehr daran vorbei, wenn es um Zukunftsthemen und die Digitalisierung geht. Geht es Ihnen auch so? Fakt ist aber, dass die Arbeitswelt 4.0 unglaublich spannend ist und sich gerade die Assistenz dran wunderbar bedienen kann. Denn das Büro der Zukunft bringt zahlreiche Möglichkeiten, sich und seine Fähigkeiten zu zeigen und einmal mehr zu beweisen, dass die Assistenz ein wichtiger strategischer Business Partner in der gesamten Organisation ist.

Aber was heißt eigentlich Arbeit 4.0? Wikipedia hat wie immer eine Antwort.

“Der Begriff Arbeiten 4.0 schließt an die Diskussion über die vierte industrielle Revolution (Industrie 4.0) an, legt dabei aber den Schwerpunkt auf Arbeitsformen und Arbeitsverhältnisse – nicht nur im industriellen Sektor, sondern in der gesamten Arbeitswelt. Die Gesellschaft stehe insofern vor der Herausforderung, dass technologischer Fortschritt nicht ausgebremst werden darf (kann), selbiger aber auch nicht dazu führen soll, dass Schutzstandards und Wesentlichkeiten der Arbeitswelt keine Berücksichtigung finden. Zusammenfassend kann der Begriff damit beschrieben werden, dass die zum Teil heute schon gelebten Arbeitsweisen, vor allem aber die Arbeitsweisen in den nächsten Jahren sich an die Herausforderungen und Möglichkeiten der digitalen Welt anpassen. In diesem Zusammenhang umspannt Arbeit 4.0 den Veränderungsprozess der Arbeitswelt im digitalen Zeitalter.“

Über die Sinnhaftigkeit des Begriffs „Arbeiten 4.0“ könnte man sich noch unendlich lange austauschen. Viel spannender ist aber doch die Frage, was Arbeit 4.0 und die Digitalisierung für das Berufsbild der Assistenz bedeutet?

Assistenzen der Zukunft sollten Tools und Apps beherrschen – keine Frage. Dabei geht es keineswegs nur darum, dass man besser wird in seinem Job je mehr Apps und Tools man nutzt. Keineswegs. Es geht vielmehr darum, sich aufzustellen für die Themen rund um die Digitalisierung, New Work, Arbeit 4.0 und zudem das richtige Mindset dafür zu entwickeln. Denn genau diese Themen werden in vielen Unternehmen nicht erst seit gestern massiv getrieben. Und möchte man als Assistenz nicht selbst ein bisschen Treiber und Gestalter sein? Dann ist jetzt Ihre Chance. Die wunderbare Möglichkeit, ein Change-Setter zu werden und sich das ein oder andere digitale Projekt zu schnappen und durchzusteuern. Werden Sie zum Digital Leader und forcieren Sie die Zukunftsthemen in Ihrem Unternehmen. Und dabei hilft es ungemein, ein Gespür der Tools zu haben, die derzeit aktiv genutzt werden.

Ich habe dazu zwei Expertinnen befragt, mit welchen Apps und Tools sie aktuell arbeiten.

„In meiner täglichen Arbeit nutze ich sehr viele Apps und Tools, da ich ohnehin ein großer Fan des Digitalen bin. Mein Lieblings-Tool schlechthin ist OneNote. Das ist auch in meinen Seminaren zum Thema Effizientes Arbeiten im Office immer das Highlight. In OneNote speichere ich meine Ideen und verwalte meine Daten. Das spart mir viel Zeit, weil ich alles an einem Ort gespeichert habe.

Ein weiteres Tool, was ich gerne nutze, um Projekte zu koordinieren, ist Trello. Dort habe ich die Möglichkeit, im Kanban-Stil einen Überblick über die To-dos zu haben, an denen mehrere Projektmitarbeiter arbeiten. Jeder weiß so, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet und hat gleichzeitig Zugriff auf die Ergebnisse. Privat ist die Wunderlist meine Lieblingsapp. Dort speichere ich nicht nur meine täglichen Aufgaben, die ich nicht vergessen sollte, sondern nutze sie auch, um parallel mit meinem Mann unsere Einkaufsliste zu verwalten. Das hat uns schon sehr viel Kommunikation erspart.  Digitale Apps und Tools helfen mir sehr, um meine täglichen Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Wichtig ist dabei, dass man sich nicht verzettelt. Ich rate jedem, sich lieber auf weniger Apps zu fokussieren und diese dann richtig zu nutzen.“

Dunja Schenk, Dunja Schenk Training & Coaching

 

„Wir kommunizieren intern ausschließlich über Slack. Dort kann man 1zu1- sowie Gruppengespräche führen. Dateien und Bilder können ebenfalls unkompliziert geteilt werden. Für die Projektsteuerung nutzen wir Asana. Briefings an die Grafik beispielsweise stellen wir dort inklusive Deadlines ein. So hat man immer zum jeweiligen Projekt den gesamten Verlauf. Auch hier können Dateien und Bilder hochgeladen werden und mobile hat man Asana ebenfalls immer in der App dabei. Damit alle Teammitglieder immer auf dem aktuellen Stand und informiert sind, nutzen wir fast ausschließlich Google Drive. Dort speichern wir alle Listen, Fotos, Dokumente. Und all diese Tools helfen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Slack kann sowohl am Desktop als auch mobil mit der App genutzt werden. D.h. ich bin immer up to date. Bilder, die ich auf dem Handy habe und für eine Präsentation beispielsweise verwenden möchte, schicke ich mir schnell selbst. Außerdem spammen wir unser E-Mail-Postfach nicht mehr gegenseitig zu. E-Mails werden bei uns im Team nur noch zu externen Kontakten geschickt.

Asana hilft uns, den Überblick bei einem Projekt zu behalten. Bei Mails muss man so viel suchen und sortieren. Asana bringt für uns Zeitersparnis. Der Vorteil von Google Drive ist, dass jedes Teammitglied von jedem Rechner aus Zugriff hat. Außerdem können die Dateien von jedem aktualisiert werden. Die Fehlerquote sinkt im Vergleich zu x Versionen einer Exceltabelle, die beispielsweise per Mail zugeschickt wird.“

Christiane Lübke, K5 GmbH

Digitale Management Tools wie das Diligent Board Portal helfen Ihnen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung Ihres eigenen Arbeitsumfelds. Effizienz und Produktivität sind dabei wichtige Elemente.

Lesen Sie aktiv in Foren und Blogs immer wieder nach neuen Technologien und vernetzen Sie sich mit den Experten in Ihren Unternehmen. Oftmals sind das natürlich die ITler. Trinken Sie einen Kaffee und sprechen Sie über die Themen, die für Sie und Ihren Vorgesetzten bzw. Ihre Teams relevant sein können und tauschen Sie sich aus. Nur so entsteht ein langfristiger Durst nach digitalem Wissen und das braucht die Assistenz der Zukunft.

Und auch wenn sicherlich nicht jedes Tool für Sie und Ihre Unternehmensstruktur bzw. Ihre Unternehmens-Compliance passen wird, heißt es wachsam sein und immer eine Hand dran haben an den neuen Trends. Nur so bleiben Sie auf Augenhöhe mit der digitalen Transformation und dem Büro der Zukunft: Dem Office 4.0.

Kennen Sie schon das Interview mit Diligent Executive Assistant Elyse Maloni? Elyse verrät aus erster Hand wie sie mit digitalen Tools arbeitet und wieviel Zeit es spart. Reinschauen lohnt sich: https://www.diligent.com/de/blog/diligent-talk-interview-mit-diligents-executive-assistant-elyse-maloni/

 

Quellen: Slack: https://slack.com/intl/de-de, Trello: https://trello.com/, Asana: https://asana.com/de/, OneNote: https://www.microsoft.com/de-de/p/onenote/9wzdncrfhvjl, Google Drive: https://www.google.com/drive/, Wunderlist: https://www.wunderlist.com/de/

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