Das papierlose Büro: eine Frage des digitalen Habitus

Als ich im Jahr 2005 Vorstandsassistent einer deutschen Großbank wurde, liefen die Vorbereitungen auf wöchentliche Gremiensitzungen noch stark analog ab: jeden Freitag mussten Vorstandsvorlagen und Kreditkommittee-Anträge bis mittags dem Sekretariat vorliegen. Das war es dann aber auch schon mit digital. Denn anschließend wurden die Vorlagen ausgedruckt, nach Agenda-Punkten sortiert und in die Wochenendpost gegeben zur Vorbereitung auf die Sitzung am Dienstag. Einschließlich weiterer Unterlagen füllte das meist zwei Pilotenkoffer voller Papier. Von einem papierlosen Büro war das noch weit entfernt.

Sicher, auch damals schon wurden Vorlagen für Gremiensitzungen per E-Mail und Sharepoint ausgetauscht oder über passwortgeschützte Laufwerke geteilt. Aber das war alles recht umständlich. Wenn Vorlagen mit mehreren Abteilungen abzustimmen oder gemeinsam zu erstellen waren, gingen sie wie ein elektronischer Kettenbrief mit voluminösen Anhängen per E-Mail durchs Haus – mit dem Ergebnis, dass E-Mail-Postfächer immer bis zum Anschlag, das heißt bis zur IT-Kapazitätmeldung gefüllt waren. Gab es dann doch noch kurzfristige Änderungen an Vorlagen, mussten einzelne Seiten papierhaft ausgetauscht und händisch an jedes Sekretariat verteilt werden. Dort füllten sich dann zusehends die Schrankwände mit meterlangen Aktenordner-Reihen.

Abgesehen von dem massiven Papier- und Tonerverbrauch waren die damaligen Prozesse – die in gleicher Weise in anderen Großunternehmen gelebt wurden und nach eigenem Erleben auch teils heute noch praktiziert werden – in der Retrospektive gefährlich, schwerfällig und ineffizient. Wie man heute weiß, gleicht unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation dem Versand einer Postkarte: mit wenig Aufwand können sie mitgelesen werden und auch passwortgeschützte Dateien halten keinen Hacker auf. Zudem kostet es Zeit und Nerven, Dokumente papierhaft zu verteilen und zu aktualisieren. Doppelarbeiten führen zu mehr Aufwand und Fehleranfälligkeit.

Gewiss haben sich die Praktiken über die den vergangenen Jahren vielerorts geändert. Aber noch immer werden Vorlagen für Gremiensitzungen vielerorts gemailt, gedruckt und gespeichert – zum Beispiel in der Cloud. Mit erheblichen Sicherheitsrisiken, wenn es an ausreichender Verschlüsselung mangelt. Warum aber ist das so, wenn Board Portale wie beispielsweise Diligent längst sichere Wege zum Austausch von Sitzungsunterlagen bieten? Wenn sich Vorstandsvorlagen bequem über das iPad sichten, bearbeiten und kommentieren lassen? Ich behaupte: es ist schlicht und einfach die Macht der Gewohnheit. Denn immer wieder ist von Managern zu hören, dass man lieber auf Papier lese, weil man etwas in der Hand habe, besser blättern und Notizen machen könne. Lesen auf dem PC oder iPad sei angeblich zu unbequem und schmerze in den Augen.

Aus eigener Anschaung als Unternehmer, Manager und Anwalt kann ich nur dazu ermuntern, sich von analogen Gewohnheiten zu lösen, am digitalen Habitus zu arbeiten und somit dem papierlosen Büro somit einen Schritt näher zu kommen. Funktionieren kann das nach meinem Erleben so:

– Nehmen Sie bis auf wenige Situationen keinen Stift mehr in die Hand und schreiben Sie ganz überwiegend per Tastatur – selbst Notizen. In jeder Situation, auch in Meetings. Zunächst ist es anstrengend und ungewohnt. Ihre Effizienz steigt aber schon nach kurzer Zeit signifikant, weil Sie alles schon im digitalen Format haben und nichts mehr abtippen müssen.
– Lesen Sie konsequent nichts mehr auf Papier und lehnen sie, so weit möglich, papierhafte Zusendungen ab.
– Verlagern Sie Anmerkungen zu Dokumenten konsequent in Datenräume mit Chatfunktion.
– Verbannen sie Aktenordner aus Ihrem Büro und vermeiden Sie Papier in Griffweite.
– Tauschen Sie vertrauliche Dokumente nicht mehr per E-Mail aus, sondern verweisen Sie aus E-Mails auf besonders geschützte Datenräume. Für Board Meetings setzen wir bei Digitorney auf Diligent, weil dort alle Dokumente strukturiert abgelegt, archiviert und mit Notizen versehen werden können. Außerdem gibt es ein Messenger Tool und wir können online abstimmen.

Mein Tipp aus bewährter Praxis: beginnen Sie einfach damit. Es ist schlicht eine Frage des Trainings und der Gewohnheit – genauso, wie Lesen auf Papier eine Gewohnheit ist. Nehmen Sie die Digitalisierung Ihres eigenen Verhaltens sportlich und entwickeln Sie einen Ehrgeiz, nichts mehr mit Papier und so wenig wie möglich per E-Mail zu machen. In der Folge wird die Nutzung von Board Meeting Software und anderer Tools zur Selbstverständlichkeit. Zugleich steigert ein digitaler Habitus Ihre Glaubwürdigkeit als Entscheider, was im digitalen Wandel von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist.