Die Rolle des Aufsichtsrates bei Internal Investigations

Bei Fehlverhalten im Unternehmen stellt sich für die Mitglieder des Aufsichtsrats häufig die Frage, ob sie eine interne Ermittlung einleiten können oder sogar müssen. Die Frage ist dann besonders heikel, wenn es sich bei dem Regelbruch um einen schwerwiegenden Gesetzesverstoß handelt. Denn: In diesem Fall und dem Unterlassen entsprechender Handlungen könnte der Aufsichtsrat möglicherweise selbst haften.

Bei Internal Investigations handelt es sich zuerst lediglich um interne Ermittlungen innerhalb des Unternehmens. Sofern ein Fall jedoch später strafrechtlich verfolgt wird, können die Aktivitäten des Aufsichtsrats für eventuell verursachte Schäden bei der D&O-Versicherung des Unternehmens geltend gemacht werden.

Neben Manipulationen von Bilanzen haben in der Praxis insbesondere Kartellverstöße nach einer Internal Investigation eine strafrechtliche Komponente. Insbesondere bei Kartellverfahren wurden in der Vergangenheit teilweise erhebliche Bußgelder verhängt. Sofern der Aufsichtsrat Informationen hat, die ihn vermuten lassen, dass beispielsweise ein Kartell besteht, muss er handeln.

Welche Pflichten der Aufsichtsrat hat

Grundsätzlich hat der Aufsichtsrat die Aufgabe, den Vorstand des Unternehmens zu überwachen. Die Gesetzgebung geht daher grundsätzlich davon aus, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats vom Vorstand die erforderlichen Informationen einholen können, um einer ordnungsgemäßen Überwachung pflichtgemäß nachzukommen.

Ob der Aufsichtsrat beim Verdacht einer Pflichtverletzung im Unternehmen eine eigene interne Ermittlung durchführen kann oder muss, hängt von den Umständen des konkreten Fall ab. Es gilt zu klären: Wie hoch ist die Gefahr für das Unternehmen? Und wer ist an dem Verstoß beteiligt? Ist davon auszugehen, dass der Vorstand auch daran beteiligt ist, wird er einer Aufklärung vermutlich entgegenstehen.

Besonders heikel ist die Situation dann, wenn der Aufsichtsrat davon ausgeht, dass ihm die zur Prüfung relevanten Informationen nicht zur Verfügung gestellt werden. Dann besteht für den Aufsichtsrat ein Haftungsrisiko, zu dessen Abwendung er möglicherweise nachweisen muss, seiner Überwachungspflicht in gebotenem Umfang nachgekommen zu sein.

Wenn allerdings angenommen werden kann, dass der Vorstand kein Teil eines Verstoßes ist, erfolgt die Einleitung der entsprechenden Ermittlungen durch den Unternehmensvorstand selbst. Die Herausforderung des Aufsichtsrats ist also, den bestehenden Verdacht zunächst sinnvoll einzuordnen und zu klären, ob eine Tatbeteiligung eines Vorstandsmitglieds mit Sicherheit ausgeschlossen werden kann.

Wie eine Internal Investigation durchgeführt wird

Grundsätzlich ist es möglich, dass der Aufsichtsrat die interne Ermittlung selbst durchführt. Allerdings ist es ratsam, dafür externe Experten zu engagieren. Dies hat einerseits mit der Glaubwürdigkeit der Ergebnisse zu tun. Andererseits ist es für Externe auch leichter, entsprechend kritische Fragen zu stellen. Sofern diese von internen Beauftragten gestellt werden, kann dies zu weiterem Unmut im Unternehmen führen.

Dem Aufsichtsrat müssen die vom Gesetz vorgesehenen Erkenntnisquellen zur Verfügung gestellt werden. Dazu zählen insbesondere die regelmäßige und anlassbezogene Berichterstattung durch den Vorstand des Unternehmens. Zudem muss dem Aufsichtsrat Zugang zu den Berichten sowohl aus dem Rechnungswesen als auch der Internen Revision gewährt werden.

Die Vorlage von Unterlagen ist dann in der Praxis schwieriger umzusetzen, wenn die Untersuchungen am Vorstand vorbei erfolgen. Dies passiert dann, wenn der Aufsichtsrat eine Beteiligung des Vorstandes vermutet. Das direkte Anfordern von Unterlagen des Aufsichtsrats bei einzelnen Mitarbeitern des Unternehmens ist häufig nicht unproblematisch. Insbesondere wenn der Aufsichtsrat für die interne Ermittlung Einsicht in den E-Mailverkehr benötigt, ist dies kaum ohne das Wissen des Vorstandes möglich.

Mögliche strafrechtliche Folgen

Wenn der Aufsichtsrat seine Pflichten vernachlässigt, kann das strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das ist dann der Fall, wenn der Aufsichtsrat die Aufklärung eines Sachverhaltes unterlassen hat. Damit dies jedoch gegeben ist, muss auch die Unterlassung der Geltendmachung der sich daraus ergebenden zivilrechtlichen Konsequenzen erfolgt sein. Dies bedeutet nichts anderes, als dass gegen die verantwortlichen Organe oder die Mitarbeiter des Unternehmens die zivilrechtlichen Ansprüche geltend gemacht werden müssen.

Schlussendlich hat der Aufsichtsrat die Aufgabe, im Unternehmensinteresse zu handeln. Wenn durch das Fehlverhalten eines Mitarbeiters oder eines Vorstandsmitglieds dem Unternehmen ein Schaden entstanden ist, muss der Aufsichtsrat im Interesse des Unternehmens die Ansprüche gegen die Beteiligten geltend machen.

Bereits vor mehr als 20 Jahren gab es Gerichtsurteile, die die Prüfung bestehender Schadensersatzansprüche vom Aufsichtsrat des Unternehmens verlangen. Um diese jedoch juristisch einzuklagen, muss zuvor eine interne Ermittlung erfolgt sein. Sofern der Aufsichtsrat dieser Pflicht nicht nachkommt, macht er sich wiederum für die Verletzung seiner Pflicht schadensersatzpflichtig. Dazu kommt noch, dass sich der Aufsichtsrat wegen Untreue strafbar machen kann.

Falls dem Aufsichtsrat konkrete Anhaltspunkte für ein internes, schadensersatzpflichtiges Fehlverhalten vorliegen, muss der Aufsichtsrat faktisch eine Internal Investigation durchführen. Einen Beurteilungsspielraum hat das Kontrollgremium allerdings bei der Frage, ob Strafanzeige erstattet werden muss. Gleiches gilt für die Beurteilung der Frage, ob auch mögliche Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden müssen.