Digitales Sitzungsmanagement: Das sind die Vorteile

Die Digitalisierung ist aktuell greifbarer denn je. Die Corona Krise hat viele Unternehmen zum Nachdenken angeregt. Unternehmenslenker mussten erkennen, ob sie in der digitalen Transformation gut aufgestellt sind oder nicht. Dies hat zweifelsfrei zu einigen Aha-Effekten geführt und einmal mehr hätte man sich gewünscht, weitaus eher den digitalen Weg gegangen zu sein.

Somit wird in diversen Vorstandsetagen vieles aktuell umgestellt, denn remote working, der digitale Arbeitsplatz und vieles andere gehören ab sofort fest dazu.

Um dieses Ziel vollends zu erreichen und am Ende sich für die Zukunft und den Wettbewerb zu positionieren, gilt es, eine noch schärfere digitale Transformationsstrategie zu implementieren und zu entwickeln. Diese digitale Transformation ist die strategische Chance, neue Technologien und Prozesse zu integrieren, damit das Unternehmen effizienter und offener für neue Möglichkeiten wird.

Ein Bereich auf dieser digitalen Reise sollte das digitale Sitzungsmanagement sein.

Zweifelsohne tragen Vorstandsunterlagen wesentlich zur Effektivität des Vorstands bei, aber die traditionelle manuelle Vorbereitungsmethode kann die Effektivität aller Beteiligten stark beeinträchtigen.

Gut vorbereitete und zugängliche Vorstandsunterlagen sind eine absolute Notwendigkeit. Dennoch sind sie oftmals zum Fluch derer geworden, die in die Erstellung involviert sind.

Das Zusammentragen von Dokumenten verschiedener Abteilungen und Direktoren ist keine leichte Aufgabe. Aber aufgrund des Umfangs der Aufgabe kann es dazu führen, dass sie mit einer Vielzahl von Stilen und Layouts schlecht präsentiert werden, so dass es für die Vorstandsmitglieder umständlich und zeitraubend ist, sie zu lesen.

Digitalisierung der Vorstandsetage

Digitale Werkzeuge bringen dem Vorstand klare Vorteile und sind ein wertvolles Hilfsmittel bei Vorstandssitzungen. Darüber hinaus helfen digitale Lösungen bei der Bewältigung der wichtigsten Herausforderungen:

• die Vorbereitung von Sitzungen und die Bereitstellung von zu lesendem Material in kürzerer Zeit und auf einfache Weise anstelle des papierbasierten Ansatzes
• erhöhte Flexibilität, da es einfacher ist, Dokumente zu modifizieren, hinzuzufügen oder zu aktualisieren
• die Teilnehmer der Sitzungen sind erreichbar und können jederzeit und überall auf ihre Dokumente zugreifen; die Administratoren können überwachen, ob die an die Teilnehmer gerichteten Informationen sie tatsächlich erreicht haben.

An dieser Stelle verändert die Digitalisierung die Vorstandsetage. Durch den Einsatz digitaler Technologie in Form von Vorstandsportalen können bessere Vorstandspapiere erstellt werden und die Effektivität der Vorstandsarbeit verbessern.

Die Digitalisierung kann die Erstellung und Verteilung von Papierpaketen vereinfachen und gleichzeitig die Flexibilität bieten, Aktualisierungen und Änderungen in Echtzeit vorzunehmen. Die realisierbaren Zeit-, Kosten- und Ressourceneffizienzen liegen auf der Hand. Dokumente werden besser kontrolliert und viel besser handhabbar. Die Digitalisierung ermöglicht es den Vorstandsmitgliedern auch, von jedem Gerät aus sicher auf sensible Informationen zuzugreifen, wodurch die Möglichkeiten der gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit verbessert werden.

Wenn die Vorstandsunterlagen rechtzeitig vor der Sitzung verschickt werden, bleibt den Vorstandsmitgliedern genügend Zeit zur Vorbereitung. In vielen Fällen werden Informationen jedoch verspätet zur Verfügung gestellt und/oder kurzfristige Änderungen vorgenommen, was einen enormen Aufwand erfordert, die Vorstandsunterlagen unter Druck nachzudrucken, und die Effektivität des Vorstands weiter beeinträchtigt.

Eine große Anzahl von Unternehmen verwendet zudem immer noch den E-Mail Verkehr zur Verteilung der Vorstandsunterlagen. Dies wirft jedoch auch die Frage der Sicherheit der vertraulichsten Dokumente eines Unternehmens auf, da E-Mail inzwischen der häufigste Angriffsvektor ist, was bedeutet, dass sensible Informationen für Cyber-Bedrohungen anfällig sind.

Vorteile eines Board Portals

Der größte Vorteil der Verwendung einer Board Portal Software besteht darin, dass sie die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert. Diligent hilft Ihnen bei:

• Vorlagenerstellung und -bearbeitung
• Sitzungsplanung
• Sitzungsdurchführung und -nachbereitung
• Beschlusskontrolle

Es ermöglicht, ihre sensibelsten Vorstandsmaterialien sicher zu verwalten, überall zusammenzuarbeiten und schnell und einfach an Abstimmungen und Beschlüssen teilzunehmen. Mit einer Bibliothek der erforderlichen Dokumente und Materialien, die in der Kollaborationssoftware gespeichert sind, wird die Durchführung der Vorstandsaktivitäten zu einer unkomplizierten Angelegenheit, die nur wenige Mausklicks erfordert. Assistenzen können Tagesordnungen, Anmerkungen, Dokumente und Diskussionen von Vorstandssitzungen einfach verwalten und schnell und sicher Protokolle erstellen.

Vorstandsmitglieder können von unterwegs über ihr Telefon, Tablets, Computer oder sogar offline auf Echtzeit-Updates der Vorstandsmaterialien zugreifen. So können sie bessere Fragen stellen, tiefere Einblicke gewinnen und ihre Sitzungen aufwerten.

Und auch das Protokollmanagement ist intelligent einsetzbar. Sitzungsdaten, Teilnehmerlisten und Sitzungsthemen können dem Protokolldokument automatisch hinzugefügt werden. Aktionspunkte können mit nur wenigen Klicks hinzugefügt und während oder nach der Sitzung zugewiesen und überwacht werden.

Zahlreiche Administratoren von Sitzungen wie Assistenzen und/oder Referenten haben bereits die Vorteile des digitalen Sitzungsmanagement in Verbindung mit der Diligent Board Portal Software erkannt und implementiert.

Die Digitalisierung gewinnt im Bereich des Sitzungsmanagements von Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Was auch immer das individuelle Hauptziel einzelner Unternehmen ist, Effizienz oder Kostensenkung, die Digitalisierung kann die Neugestaltung von Prozessen und die Neudefinition von Rollen und Funktionen beinhalten. Dazu gehört nicht nur die Berücksichtigung der Kultur und Struktur der Organisation, sondern vor allem die Begleitung von Menschen und Teams bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten.