Diligent Talk: Dr. Ina Baumann, Hauptabteilungsleiterin Zentrale IT Steuerung, ARAG SE

Der Diligent-Talk ist eine neue Rubrik auf unserem Blog, wo wir regelmäßig mit Kunden, Experten aber auch unseren eigenen Mitarbeitern in den Dialog treten wollen. Diese Woche haben wir mit Dr. Ina Baumann von der ARAG SE in Düsseldorf gesprochen.

Frau Dr. Baumann, herzlichen Dank für Ihre Bereitschaft zu diesem Interview. Bitte stellen Sie sich unseren Lesern einmal kurz vor.

Nach meinem Physikstudium in Heidelberg und anschließender Promotion in Atomphysik habe ich zunächst bei der Boston Consulting Group gearbeitet, bevor ich 2003 zum ARAG Konzern kam. Seit 2005 bin ich Hauptabteilungsleiterin Zentrale IT-Steuerung bei der ARAG SE, der operativen Holding des größten Familienunternehmens in der deutschen Assekuranz. Derzeit leite ich ein Team von 18 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Beschreiben Sie uns Ihre Rolle und Funktion als Hauptabteilungsleiterin Zentrale IT-Steuerung der ARAG SE.

Die ARAG ist in 17 Ländern inklusive den USA und Kanada aktiv. Ich bin weltweit verantwortlich für alle Aspekte rund um IT-Governance. Mein Aufgabenspektrum ist sehr vielfältig. Es beginnt bei den Architekturlandschaften – also welche Applikationen wir wie in welchem Land einsetzen –, geht über Regularien und Richtlinien wie beispielsweise IT-Security-Standards bis hin zur Planung und Durchführung diverser IT-Projekte sowie dem Vertrags- und Lizenzmanagement sowie die Verantwortlichkeit für Google Analytics.

Digitale Transformation, Arbeitswelt 4.0 – wir alle kennen diese Begriffe nicht erst seit gestern. Wie digital ist die ARAG bereits aufgestellt und welchen Beitrag leisten Sie selbst konkret aus Ihrem Bereich heraus?

Die ARAG sieht in der Digitalisierung große Chancen. National und international haben wir in den vergangenen Jahren bereits zahlreiche pfiffige und nutzenstiftende Ideen, Services und Produkte rund um die Digitalisierung im Sinne unserer Kunden umgesetzt. Als eher mittelständisches, inhabergeführtes Familienunternehmen haben wir gegenüber Großkonzernen den Vorteil, dass wir Neuerungen mit Schnelligkeit, Innovationsfreude und Professionalität innerhalb kürzester Zeit und fachübergreifend entwickeln und am Markt platzieren können. Die Zentrale IT-Steuerung fungiert hier als Schnittstelle und wichtiges Bindeglied. Meine Hauptabteilung sorgt zudem für die Identifikation von neuen technologischen Möglichkeiten und Trends sowie die Ableitung von Digitalisierungspiloten für die ARAG. Zudem spielen wir beim Rollout von digitalen Lösungen eine wichtige technische Rolle – etwa bei der gemeinsamen europäischen ARAG Online-Plattform oder der kürzlich eingeführten Arbeit in der Cloud mit Office 365.

Dabei handeln wir dezentral, denn Digitalisierung betrifft bei der ARAG jede Einheit und jeden Fachbereich. Und wir lagern digitale Innovationen nicht aus, sondern entwickeln sie aus der Organisation heraus und in engem, fachbereichsübergreifendem Teamwork. Ich gebe Ihnen gerne ein Beispiel: Im Rahmen der ARAG Zukunftsinitiative #einfachmalanders gibt es regelmäßig den „ARAG Digi Lunch“, bei dem neben Snacks vor allem digitale Trends, Impulse und Neuerungen im Fokus stehen. Hier entstand die Idee zum „ARAG Reiseassistenten“, der innerhalb von nur 14 Tagen in Eigenregie umgesetzt wurde und mit dem die ARAG den ersten Beratungs-Chatbot für Versicherungsprodukte auf den deutschen Markt gebracht hat. Dies ist nur eines von zahlreichen Beispielen für unsere Reaktionsschnelligkeit und Umsetzungsstärke rund um digitale Angebote. Dabei lautet unser strategisches Ziel immer, nicht so digital wie möglich zu sein, sondern smart und agil im Sinne der Kunden zu agieren. So auch in unserer erfolgreichen Krankenversicherungssparte, die im vergangenen Jahr mit der Videosprechstunde über den Kooperationspartner TeleClinic oder ihre leistungsstarke GesundheitsApp ebenfalls innovative Impulse im Markt gesetzt hat.

Paradebeispiele für unsere innovativen Digitalangebote sind auch unser Live-Chat mit realen ARAG Mitarbeitern sowie die ARAG Wallet-Card. In Deutschland entwickelt und eingeführt, werden diese Services mittlerweile auch in fast allen internationalen ARAG Niederlassungen und Gesellschaften angeboten. Dieser grenzüberschreitende Wissens- und Technologie- Transfer ist ein echter Erfolgsgarant, denn viele dieser Lösungen lassen sich hervorragend international skalieren.

Neben der breiten Palette an digitalen Services bieten wir aber natürlich auch passgenaue Versicherungsprodukte – wie unseren Internet-Rechtsschutz ARAG web@ktiv oder den ARAG Cyber-Schutz für kleine und mittelständische Unternehmen. Grundvoraussetzung für die Implementierung der digitalen Neuerungen war es, dass wir die Modernisierung der IT in den vergangenen Jahren gezielt vorangetrieben haben. Dazu zählt nicht nur das moderne, Java-basierte Bestands- und Schadensystem (B&S), in das wir Verträge und Schadendaten aus zehn Altsystemen überführt haben. Dazu zählt auch der Abschied aus der Großrechner-Welt. Seit 2017 arbeiten wir ausschließlich mit Linux-basierten Servern.

Sie arbeiten seit 2017 mit Diligent zusammen. Welche Produkte sind im Einsatz und was schätzen Sie an der Handhabung?

Wir nutzen in erster Linie Diligent Boards. Vorteile gibt es viele: Durch die Umstellung auf einen vollständig elektronischen Prozess sparen wir enorm viel Papier, aber auch Zeit. Das ist nicht nur modern, sondern auch enorm nachhaltig. Alle benötigten Unterlagen stehen mit wenigen Klicks parat, auch bei Updates. Man kann komfortabel zwischen den Unterlagen und der Agenda in einzelnen Menüpunkten hin- und herspringen. Zudem hat man die Möglichkeit, hier auch zentrale Unterlagen wie Geschäftsberichte oder SFCR-Berichte an einer Stelle für die Gremium-Mitglieder bereit zu stellen. Weiteres Plus ist die Bedienerfreundlichkeit. Die Standardfeatures, die man vom Handy, iPad oder Tablet bereits kennt, machen einem den Einstieg sehr leicht.

Wie viel Zeit spart insbesondere Ihr Assistenz/Office Team, welches sicherlich maßgeblich ins Sitzungsmanagement eingebunden ist, seitdem Sie Diligent im Einsatz haben?

Die Zeitersparnis lässt sich schwierig beziffern. Die Prozesse vorher waren natürlich aufwändiger, zeitintensiver und papierlastiger. Jetzt geht alles nicht nur viel schneller, sondern wir konnten durch den Verzicht auf Papier starke Effizienzen heben. Wir nutzen Diligent Boards in allen deutschen ARAG Gremien, Vorständen und Ausschüssen, ob in der ARAG SE, der ARAG Krankenversicherung, der ARAG Allgemeine oder in deren Tochtergesellschaft Interlloyd. Insgesamt arbeiten rund 60 Gremium-Mitglieder damit, und da kommt schon eine Menge Zeit- und Papierersparnis zusammen.

War es einfach, alle involvierten Stakeholder von Diligent Board Portal zu überzeugen und wie lange hat der Einführungsprozess gedauert?

Der Abschied von papierlosen Prozessen ist nicht nur modern, sondern passt perfekt zu unserer unternehmerischen Verantwortung, die auf langfristigem und nachhaltigem Handeln beruht. Natürlich fällt es dem einen User leichter als dem anderen. Es erfordert natürlich die Bereitschaft zur Veränderung, was die Arbeitsabläufe angeht und mitunter auch das eigene Verhalten. Der Einführungsprozess war sehr kurz und ging zügig und simpel vonstatten. Wir nutzen Diligent Boards jetzt einige Monate und die Akzeptanz ist sehr gut.

Welche weiteren Features würden Sie sich künftig von Diligent wünschen?

So, wie Diligent Boards ist, ist es sehr gelungen und für die Gremienarbeit optimal nutzbar.

Die ARAG

Der ARAG Konzern ist das größte Familienunternehmen in der deutschen Assekuranz und ein vielseitiger Qualitätsversicherer. Neben ihrem Schwerpunkt im Rechtsschutz-Geschäft bietet die ARAG ihren Kunden in Deutschland auch attraktive, bedarfsorientierte Produkte und Services aus einer Hand in den Bereichen Komposit, Gesundheit und Vorsorge. Aktiv in insgesamt 17 Ländern – inklusive den USA und Kanada – nimmt die ARAG zudem über ihre internationalen Niederlassungen, Gesellschaften und Beteiligungen in vielen internationalen Märkten mit ihren Rechtsschutz-Versicherungen und Rechtsdienstleistungen eine führende Position ein. Mit über 3.900 Mitarbeitern erwirtschaftet der Konzern ein Umsatz- und Beitragsvolumen von rund 1,6 Milliarden €. Unternehmerische Verantwortung für die Gesellschaft hat für die ARAG als unabhängiges Familienunternehmen einen besonders hohen Stellenwert. Neben dem innovativen Förderprojekt „Konfliktmanagement an Schulen“, das die ARAG mit Unterstützung des Ministeriums für Schule und Weiterbildung in NRW initiiert hat, hat sie drei Studien mit auf den Weg gebracht, die sich mit Cybermobbing und den Folgen beschäftigen. Zudem unterstützt der Düsseldorfer Konzern die Deutsche Kinder- und Jugendstiftung in enger Zusammenarbeit dabei, Kinder und Jugendliche für die Herausforderungen und Chancen des Cyberlife zu sensibilisieren. Als Europas größter Sportversicherer ist die ARAG auch als Sponsor im Sport aktiv, unter anderem seit 2001 als Hauptsponsor von Rekord-Tischtennismeister Borussia Düsseldorf sowie auch als Personal-Sponsor der beiden Tischtennis-Weltstars Timo Boll und Dimitrij Ovtcharov.

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