Diligent Talk: Interview mit Kathrin Wood, Geschäftsführerin einer Personalberatung für Assistenzen

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

In meiner Funktion als Personalberaterin mit dem Fokus auf die Assistenz bin ich natürlich selbst großer Fan, Unterstützer und Wegbegleiter von Assistenzen. Im Laufe der Zeit ist mir klar geworden, dass man Assistenz entweder „kann und liebt“ oder eben nicht.  So heißt ein Rat von mir an die Hiring-Managers auch: „Buy the attitude and add the knowledge!“

Die Assistenzen, mit der richtigen Einstellung, die Ihren Job mit Leib und Seele machen und erfolgreich sind, überzeugen vor allem durch die Kombination von Hard Skills und Soft Skills. Sie sind technikaffin, Neuerungen gegenüber aufgeschlossen und beherrschen ihr Handwerkszeug. Gleichzeitig bringen sie viel Fingerspitzengefühl, Kommunikationsgeschick und nicht zuletzt Organisationstalent mit, um das Unmögliche oft möglich zu machen.

Mit der Erfahrung stellt sich dann auch ein gewisses Maß an Gelassenheit ein, was die Assistenz zu einem souveränen und vorausschauenden Business Partner macht. Im Zuge der Digitalisierung kommen nun auch weitere wichtige Eigenschaften hinzu, allen voran die Fähigkeit sich anpassen und auf neue Situationen schnell einstellen zu können. Diese Eigenschaft gepaart mit Neugier und Mut wird meines Erachtens in Zukunft immer mehr an Bedeutung für die Assistenz gewinnen.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Apps, neue Kommunikations-Tools und KI werden zunehmend Einstand im Berufsleben der Assistenz halten. Tatsache ist, dass viele klassische Assistenzaufgaben wie Kalender- und Reisemanagement, die Organisation von Meetings und Terminen, Dokumentenmanagement etc. durch digitale Tools in absehbarer Zukunft ersetzt werden können. Parallel dazu halten junge Manager Einzug in die Führungsetagen, die ganz andere Erwartungen an die Assistenz haben, als ihre Vorgänger in den grauen Anzügen. Da mag die ein oder der andere abwinken und sagen, davon seien wir noch weit entfernt und gleichwohl hat uns allein das letzte Jahr gezeigt, wie schnell sich viele Organisationen und Firmen und auch der einzelne Manager umstellen, Meetings via Zoom und MS Teams selbst planen und vorbereiten konnten.

Die Rolle der Assistenz wird sich somit zwangsläufig und maßgeblich verändern. Aus der souveränen Generalistin muss auch eine Spezialistin werden, eine „go-to-Person“ für bestimmte Themen und Aufgabenstellungen. Hier gilt es vor allem wachsam und neugierig zu sein, um die eigene Position im Wandel der Digitalisierung neu zu definieren und aktiv mitgestalten zu können.

Ich sehe Assistenzen in absehbarer Zeit in Bereichen wie Change Management Compliance oder Datensicherheit, als Chief of Staff oder Business Partner Administration. Und hierfür brauchen wir neben erlernbaren technischen Skills vor allem Offenheit, Neugier, Pioniergeist, Mut und mehr denn je die Fähigkeit, sich auf Neues einzustellen und mit Freude anzunehmen.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun? 

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Wertschätzung der Assistenz in vielen Branchen und Organisationen in den vergangenen Jahren gestiegen ist. Es hängt maßgeblich damit zusammen, welche Erfahrung die ManagerInnen mit der Assistenz gemacht haben. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch ganz klar einen Handlungsauftrag für die Assistenz selbst. Es reicht nicht, auf Anweisungen zu warten und die Aufgaben dann bestmöglich zu erledigen. Die Zeiten der Kaffee kochenden Sekretärin, die stenografiert und tippt sind doch schon lange vorbei. Und deshalb heißt es raus aus der Komfortzone!

Mein Rat für die Assistenz ist: Macht Euch sichtbar, stellt Fragen, macht Vorschläge und überzeugt durch Kompetenz. Ganz konkret könnte das beispielsweise bedeuten, ein firmeninternes Assistenznetzwerk zu gründen oder sich in einem bestehenden zu engagieren; durch Weiterbildung Experte im neuen Kommunikations-Tool zu werden und darum zu bitten, dies im Management Meeting selbst vorzustellen; einen Fachleiter nach einem Meeting anzusprechen und darum zu bitten, bei einem gemeinsamen Lunch mehr zu dem Thema zu erfahren. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich zu entwickeln und zu wachsen. Immer wieder höre ich „Mein Chef sieht aber gar nicht die Notwendigkeit, mich zu fördern oder mir neue Aufgaben zu geben.“  Darauf kann ich nur erwidern: Traut Euch! Zeigen Sie Ihrem Manager den Mehrwert, den Sie schaffen. Wenn er/sie sich nicht überzeugen lässt, suchen Sie einen neuen Weg – vielleicht auch in einem neuen Bereich mit einem anderen Manager, der bereit ist für eine engagierte Assistenz und Sie fördert. Kleben Sie nicht an dem Titel Ihres Vorgesetzten, sondern gestalten Sie Ihren Erfolg. Das erfordert Mut und Zuversicht, wird aber langfristig garantiert belohnt.

Vita von Kathrin Wood:

Kathrin Wood ist Geschäftsführerin der Personalberatung kathrin wood office solutions GmbH, die sich auf die Vermittlung von Positionen im kaufmännischen Assistenzumfeld spezialisiert hat. Seit mehr als 15 Jahren begleitet sie Assistenzen auf dem Weg zu neuen Möglichkeiten und unterstützt Kunden bei der Suche nach einer passenden Unterstützung im administrativen Bereich.