Diligent Talk: Interview mit Barbara Santucci, persönliche Assistentin des Chefredakteurs

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Die Assistenzfunktion bietet ein enorm breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten. In der Medienwelt definieren sich die Aufgaben anders als in der Industrie und beim Pharmaunternehmen ist es wieder anders als im Bankenbereich. Es ist sozusagen ein bunter Regenbogen an Aufgaben. So werden die unterschiedlichsten Interessen und die unterschiedlichsten Typen von Menschen sicher immer irgendwann die richtige Assistenzfunktion im richtigen Umfeld finden – sozusagen den passenden Deckel auf den passenden Topf. Dies zeigt sich mir auch immer wieder im Alltag bei der Moneypenny Society, dem Netzwerk für Assistentinnen in Zürich und Umgebung, bei Diskussionen über den Berufsalltag, der Stellensuche oder bei Weiterbildungen.

Ich selbst bin in einem Medienunternehmen die persönliche Assistentin des Chefredaktors. In meinem Umfeld habe ich enorm viele Freiheiten, ich strukturiere und definiere meinen Tag fast selbständig. Auch muss ich nicht über alles und jeden Rechenschaft ablegen in meinem Beruf. Das ist bei Assistentinnen in sehr komplexen Unternehmungen, sowie jungen Berufseinsteiger/innen wahrscheinlich etwas anders. Auch darf ich viele Zusatzaufgaben übernehmen, für die ich mich interessiere. Je mehr Interesse an einem Unternehmen, je mehr Einsatz, desto breiter und vielseitiger das Aufgabengebiet.

Ich bin mittlerweile nicht nur Assistentin, ich bin Projektleiterin, VIP Gästebetreuerin und Produktionsassistentin von Polit-/Wirtschaftssendungen. Kaum ein Tag gestaltet sich gleich wie ein anderer und das macht für mich diesen Beruf spannend. Er deckt das Eventmanagement, Officemanagement, Projektmanagement, Finanzmanagement und Krisenmanagement, in einer gewissen Art und Weise, in einem ab. Also der Beruf einer guten Fee, die viele Zauberstäbe in der Hand hält und ihrem Chef oder Team als Begleiter und Unterstützer zur Seite steht.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Eine aufgeschlossene, interessierte Assistenz, die nicht in alten Fahrwassern hängen bleibt, offen für Veränderungen/Weiterbildung ist, dass «Dienstleistungsgen» in sich trägt, wird wohl auch in Zukunft keine Angst haben müssen. Herzlichkeit, Dienstleistungsbereitschaft und breites Interesse mit lösungsorientiertem Handeln hat noch kein Roboter in seiner Programmierung. Solange es unsere Chefs gibt, gibt es auch uns.

Wichtig ist also mit der Technik Schritt zu halten, sich ein breites, fundiertes Wissen anzugeignen und sich stets zu interessieren, was im Unternehmen geschieht. Bereitschaft über die Komfort-Zone hinaus zu gehen. Ganz ehrlich glaube ich nicht, dass die Assistenz sich um 180° verändern wird. Oder gar nicht mehr existent sein wird. Menschlichkeit und Herzlichkeit waren und werden immer gefragt sein genauso wie der Wissensdurst am Leben, der Weiterbildung und am Beruf.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun? 

Ich glaube nicht, dass das Bild der Assistenz so verfälscht ist. Kommt es doch auch darauf an, wie Assistent/innen sich in einem Unternehmen positionieren/präsentieren oder eben nicht. Selbstsicherheit, nicht zu verwechseln mit Arroganz, Leistung, Interesse und Mitwirken im Unternehmen, können viel dazu beitragen, dass auch eine Assistenz als wichtiger Key Player wahrgenommen wird.

Wir müssen auch aufhören, immer auf den Titeln rum zu stänkern. Kaum eine Assistentin hört es heute noch gerne, Sekretärin genannt zu werden. Aber warum? Ein Sekretär ist ein unglaublich schönes, wertvolles Möbelstück, für das viel Geld bezahlt wird, das seinem Besitzer ein Leben lang Freude bereitet, ihm zur Seite steht mit vielen Schubladen und Geheimfächern eine Investition fürs Leben. Also nichts Verwerfliches. Und sind wir mal ehrlich, wir modifizieren die Namen, aber die Aufgaben bleiben der Entwicklung der Zeit entsprechend gleich. Da ändert auch der Titel Office Managerin, Teamleiterin oder Pool Managerin nichts. Ein Hauswart ist auch nicht mehr als er vorher war, nur weil er jetzt Facility-Manager heißt…

Stetig stänkernde, unzufriedene, desinteressierte und zum Teil auch frustrierte Assistent/innen tragen ganz sicher nicht zu einem positiven Berufsgruppenbild bei. Und von dieser Spezies gibt es leider noch immer ein paar… Wer sich stehts zu höherem geboren fühlt, vergisst, dass es immer ein Geben und Nehmen ist und dies im Gleichgewicht, dass Teamwork, Dienstleistung, Loyalität und Respekt – ganz wichtige Zutaten im Zusammenarbeiten sind. Ja und zum Schluss nehmen diese Damen oftmals noch penetrante Chef-Allüren an, wie sie ihr eigener Chef nie hätte und worüber sie kaum «amused» wären… Final bekommen wir so eine nicht sonderlich geschätzte Kollegin, die dem Ruf alles andere als nützt und uns auch keinen Schritt weiter bringt in der Entwicklung und Wertschätzung unserer Berufsgilde.

Darum «brenne» für das was Du tust, das steckt andere an und ein «Flächenbrand» entgeht niemandem.

Und zum Schluss noch dies, was ich als schlimmere Problematik wahrnehme als das vereinzelte verfälschte Bild der Berufsgruppe ist, was ich auch im Netzwerk der Moneypenny Society (www.moneypennysociety.ch) oft höre, der Wunsch, dass auch ältere Assistent/innen wieder einen Arbeitsplatz finden dürfen und nicht nur die ganz jungen, günstigen Kollegen/Kolleginnen. Denn nur jung und günstig ist nicht immer auch effizienter und kostengünstiger. Der gesunde Mix macht es aus! Denn ältere, erfahrene und vielleicht etwas kostenintensivere Assistentinnen sind oftmals schneller in der Materie und den Abläufen als junge Unerfahrene. Alter soll keine Diskriminierung sein und Jugend kein Privileg… Der Fähigste sollte jeweils mit den Aufgaben betreut werden – egal ob jung oder alt, weiblich oder männlich.

Kurzprofil Barbara Santucci:

• Aus Zürich, lebt in Zürich
• Arbeitgeber: Anwaltskanzlei (1 Jahr), Bank (1 Jahr im Rechtsdienst), Stellenvermittlungsbüro (4 Jahre), Medienunternehmen (21 Jahre)
• Diverse Weiterbildung im Eventbereich, BWL-Bereich, Kommunikation, Arbeitsweisen
• Gastreferentin ZFU und Präsidentin Moneypenny Society Zürich