Diligent Talk: Interview mit Bianca Huber, Assistentin für Executive Vice President

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Ich denke über die letzten Jahre hat sich die Rolle der Assistenz extrem verändert und das wird auch in den kommenden Jahren noch so weiter gehen. Fast alle Prozesse werden bei uns digitalisiert. Vor neun Jahren durfte ich die erste Erfahrung damit machen, als mein Unternehmen die Dienstreiseanträge & Abrechnungen von Excel-/Papier in SAP verlagert hat.

Ständig kommen neuen Technologien auf den Markt, es gibt neue Programme oder Updates zu den Alten. Sobald es Veränderungen gibt, sind wir als Assistenzen, von Anfang an mit dabei. Ich denke genau das zeichnet auch eine gute Assistentin aus. Sich sofort auf Veränderungen einstellen, diese annehmen und umsetzen zu können. Wir sind das Sprachrohr in unsere Bereiche und meist auch Trainer, um unsere Bereiche in einer Veränderungskultur zu schulen.

Als Kind der 90er bin ich mit der Digitalisierung groß geworden. Ich persönlich freue mich meist über jede neue Technologie und habe keine Probleme, mich diesen anzunehmen. Meist finde ich, dass fast jede neue Technologie die Arbeit ein Stück erleichtert.

Vor allem bin ich gespannt, wo die Reise der KI noch hingeht. Angst, dass sie mich ablösen könnte, habe ich allerdings nicht. Denn eine KI kann eines nicht: Individuell auf Emotionen eingehen. Sie wird meine Kreativität und Initiative nicht ersetzen können. Zumindest nicht so schnell.

Ich persönlich kann nur jedem raten, am Ball zu bleiben, sein Wissen ständig zu erweitern und bereit zu sein, Neues zu erlernen. Sich selbst in verschiedene Projekte mit seinem Wissen einzubringen und am besten die Kollegen oder den Vorgesetzten abhängig von sich zu machen. Inwieweit sich unsere Rolle tatsächlich verändert, können wir auch ein Stück selbst mitbestimmen! Das sollten wir niemals vergessen.

Die neue Chefgeneration der Millennials oder Generation Z kommt immer mehr in die Unternehmen und bringt neuen Schwung in die Arbeitsweise vieler Organisationen. Stimmt Sie dies positiv oder eher negativ mit Blick auf die Zusammenarbeit mit jüngeren Vorgesetzten? 

Ich sehe ganz klar nur Vorteile der neuen Chefgeneration! Ich bin bereits in den Genuss gekommen, für beide Chefgenerationen zu arbeiten:

• Klassisch den Terminkalender auszudrucken, Kaffee aufzukochen und ausgehende Telefonate verbinden oder am besten den verspäteten Flieger doch früher landen zu lassen waren mein tägliches doing.
• Kalender, Reiseunterlagen oder Präsentationen folgen digital. Kaffee gibt´s  beim Bäcker um die Ecke. Connected wird sich via LinkedIn und wenn der Flieger zu spät kommt, ist das wertvolle Zeit, die genutzt wird um mit iPad oder iPhone E-Mails am Flughafen zu beantworten.

Für die neue Generation an Chefs musste ich mich persönlich nicht verändern, da ich selbst zur Generation Z gehöre. Zwar wurden von jetzt auf gleich alle meine Strukturen über Board geworfen, allerdings habe ich nach ein paar Stunden schon die Vorteile davon wahrgenommen. Täglich setze ich mich mit neuen Apps oder Tools auseinander und eigne mir das Wissen dazu an. Manchmal ist mein Chef schneller und manchmal ich. Und auch der Zukunft blicke ich freudig entgegen und werde mich auch weiterhin immer wieder auf neue Veränderungen einlassen. Jede neue Generation an Vorgesetzten bringt neue Veränderungen mit!  Von mir selbst kann ich behaupten, dass ich weder ein Pessimist noch ein Optimist bin. Ich bin ein Realist.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun? 

Ich denke wir sind selbst in der Verantwortung, das Bild der Assistenz richtig zu stellen. Manche denken immer noch, dass wir nur Themen abarbeiten, Telefonate weiterleiten oder die Post öffnen. Bestenfalls noch Kaffee kochen. Jetzt musste ich wirklich kurz überlegen, wann ich das letzte Mal in der Firma Kaffee gekocht habe. Ich glaube, das war zu meinen Azubi-Zeiten. Meist fragt mich mein Chef, ob ich denn auch Kaffee möchte.

Unsere Rolle und das Berufsbild der Assistenz hat sich stark gewandelt. Allein wenn ich an meine Anfänge denke, mittlerweile auch schon zehn Jahre her, leben wir jetzt in einer anderen Welt!

‘‘Sie sind die Firewall der Führungsetagen, Chefnavi und lebende Database – man sieht sie nur kaum, die Manager der Manager im Sekretariat.‘‘ – Katharina Münk

Besser wie Autorin Katharina Münk hätte sie es nicht beschreiben können. Wir stehen nicht immer im Vordergrund oder Mittelpunkt. Wir müssen auch nicht täglich raus posaunen, was wir heute erledigt haben. Sondern wir tun es einfach! Genau deshalb, denke ich, wird das neue Berufsbild der Assistenz nicht wirklich wahrgenommen. Woher sollen andere das auch wissen, wenn wir nicht damit posieren? Das sollten wir ändern. Ich selbst mache mich auf LinkedIn stark dafür und erzähle gerne aus meinem Arbeitsalltag oder was ich erreicht habe.

Um gemeinsam am Ball zu bleiben, baue ich aktuell mit einem wundervollen Kernteam ein Assistenz-Netzwerk bei uns im Unternehmen auf. Wissen geben und nehmen sollte selbstverständlich sein. Wir sollten miteinander und nicht gegeneinander arbeiten, nur so können wir das neue Rollenbild gemeinsam nach außen tragen.

Vita von Bianca Huber:

Bianca Huber blickt auf fast 10 Jahre Erfahrung als Assistentin in der Automobil Branche zurück. 2018 wurde sie bei der Akademie für Sekretariats- und Büromanagement zur Management Assistentin zertifiziert. Aktuelle Themen wie New-Work & digitaler Wandel liegen ihr sehr am Herzen. 2020 gründete Sie das Projekt ‘Assistenz Netzwerk‘ und arbeitet derzeit mit einem Kernteam an der Strategie. Hierbei ist ihr besonders wichtig, den Informationsfluss im Assistenzbereich zu verbessern. Sie engagiert sich zudem, das eingestaubte Rollenbild der Assistenz abzuschaffen und zu verdeutlichen, wie wichtig die moderne Assistenz wirklich ist.