Diligent Talk: Interview mit Corinne Giannini, Personal Assistant to CEO, Schweiz

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Für mich persönlich ist es der perfekte Job. I just love it!  Mit all seinen Facetten. Kein Tag ist wie der andere, immer kommen neue Herausforderungen dazu. Sehr oft solche, die einen denken lassen: Wie soll ich das anstellen? Und genau das sind dann die spannendsten Tasks.

Ich habe in meiner Karriere schon sehr viele Events organisiert oder in großen Projekten Verantwortung übernehmen dürfen. Heute wird mir schwindlig, wenn ich daran zurückdenke. Wenn ich mir überlege, was hätte schiefgehen können beim einen oder anderen Thema, dann kribbelt es mir im Magen. Aber es ging nichts schief. Und wenn, dann zum Glück nur im kleinen Rahmen, sodass ich daran wachsen konnte.

Ich kann in meiner Rolle in so viele verschiedene Themen entdecken. Habe mit so vielen verschiedenen Menschen innerhalb und auch außerhalb der Firma, auf der ganzen Welt verteilt, zu tun. Wo gibt es das schon? Durch solche Kontakte sind teils Freundschaften entstanden. Mit einigen Assistenzkolleginnen aus diversen Ländern bin ich nach wie vor in regelmässigem Austausch, obwohl wir uns noch nie persönlich getroffen haben.

Durch meine Funktion als Assistentin stand ich schon sehr oft vor Herausforderungen – eigentlich immer wieder. Im ersten Moment weiß ich nicht, wie ich das anpacken soll und wo ich anfangen soll. Das hat mich auch in meinem privaten Leben geprägt. Auch da gibt es immer wieder Situationen, in denen man vor neuen Herausforderungen steht. Man kommt an neue Themen, mit welchen man bisher nichts zu tun hatte. Das wirft mich nicht aus der Bahn. Im Gegenteil: es spornt mich an. Das habe ich den Erfahrungen in meinem beruflichen Umfeld zu verdanken und ich schätze jeden einzelnen Moment dafür. Gerade, oder vor allem aus den schwierigen Situationen, habe ich wohl am Meisten gelernt. Für mich persönlich.

Sind Sie bereits angekommen im „Digital Workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Ich bin voll auf dem Weg hin zum Digital Workplace. Durch meine aktuelle Weiterbildung, ein CAS in Digital Office Management, beschäftige ich mich sehr intensiv mit diesem Thema und mit den neuen Möglichkeiten und Arbeitsmethoden. Einerseits hat Corona natürlich auch bei uns in der Firma einen digitalen Schub ausgelöst und wir mussten uns von heute auf morgen mit ganz neuen technischen Hilfsmitteln auseinandersetzen. Mir persönlich gefällt das sehr, es macht großen Spaß. Und weil sich nun alle rund herum intensiver damit beschäftigen, als noch vor ein paar Monaten, ist es einfacher, im eigenen Umfeld Dinge in Bezug auf New Work/Digital Workplace voranzutreiben.

Ich selber bin sehr neugierig diesen neuen Features gegenüber und habe für meinen täglichen Arbeitsablauf einiges angepasst. Meine persönlichen Notizen mit kleinen Tipps und Tricks und Infos, die ich immer mal wieder nachschlagen möchte, habe ich in ein OneNote übertragen und so die Zettelwirtschaft rund um den Schreibtisch abgeschafft. Ein zusätzliches Plus ist, dass ich nun Notizen über die OneNote App auch immer dabei habe. Im Büro, als auch im Homeoffice.

Für die Assistenz 4.0 ist es wichtig, denke ich, sich intensiv mit den neuen Möglichkeiten auseinanderzusetzen, sich persönlich dafür zu interessieren und nicht abzuwarten, bis es keinen Ausweg mehr gibt. Denn der Wandel von einem analogen zu einem hauptsächlich digitalen Arbeitsalltag ist gross und man sollte ihn Schritt für Schritt nehmen. Nicht jedes Tool oder Feature passt für alle. Man muss auch etwas herausspüren, was einem wirklich hilft und Abläufe vereinfacht und was eben nicht.

Bei uns wird in den nächsten Wochen und Monaten MS Teams noch weiter ausgerollt. Soweit ich das Tool bisher kennengelernt habe, finde ich es eine super Sache. Es vereinfacht die Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern und es macht richtig Spass, damit zu arbeiten. Das Beste daran finde ich, die App Version für mein Smartphone und Tablet. So habe ich wichtige Infos und Unterlagen immer bei mir und kann schnell und einfach von überall her darauf zugreifen. Das hat sich in letzter Zeit schon ein paar mal bewährt.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Manche denken immer noch, einen Hauptteil des Tages verbringen wir Assistenzen damit, die Korrespondenz für den Chef zu erledigen, die Post zu öffnen und zu bearbeiten, Kaffee zu servieren und Anrufe weiterzuleiten. Ich selber kann mich nicht erinnern, wann ich den letzten «richtigen» Brief für meinen Chef geschrieben habe. Das kommt im Jahr vielleicht noch 2 oder 3 Mal vor, öfter nicht. Kaffee holt er sich selber und manchmal bringt er mir sogar einen mit. Anrufer verbinde ich nur noch selten, und wenn dann sind es externe, denn die internen Anrufe über Teams gehen alle direkt zum Chef.

Das Berufsbild der Assistenz hat sich bereits in den letzten Jahren stark gewandelt. Wenn ich an meine Anfänge vor über 15 Jahren denke, ist es eine andere Welt. Dem Beruf steht nicht nur ein Wandel bevor, er war schon immer in Bewegung. Das ist ja genau das Spannende daran. Wir Assistenzen sind nicht dafür bekannt, dass wir im Mittelpunkt stehen. Wir halten uns eher im Hintergrund auf und müssen nicht immer überall herumerzählen, was wir heute wieder Wahnsinniges geschaffen haben. Wir tun es einfach und wenn es gut kommt und der Chef zufrieden ist, freuen wir uns im Stillen darüber. Aus diesem Grund glaube ich, wird das Bild der Assistenz öfters nicht so bewusst wahrgenommen. Daher liegt es auch an uns, JobinhaberInnen, dies zu verändern.

Vita von Corinne Giannini:

Seit über 15 Jahren mit Leidenschaft als C-Level Assistant in diversen internationalen Industriebetrieben tätig. Nach dem Abschluss des eidg. Fachausweises Direktionsassistentin vor einigen Jahren, diversen Seminaren zu Projektmanagement, Marketing und Travel Management, folgt nun eine Weiterbildung zum CAS Digital Office Management. Die Themen New Work / Digitization / Assistenz 4.0 liegen ihr persönlich am Herzen.