Diligent Talk: Interview mit Daniela Lontzek, Assistentin bei Siemens AG

In unserer Interviewreihe „Diligent Talk“ reden wir mit Experten und Kunden und versuchen herauszufinden, wie digital sie bereits arbeiten und wie sich ihr Beruf durch den Einsatz digitaler Lösungen verändert hat. Diesmal im Interview: Daniela Lontzek, Assistentin bei der Siemens AG in München.

Siemens ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit dem Fokus auf Elektrifizierung, Automatisierung und Digitalisierung. Als einer der größten Anbieter energieeffizienter, ressourcenschonender Technologien ist Siemens führend bei Systemen für die Energieerzeugung und -übertragung sowie die medizinische Diagnose. Bei Lösungen für Infrastruktur und Industrie nimmt das Unternehmen eine Vorreiterrolle ein.

Daniela Lontzek arbeitet seit ca. 6 Jahren bei der Siemens AG, davon die letzten 3 Jahre als Assistentin im Bereich Talent Acquisition Germany.

Mit insgesamt ca. 20 Jahren Berufserfahrung als Sekretärin/Teamassistenz und Executive Assistant in verschiedene Bereichen von nationalen und internationalen Unternehmen, hat sie die Entwicklung der Digitalisierung im Bereich der Assistenz beobachten können und ist begeistert dabei, neue Tools zu entdecken und auszuprobieren, die den Arbeitsalltag erleichtern können. Seit 2017 ist Daniela Lontzek zudem Mitglied bei IMA Germany (International Management Assistants), einem internationalen Berufsverband von Assistenzen, welches sich zum Ziel gesetzt hat, die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitglieder sowie die berufliche Entwicklung des Berufes voranzutreiben.

Wie virtuell arbeiten Sie bereits bei Siemens? Welche Hürden gibt es dabei?

Virtuelles Arbeiten hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. Die Teams sitzen häufig nicht nur an einem Standort, sondern an mehreren verteilt. In Deutschland wie auch weltweit. Durch virtuelles Arbeiten können wir viele Dinge schneller und kostengünstiger erledigen. Also setzen wir es immer dort ein, wo es sinnvoll ist. Technologisch haben wir dafür die Voraussetzungen.

Für den Austausch nutzen wir verschiedene Plattformen, die den Austausch von Informationen und Unterlagen vereinfachen. Die Herausforderung liegt dabei häufig darin, das richtige Tool zu finden, das nicht nur für eine Abteilung nützlich ist, sondern einen Mehrwert für möglichst viele Abteilungen bringt und somit auch entsprechend breit genutzt werden kann.

Wie läuft bei Ihnen das Sitzungsmanagement ab? Digital oder analog?

Auf beide Arten. Die Agenda von Sitzungen wird in der Regel mittels Tools organisiert. Die Konferenz selbst wird entweder in Persona abgehalten oder wir nutzen so genannte Circuit-Meeting-Rooms mit professionellen Kameras und Mikrofone. Der Vorteil: Jeder Teilnehmer kann selbst flexibel entscheiden, ob er persönlich oder virtuell an einem Meeting teilnehmen will, ohne dass es wesentliche Einschränkungen gibt. Per Circuit können wir virtuell miteinander diskutieren und gleichzeitig Dokumente oder den eigenen Computerbildschirm teilen.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Aktuell findet ein Wandel bei den Führungskräften statt. Es geht weg von der klassischen Führungskraft, die mit ihrer Sekretärin als „Vorzimmerdrache“ eine Distanz zu den Mitarbeitern hatte. Es entwickelt sich immer mehr zu einem Miteinander zwischen Führungskraft und Mitarbeitern. Das bedeutet auch, dass Assistenzen stärker eingebunden werden.

Unsere Berufsgruppe muss den Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, gegenüber offen sein. Wir müssen die Veränderungen nicht nur begleiten, sondern aktiv gestalten und zu den Vorreitern gehören.

Zusammen mit einigen Kolleginnen sind wir hier bei Siemens in einem firmeninternen Netzwerk von Assistentinnen tätig, um uns genau auf diese Themen einzustellen und aktiv mitzubewegen. Hierzu gehört auch, dass wir mit als erste neue Tools ausprobieren oder auch suchen, welche es gibt. Über den Kontakt mit IMA haben wir auch Kontakt zu anderen firmeninternen Netzwerken bekommen, mit denen wir uns zu den Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, austauschen. Bei diesen Treffen hat sich immer wieder deutlich herauskristallisiert, dass wir alle mit den gleichen Herausforderungen zu tun haben. Aus meiner Sicht kann ich allen Kollegen und Kolleginnen immer wieder nur ans Herz legen, sich mit anderen auszutauschen und den Herausforderungen gemeinsam zu stellen. Das macht es uns allen leichter.