Diligent Talk: Interview mit Daniela Ullmann, Assistentin der Geschäftsführung

Bio: 

Als Assistentin der Geschäftsführung und Gesundheitsbeauftragte eines börsennotiertes Telekommunikationsunternehmen, blickt Daniela auf eine erfolgreiche 18jährige, internationale Karriere zurück. Ihre langjährige Auslandserfahrung in England, Spanien und den USA sowie die Arbeit im internationalen Umfeld ermöglichten ihr, nicht nur im Assistenzbereich tätig zu sein, sondern auch in der Unternehmenskommunikation, im HR, für den Corporate Social Responsibility sowie im betrieblichen Gesundheitsmanagement. Daniela gilt als Experte im Bereich interkultureller Kommunikation und ist Motivational Speaker und Coach für Themen rund um Gesundheit, Fitness und Ernährung.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Globalisierung und Digitalisierung verändern nicht nur Unternehmenskulturen und Führungsverhalten, sondern auch die Rolle der Assistenz im digitalen Alltag. Künstliche Intelligenz wird eine immer wichtigere Rolle spielen und unterstützt zum Beispiel bei der Terminplanung, Reisebuchung oder dem Verwalten der Meeting Räume. Diese Entlastung bei der Bewältigung von administrativen Aufgaben schafft Platz für neue, komplexere Tätigkeiten.

Durch die digitale Vernetzung werden sich auch die Tools der Kommunikation immer mehr verändern. Hier wird die Assistentin der Zukunft eine wichtige Rolle spielen, denn wie auch beim Autonomem Fahren gilt: je mehr Technik, umso höher das Risiko der Fehlerquellen bei zahlreichen Videokonferenzen, virtuellen Meetings oder Telepräsenzen. Wenn sich die Assistentin hier als Wissensmanagerin etabliert, kann sie einen enormen Wertbeitrag leisten. Und das nicht nur für ihren Vorgesetzten, sondern für das ganze Unternehmen. Der digitale Wandel und die damit zusammenhängenden, immer schneller voranschreitenden technischen Veränderungen, erfordern ein permanentes Weiterentwickeln, nicht nur der Fachkenntnisse, sondern auch der arbeitsmethodischen und digitalen Kenntnisse. Gleichzeitig bietet er Assistenzen die Möglichkeit, individuelle Kenntnisse und Fähigkeiten gezielt einzusetzen und auf diesen Zug sollten wir aufspringen.

Mit der Digitalisierung entstehen auch neue Berufsbilder, wie zum Beispiel der Feel Good Manager. Gesundheit am Arbeitsplatz ist ein notwendiges und wichtiges Thema, denn nur wenn ein Mitarbeiter zufrieden ist und sich wohlfühlt, kann er volle Leistung erbringen. Dies haben viele Unternehmen bereits erkannt und bieten ihren Mitarbeitern eine Auswahl an gesundheitsfördernden Maßnahmen im Bereich Work-Life Balance, Fitness und Ernährung. Auch mein Ziel als Gesundheitsbeauftragte – eine meiner zusätzlichen Tätigkeiten – ist es, zu einem gesunden Arbeitsplatz beizutragen und die Mitarbeiter dazu zu motivieren, selbst aktiv zu werden. Sei es durch einen Spaziergang in der Mittagspause, gesunden Snacks zwischendurch oder kurzen Körperentspannungsübungen.

Assistenzen sind strategische Business Partner. Stimmen Sie dem zu?

100 Prozent. Assistenzen sind eine wichtige Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Fachbereichen und fungieren in dieser Rolle als strategischer Partner für die Führungsebene. Gleichzeitig sind sie in die Vor – und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Meetings und Veranstaltungen involviert, bereiten Präsentationen auf und kennen dadurch die aktuellen Projekte und internen Prozesse sehr gut. Meine Erfahrung zeigt, dass die Perspektive der Führungsebene nicht immer die Perspektive des restlichen Unternehmens widerspiegelt. Hier können Assistenten als interner strategischer Geschäftspartner fungieren und dazu beitragen, einige dieser Lücken innerhalb des Unternehmens zu schließen.

Die neue Chefgeneration der Millennials oder Generation Z kommt immer mehr in die Unternehmen und bringt neuen Schwung in die Arbeitsweise vieler Organisationen. Stimmt Sie dies positiv oder eher negativ mit Blick auf die Zusammenarbeit mit jüngeren Vorgesetzten?

Beides: Es wird neue Möglichkeiten sowie auch Herausforderungen in der Zusammenarbeit geben. Neue Möglichkeiten sehe ich im Bereich des mobilen Arbeitens. Wo manch traditionelle Führungskraft Wert auf Anwesenheitspflicht legt, gilt bei Millennials „Hauptsache das Ergebnis stimmt“, egal ob man sich im Home Office, im Café oder im Büro befindet. Als Basis gilt hier natürlich das gegenseitige Vertrauen. Diese Freiheit schränkt gleichzeitig auch ein, denn wo früher galt “aus den Augen aus dem Sinn”, ist heute das Work-Life Blending (Verschmelzung von Arbeit und Freizeit) der Schlüssel zum Erfolg. In Unternehmen ist es häufig verbreitet, dass besonders in der Führungsetage auch eine Erreichbarkeit nach der Kernarbeitszeit verlangt wird. Neben den vielen Vorteilen sehe ich als einen der Nachteile den fehlenden direkten menschlichen Kontakt, der gerade in dieser Rolle extrem wichtig ist. Zum einen ist es natürlich fantastisch, dass man heutzutage bequem über E-Mail, Messenger oder Videochat einfach und effizient kommunizieren kann, doch der persönliche Kontakt ist für eine funktionierende Arbeitsbeziehung mindestens genauso wichtig. Wie auch bei allem kommt es hier auf eine gesunde Balance an.

„Intelligenz ist die Fähigkeit, sich dem Wandel anzupassen.“ Ganz nach Zitat von Stephen Hawking sollte man jede Zusammenarbeit als eine Chance für neuen Wachstum sehen, sowohl beruflich als auch persönlich.