Diligent – Talk: Interview mit Diligent’s Executive Assistant Elyse Maloni

Der Diligent-Talk ist eine neue Rubrik auf unserem Blog, wo wir regelmäßig mit Kunden, Experten aber auch unseren eigenen Mitarbeitern in den Dialog treten wollen.

Den Anfang macht heute die rechte Hand des CEO von Diligent, Brian Stafford. Executive Assistant Elyse Maloni sitzt im Diligent Headquarter in New York City (USA) und somit mitten in der Schaltzentrale. Ein Grund mehr, Elyse und ihre Arbeit in diesem Interview einmal vorzustellen.

Wer ist Elyse Maloni? Bitte erzählen Sie etwas über sich und Ihren Hintergrund.

Ich bin die persönliche Assistentin des CEO von Diligent. Ich bin seit fast drei Jahren Teil des Teams von Diligent. Davor habe ich bei einem Modemagazin gearbeitet. Ich habe einen Abschluss in Literatur und bin ein begeisterter Fan sowohl des New York City Ballets als auch der New York Yankees.

Erzählen Sie uns ein bisschen von Ihrer aktuellen Funktion als Executive Assistant für CEO Brian Stafford.

In meiner jetzigen Rolle unterstütze ich unseren CEO bei der Organisation seines Kalenders, die Einhaltung seiner umfangreichen Reiseverpflichtungen und bei der Bewältigung administrativer Aufgaben. Ich organisiere darüber hinaus auch diverse Firmenveranstaltungen inklusive Betriebsausflüge, „Meilenstein-Feiern“ und ehrenamtliche Aktivitäten.

Wie müssen wir uns die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Brian vorstellen? Wie digital arbeiten sie beide und gibt es spezielle Tools, die sie beide dafür verwenden?

Nachdem ich nun fast drei Jahre bei Diligent angestellt bin, habe ich Brians Kalender so intensiv verinnerlicht, dass es eine Leichtigkeit geworden ist, ihn zu unterstützen. So etwas entwickelt sich natürlich innerhalb einer solchen Rolle erst mit der Zeit, das können sicherlich viele andere Assistenzen bestätigen. Ja, meine Art zu arbeiten ist tatsächlich sehr digital. Brian ist häufig in einer anderen Zeitzone unterwegs, wir kommunizieren dann per E-Mail und verlassen uns zudem sehr intensiv auf den Diligent Messenger.

Erinnern Sie sich noch daran, als Sie zum ersten Mal ein Meeting mit der Diligent Technologie organisiert haben? Wie war das damals? Wieviel Zeit hat es tatsächlich gespart?

Die Organisation der ersten Vorstandssitzung machte mich sehr nervös. Doch dann wurde es mir recht schnell klar, dass es mit Diligent Boards so herrlich einfach verlaufen kann, eine digitale Kopie der einzelnen Unterlagen zu erstellen, welche einfach bearbeitet und überprüft werden kann, bevor es für andere sichtbar ist. Denn in der „traditionellen Welt“ lauern doch mehr Fallen als man denkt. Es gibt so viele Möglichkeiten, Fehler zu machen, eine Seite zu vergessen oder man erkennt auf einmal einen Tippfehler, der nicht schnell korrigiert werden kann. Die Diligent Technologie hat mir viele Arbeitstage erspart, so dass ich mich auch parallel in anderen Projekten engagieren konnte.

Wie produktiv und effizient würden Sie die Diligent Board Portal Technologie bezeichnen im Vergleich zu dem Organisieren von traditionellen bzw. nicht-digitalen Board Meetings?

Nachdem ich die Hardkopie-Version der Board Meeting Materialien immer wieder mehrfach benutzt hatte, muss ich sagen, dass die klassischen Methoden, die zur Durchführung von Meetings verwendet werden, weder produktiv noch effizient sind. Ich würde Tage (ja,Tage!) damit verbringen, zu drucken, zu kopieren und zu sortieren, um Dutzende von Unterlagen mit der quälenden Angst zu erstellen, dass ich einen Fehler übersehen oder eine Seite vergessen hätte. Während mit der Board Portal Technologie die Erstellung der Sitzungsunterlagen etwa 30 Minuten dauert, kann ich alle Registerkarten und zugehörigen Dokumente schnell überprüfen, um sicherzustellen, dass die Materialien korrekt und aktuell sind. Eine wunderbare Erleichterung meiner Arbeit.

Welches ist Ihre bevorzugte Funktion von Diligent Boards und warum?

Ich mag die Möglichkeit, die Sichtbarkeit im Board-Portal zu beschränken. Wenn ich also ein Dokument erstelle und hoch lade, kann ich eine andere Person bitten, es zu überprüfen, bevor es für die gesamte Gruppe sichtbar wird. Und ich schätze natürlich den ökologischen Aspekt und die Tatsache, wie viel Papier (und damit Bäume) wir sparen!

Wie digital ist Elyse? Welche Tools und Apps nutzen Sie in Ihrem Job? Welche Anwendungen würden Sie anderen Assistenzen empfehlen?

Ich bin sehr digital aufgestellt als Assistentin. Ich verwende Boards und Messenger als Kern meiner Arbeitsaufgaben. Ich empfehle daher Messenger für jeden Assistenten aufgrund der Fähigkeit, schnell, effektiv und sicher zu kommunizieren. So viele der Informationen, die ich in meinem Job brauche, sind hochsensibel und vertraulich, wie zum Beispiel personenbezogene Identifikationsinformationen zur Reisekoordination, und da ich auf diese Informationen verweisen muss, ist es eine große Hilfe, sie in der Messenger-App sicher aufzuzeichnen.

Ich sitze den ganzen Tag vor einem Computer, daher hat leider meine Körperhaltung gelitten. Also habe ich mir eine spezielle Körperhaltungs-App heruntergeladen, die mir hilft, mich aufrecht zu halten. Ich benutze darüber hinaus eine Notiz-App für mich persönlich als auch beruflich. Ich kompiliere Aufgabenlisten, speichere Links und Listen zum späteren lesen, mache Notizen, speichere Fotos und hundert andere Dinge, die mir helfen, organisiert zu bleiben. Die Wettervorhersage-App ist auch in meinem Job ziemlich unentbehrlich, da sie mir hilft, den Verkehr zu beobachten und somit rechtzeitig etwaige Flugverspätungen zu erkennen. Und ich weiss immer, ob Brian einen Regenschirm braucht oder nicht, haha.

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Bei Fragen steht Ihnen Peter Herr, Regional Sales Director Germany & Switzerland, jederzeit gerne unter pherr@diligent.com zur Verfügung.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl