Diligent Talk: Interview mit Dottie Schindlinger, Diligent

Wir haben auf diesem Blog schon einige MitarbeiterInnen wie Elyse Maloni (Executive Assistant des CEO) und Peter Herr (Regional Sales Director DACH) vorgestellt. Jetzt hatten wir das Vergnügen, mit Dottie Schindlinger (Vice President Thought Leadership) zu sprechen. Wir hoffen, Ihnen gefällt dieses inspirierende Interview über Dottie‘s Aufgaben, ihre Meinung zur Digitalisierung und zur Zukunft der Arbeit.

Vielen Dank für dieses Interview, Dottie. Bitte erzählen Sie uns etwas über Ihren Hintergrund.

Ich gehörte zu den Gründungsmitgliedern des Tech-Start-ups BoardEffect – Anbieter einer Board Management Software mit dem Schwerpunkt Gesundheit und gemeinnützige Gremien, das Diligent Ende 2016 übernahm. Ich bringe mehr als 20 Jahre Erfahrung in Governance-bezogenen Tätigkeiten mit. Ich habe unter anderem als Direktorin, leitende Angestellte und Vorsitzende eines Kommittees, Governance-Beraterin und Trainerin für private, öffentliche und gemeinnützige Gremien gearbeitet. Aktuell bin ich stellvertretende Vorsitzende des Direktoriums des Alice Paul Instituts und Mitglied des Beirats des Diligent Instituts, des gemeinnützigen Think Tanks und weltweiten Governance Forschungszentrum der Diligent Corporation.

Sie sind derzeit Vice President bei Diligent in New York City. Was ist Ihre Aufgabe?

Ich bin Vice President of Thought Leadership bei Diligent, dem führenden Anbieter von sicherer Softwarelösungen für Gremienkommunikation und Kollaborationssoftware, die von über 500.000 Direktoren und Entscheidungsträgern weltweit genutzt werden. Ich betreue bei Diligent Themen wie Prozesse, Cybersecurity und Technologie in Führungsgremien. Zusammen mit dem Thought Leadership-Team erarbeiten wir schriftliche Beiträge zu Governance-Themen, als auch Audio und Video. Darüber hinaus halte ich sehr viele Präsentationen für Vorstände und Aufsichtsräte bei Veranstaltungen weltweit. Wir wurden auch von verschiedenen Publikationen wie Forbes, The Wall Street Journal sowie mehreren Fachzeitschriften einschließlich Corporate Board Member Magazine, Corporate Secretary Magazine, Execranks, CSO Online, und Dark Reading interviewt bzw. haben für diese geschrieben. Kürzlich haben unser CEO Brian Stafford und ich gemeinsam das Buch Governance in the Digital Age: A Guide for the Modern Corporate Board Director verfasst, das im April 2019 von John Wiley & Sons Publishers veröffentlicht wird.

Sie gaben kürzlich ein Interview, in dem Sie sagten, dass Assistenzen wie Fluglotsen seien. Welche Geschichte steckt hinter dieser Aussage?

Vorstandsassistenzen haben eine Vielzahl von Aufgaben, die miteinander in Wettbewerb stehen. Sie müssen beispielsweise sicherstellen, dass der Vorstand als Leitungsorgan alle nötigen Informationen erhält, um Sitzungen durchzuführen und Entscheidungen zu treffen; gleichzeitig müssen sie jeden Direktor kennenlernen und sicherstellen, dass jede Person das hat, was er/sie benötigt, um erfolgreich zu sein – im Bewusstsein, dass jede Person andere Erwartungen und Anforderungen hat. Zugleich berichten sie üblicherweise an die oberste Leitungsebene (z. B. den Chefsyndikus, den CEO, oder andere Vorstandsmitglieder) und müssen somit ebenfalls sicherstellen, dass dieser Personenkreis das hat, was er benötigt, um erfolgreich mit dem Gremium zusammen zu arbeiten. Manchmal können diese Bedürfnisse zueinander im Widerspruch stehen, zum Beispiel, wenn das Gremium Informationen anfordert, die die Leitungsebene noch nicht fertiggestellt hat. Die Vorstandsassistenz findet sich oft zwischen den widerstreitenden Anforderungen wieder und muss entscheiden, welche Anforderung Priorität hat, ohne dabei die Glaubwürdigkeit anderer zu beschädigen. Die besten Vorstandsassistenzen müssen vorhersagen können, wann so etwas passieren könnte und solche Hindernisse dann umschiffen können. In dieser Hinsicht sind sie wie Fluglotsen. Sie schauen immer auf den Horizont, um zu sehen, was als Nächstes passieren könnte und sind darauf vorbereitet, schnell zu handeln, um Zusammenstöße zu vermeiden.

In der Tat wandelt sich die Rolle von SekretärInnen und Assistenzen in der Zukunft immer weiter. Allerdings helfen Elemente wie New Work, Digitalisierung und künstliche Intelligenz ihnen, ein neues Aufgabengebiet zu erarbeiten. Wie würden Sie die Rolle der Managementassistenz in fünf Jahren beschreiben?

Auch wenn es schwer ist, vorauszusagen, was die Zukunft für Sekretäre/Innen und Assistenzen bringen, ist eines wahr – die Zukunft wird anders sein. Es scheint sehr wahrscheinlich, dass KI, Digitalisierung und neue Themenschwerpunkte nicht nur eine Rolle darin spielen werden, wie sie ihre Arbeit erledigen, sondern auch die Arbeit selbst verändern. Da KI und “deep learning” zum Beispiel schnell Antworten auf immer komplexere Fragen liefern können, müssen Vorstandsassistenzen vielleicht weniger arbeitsintensiv recherchieren oder lange Berichte von Hand anfertigen. Diese Verlagerung könnte möglicherweise Arbeitsplatzunsicherheit schaffen, wenn sie aktuell den Großteil ihrer Zeit auf diese Art der Arbeit verwenden. Aber die neuen Technologien funktionieren nur gut, wenn die Menschen dem System die richtigen Fragen stellen; dies bedeutet, dass der Bedarf für intelligente, einfühlsame Assistenzen weiterhin unabdingbar ist – allerdings in einer anderen Rolle: Der des „Fragenstellers“ und nicht der des „Antwortenlieferanten“. Ich denke, dies könnte ein spannender Richtungswechsel für die zukünftige Arbeit der Vorstandsassistenzen sein.

Diligent Boards bringen Effizienz und Produktivität in die Büros in aller Welt und helfen Vorständen, Aufsichtsräten und ihren Mitarbeitern dabei, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Was sind die Haupteigenschaften des Board Portals?

Die besten Lösungen wie die, die Diligent anbietet, bieten effiziente, sichere und leicht bedienbare Wege, um Unterlagen für Gremiensitzungen zusammenzustellen (einschließlich Agenden, Protokolle, Berichte, Beschlüsse, usw.). Sie ermöglichen es den Direktoren, auf diese Dokumente über ihr Lieblings-Endgerät zuzugreifen, die Dokumente zu kommentieren und relevante Rückmeldungen zu geben – alles sicher und ohne Dateien außerhalb der Sicherheit der Plattform herunterzuladen oder drucken zu müssen. Zusätzlich bieten Management-Tools wie Diligents Governance Cloud robuste Eigenschaften für jeden Verwaltungsbereich wie: Verfassen und Genehmigen von Protokollen, Bereitstellung von Schulungsvideos, Artikeln und anderen Materialien für die Direktoren, spontane Erstellung von Analysen und detaillierten Unternehmensberichten, Effizienzprüfungen, Formulare, Fragebögen und vieles mehr.

Was ist Ihre Meinung zu digitalen Assistenzen wie Alexa, Siri, Google Assistant oder Cortana? Werden sie den Arbeitsplatz in einigen Jahren übernehmen?

Digitale Assistenzen haben bereits jetzt eine große Auswirkung – nicht nur auf die Arbeit des Einzelnen, sondern auch bei der Automatisierung bestimmter sich wiederholender Aufgaben. Aber die Verwendung dieser Tools bringt Risiken mit sich, wenn sie nicht ordnungsgemäß gesichert sind und wenn sie ohne bewusste Planung verwendet werden. Ein Tool wie Slack kann viel Zeit einsparen, aber es speichert auch jeden einzelnen Post und Thread, den die Nutzer machen, für immer. Siri, Alexa, Cortana und Google Assistant können außerordentlich praktisch sein, aber die von diesen Tools gesammelten Daten könnten gesammelt und gespeichert werden, in manchen Fällen ohne unser Wissen oder unsere besondere Zustimmung und so in von uns nicht gewollter Weise genutzt werden. Ich denke, es muss in gemeinschaftlicher Anstrengung sichergestellt werden, dass wir automatisieren, was wir automatisieren können (und sollten), aber dass wir auch sorgfältig durchdenken, was mit den Daten geschieht, die die “automatisierten” Tools sammeln. Wir müssen Richtlinien für das, was angemessen und was nicht angemessen ist, erarbeiten – besonders im Bereich der Corporate Governance.