Diligent Talk: Interview mit Karin Zessner, Assistenz des Chief Accounting Officers

In unserer Interviewreihe sprechen wir mit Experten, Kunden und unseren eigenen Mitarbeitern und fragen nach, wie digital sie bereits arbeiten und ob bzw. wie sich ihre Rolle seit dem verändert hat. Diese Woche haben wir mit Karin Zessner, Assistenz des Chief Accounting Officers eines deutschen Medienunternehmens gesprochen.

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

In den vergangenen knapp 25 Jahren meiner Assistenz-Tätigkeit ist mir eines sehr bewusstgeworden und genau dies hat mich diesen Beruf lieben gelernt. Meines Wissens gibt es keinen Beruf, der so vielfältig und herausfordernd ist und der sich kontinuierlich in einem Veränderungsprozess befindet. Gerade der Fortschritt der Technologie und damit auch die Anpassung der fachlichen Prozesse, hat eine gravierende Veränderung in unserem Arbeitsumfeld mitgebracht. In unserer globalisierten Welt waren und sind Fremdsprachen und internationales Management immer ein wichtiges Standbein, aber die eigene Flexibilität ist noch viel wichtiger, da die Arbeitsanforderungen nie gleich oder monoton sind, sondern sich manchmal tagtäglich ändern.

In meiner ersten Assistenztätigkeit in einer kleinen Frachtenvermittlung zum Beispiel bestand die Herausforderung darin, die diversen Office-Programme zu lernen. Heute ist Word, Excel und PowerPoint eine Selbstverständlichkeit und wir sind unter Anderem Projektmanager und IT-Spezialisten. Obwohl ich froh wäre, wenn ich Steno nicht ganz verlernt hätte.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Neben den Veränderungen im Zusammenhang mit den Office-Programmen werden wir uns auch immer stärker mit den Themen IT-Sicherheit auseinandersetzen müssen. Gerade da die Assistenz auch immer viel vertraulichen Inhalt verwaltet, muss sie auch wissen, was, wann und in welcher Form über welches Medium gespeichert bzw. bearbeitet und weitergeleitet werden kann. Wie kann der Inhalt verschlüsselt werden und auf welche Weise kann der Empfänger den Inhalt abrufen?

Dafür und für viele andere Themen werden zielgerichtete Fortbildungen nötig sein, die sich aber an den Aufgabengebieten der Assistenz orientieren müssen. Das breitgefächerte Spektrum der Assistenztätigkeit ist hier zwar von Nutzen, sorgt aber auch dafür, dass die wenigsten Fortbildungsangebote dem Wissensspektrum einer Assistenz gerecht werden. Anfänger-Schulungen setzen zu niedrig an, Spezialisten-Schulungen zu hoch. Die meisten Assistenz-Fortbildungen sind zu oberflächlich, weil sie zu breit gefächert sind, sodass das erlangte Wissen für den Einsatz in der Praxis nicht ausreicht und uns nicht ausreichen qualifiziert.

Die Assistenz wird sich mehr und mehr zum Spezialisten entwickeln. Einige Verbände haben darauf schon früh reagiert und Assistenz-Ausbildungen mit Schwerpunkten wie z. B. Marketing, Betriebswirtschaft oder Personalwesen ins Leben gerufen. Das ist ein erster Schritt, der jedoch kontinuierlich ausgebaut werden muss. Zusätzlich müsste es schon längst eine Fachrichtung Digitalisierung geben, denn hier kann eine Assistenz viel bewegen und bei der Transformation von Prozessen maßgeblich mitwirken. Wir Assistenzen können in unserem Umfeld am sehr gut einschätzen, welches „know how“ in ihrem Unternehmen fehlt und wo Geschäftsprozesse – auch in digitaler Hinsicht – verbessert werden können.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Ich persönlich denke, dass vieles an uns selbst liegt. Oft können Assistenzen mit den rasanten Veränderungen schlecht umgehen. Sie halten dann an bekannten Arbeitsweisen fest und identifizieren sich mit diesen Tätigkeiten. Dazu kommt dann noch, dass die Assistenz traditionell eher aus dem Hintergrund agiert und sich rein als Unterstützerin ihres Chefs oder Teams versteht. Ein weiterer Grund ist, dass wir uns selbst schlecht vermarkten. Wir warten eher, dass uns Aufgaben übertragen werden als dass wir uns Herausforderungen suchen und die entsprechende Qualifikation dafür einfordern. Was können wir selbst tun? Ich denke, ein erster Schritt ist, sich ein breites Netzwerk aufzubauen. Durch kontinuierlichen Austausch untereinander bekommt man andere Perspektiven. Und – ganz wichtig – wir müssen lernen über unsere Erfolge zu reden.

Kurzbio:
Karin Zessner ist seit über 25 Jahren Assistentin aus Leidenschaft. Nach diversen 2 – 3-jährigen Stationen startete sie 1999 als Teamassistentin im Controlling und absolvierte nebenberuflich die Qualifikation zur Management-Assistentin (BWL). Heute nach knapp 20 Jahren ist sie als Assistenz des Chief Accounting Officers tätig. In ihrer Funktion verantwortet sie zusätzlich die digitale Ablage der Jahresabschlüsse der Gruppenunternehmen und die systemseitigen Freigabeberechtigungen für das Rechnungsprüfungs- und Bestellsystem.

Vor 10 Jahren gründete Karin Zessner ein firmeninternes Assistenz-Netzwerk, welches das Ziel verfolgt mit kontinuierlicher Aus- und Weiterbildung und bereichsübergreifendem Wissensaustausch, den täglichen Herausforderungen im Assistenz-Bereich nachhaltig zu begegnen. Die drei Säulen des Assistenz-Zirkels sind Networking in Form von bereichs- und firmenübergreifendem Wissenstransfer und Wissensmanagement sowie eine Verstärkung der Kommunikation im Assistenz-Bereich. Des Weiteren kümmert sich das Netzwerk um die Qualifizierung der Assistenz-Kolleginnen durch den Aufbau von fachlichem „know how“ in Form von Weiterbildung und Bereitstellung von assistenzspezifischen Informationen. Ein großer Anteil gilt der Vereinfachung von Prozessen in dem sich die Mitglieder um die aktive Gestaltung und Umsetzung von bereits existierenden Arbeitsprozessen widmen und bei der Gestaltung und Einführung von neuen Arbeitsprozessen mithelfen. Das Kernteam hat sich in den letzten 10 Jahren zu einem essentiellen Gesprächspartner für diverse Fachbereiche entwickelt.

Zusätzlich leitet Karin Zessner seit 5 Jahren den gemeinnützigen Assistenz-Verein A.I.M. – Assistenz im Management e. V. im Raum München. Diese ehrenamtliche Tätigkeit bietet die Möglichkeit, die Themen aus dem Assistenz-Zirkel auch firmenübergreifend zu diskutieren. Durch die Organisation von Seminaren, die zielgenau dem Bedarf der Mitglieder angepasst sind, schließt der Verein eine Lücke in dem vielfältigen Angebot der Fortbildungseinrichtungen. Zudem finden immer wieder Dialog-Abende mit Fachspezialisten der Unternehmen der Mitglieder statt, die einen weitreichenden Erfahrungsaustausch ermöglichen.