Diligent Talk: Interview mit Mirjam Saeger, selbständige Assistentin

In unserer Interviewreihe sprechen wir mit Experten, Kunden und unseren eigenen Mitarbeitern und fragen nach, wie digital sie bereits arbeiten und ob bzw. wie sich ihre Rolle seitdem verändert hat. Diesmal sind wir zu Gast bei Mirjam Saeger, die als selbständige Assistenz arbeitet.

 Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Als Assistenz ist jeder Tag spannend und eine neue Herausforderung. Häufig weiß man morgens noch nicht, welche Aufgaben der Tag mit sich bringen wird. Schnell muss noch ein Meeting vorbereitet oder Flüge umgebucht werden und die Kollegen haben eine dringende Anfrage, die unbedingt noch heute mit dem Chef oder der Chefin geklärt werden muss. Diese Vielseitigkeit der täglichen Aufgaben finde ich am Berufsbild Assistenz besonders reizvoll. Ich finde mich gerne schnell in neue Situationen ein und es ist eine Bereicherung, täglich mit unterschiedlichsten Menschen zu tun zu haben und vielfältige Aufgabenbereiche abzudecken.

Andererseits gibt es für Assistenzen auch die Möglichkeit, an langfristigen Projekten mitzuarbeiten, bei mir waren das zum Beispiel die Organisation und Durchführung von Messen und Kundenevents, der Erstellung von Marketingmaterialien, aber auch die Planung und Einrichtung neuer Räume und Büros. Das macht das Berufsbild Assistenz so spannend – zum einen das Tagesgeschäft, das täglich neue Überraschungen mit sich bringt und zum anderen das Projektgeschäft. Beides zu kombinieren ist natürlich nicht ganz einfach. Schnell kann man sich in den täglichen Kleinigkeiten verzetteln und hat dann keine Zeit mehr für die Projektarbeit. Hier die Balance zwischen Tages- und Projektgeschäft zu halten, gepaart mit den unterschiedlichen fachlichen und menschlichen Herausforderungen macht den Reiz dieses Berufes aus.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden dafür benötigt?

Ich denke, Assistenzen werden sich sehr mit der Digitalisierung auseinandersetzen müssen. Schon heute ist es bei vielen Assistenzen üblich, dass ein Laptop zuhause teilweise die Anwesenheit im Büro ersetzt. Vorgesetzte, Kollegen und Kunden sind überall auf der Welt unterwegs, daher wird die Zusammenarbeit über Cloud-basierte Systeme oder Netzwerke immer häufiger werden. Gleichzeitig verschwimmen, zumindest in meiner Generation, die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben immer noch sehr. Die Zeiten, in denen man um fünf Uhr das Büro verlassen hat und damit auch seinen Arbeitstag komplett abgeschlossen hatte, sind meiner Meinung nach vorbei. Häufig schreibt man noch eine Mail oder führt ein kurzes Telefonat, einfach, um die Sache erledigt und den Kopf frei zu haben. Wobei die junge Generation hier anscheinend schon wieder andere Prioritäten setzt, da bei ihnen die strikte Trennung zwischen Beruf und Freizeit einen höheren Stellenwert gewinnt. Für mich als selbstständige Assistentin ist die Flexibilität, die die technischen Möglichkeiten bieten, ein großer Vorteil. Ich bin von überall für meine Kunden da und jederzeit gut erreichbar – so kann ich schnelle Reaktionszeiten anbieten und damit einen Mehrwert für meine Kunden.

Um auf dem Laufenden zu bleiben werden sich Assistenzen auch vermehrt auf eigene Initiative fortbilden müssen. Es gibt mittlerweile sehr viele gute Angebote zu Online-Schulungen, sei es zu Soft- oder Hardware oder auch Softskills, und das vielfach kostenlos.  Meines Erachtens nach kann und muss man sicher nicht alles können, aber gerade Assistenzen sind in der Regel Generalisten, von denen man erwartet, dass sie in allen Bereichen fit sind. Trotzdem ist es wichtig sich richtig zu positionieren. Dazu gehört es auch, manche Dinge eben nicht zu beherrschen, sondern sich stattdessen auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Sind Sie bereits angekommen im „digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Ich bin mittlerweile gut angekommen, ich nutze verschiedene Tools, um mit meinen unterschiedlichen Kunden und auch innerhalb meines Netzwerks zu kommunizieren. Sehr gut finde ich, dass ich von überall auf meine Daten zugreifen kann. Mittels gesicherter Verbindungen greife ich zum Beispiel auch auf die Server meiner Vertragspartner zu. Das ermöglicht mir eine große Flexibilität, da ich von überall auf der Welt aus arbeiten kann, wo es eine stabile Internetverbindung gibt. Trotzdem betrachte ich mich nicht als sogenannte „Virtuelle Assistenz“, da ich und auch meine Kolleginnen großen Wert auf das persönliche Miteinander mit unseren Kunden legen, und sei es nur der Austausch per Videokonferenz oder Telefon. Viele Kunden legen nach wie vor großen Wert darauf, dass ich als Assistenz in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel für wöchentliche Statusmeetings, vor Ort im Büro bin.

Ich denke, Organisationstools und Projektmanagement-Tools, die Assistenzen dabei unterstützen, den Überblick über sämtliche Fäden zu behalten, werden zukünftig häufiger benutzt werden. Ich selbst finde auch die Themen Virtual und Augmented Reality sehr spannend, die zum Beispiel im Ingenieurbereich schon genutzt werden. Ob sich das im Assistenzbereich durchsetzen wird, zum Beispiel für virtuelle Meetings, da bin ich nicht sicher. Ich selbst fände es spannend, wenn man in einem virtuellen Raum sitzt und somit fast „von Angesicht zu Angesicht“ miteinander sprechen könnte, obwohl man gar nicht vor Ort ist. Ich bin sehr gespannt, wohin die Entwicklung hier führen wird.

Assistenzen werden auch im Zeitalter von „Alexa“, „Google“ und den sonstigen „virtuellen“ Assistenten weiter ihre Berechtigung haben. Denn wir sind alle soziale Wesen, das lässt sich von Computern nicht ersetzen. Der gute, persönliche Kontakt zu Geschäftspartnern mit all seinen Facetten hat meiner Meinung nach großen Anteil am Erfolg einer guten Assistenz.

Vita Mirjam Saeger

Als staatlich geprüfte Betriebswirtin und Fremdsprachenkorrespondentin habe ich viele Jahre in unterschiedlichen Bereichen der Assistenz gearbeitet, hauptsächlich im Marketing- und Produktmanagement, aber auch im Qualitätsmanagement sowie in der klassischen Geschäftsführungsassistenz. Um mein Wissen zu erweitern habe ich mich nebenberuflich zur Werbetexterin und geprüften Managementassistentin weitergebildet. In den vergangenen Jahren wuchs der Wunsch, mich selbstständig zu machen immer mehr, bis ich mich Anfang 2019 dann entschloss, mich einem Lizenzsystem für hochqualifizierte Assistenzkräfte anzuschließen. Innerhalb des Netzwerks bieten wir first-class Assistenzservice und unterstützen zum Beispiel in Vertrieb, Buchhaltung, Marketing und in der klassischen Geschäftsführungsassistenz auf C-Level-Ebene. Durch das vorhandene Netzwerk des Lizenzsystems hatte ich einen „Warmstart“ in die Selbstständigkeit, da es umfassende Unterstützung in verschiedenen Bereichen gibt, zum Beispiel fertiges Marketingmaterial oder Vertragsvorlagen. Zudem habe ich, insbesondere am Anfang, viel Unterstützung durch meine Kolleginnen, die schon länger dabei sind, bekommen. Ich unterstütze meine Kunden in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Vertrieb flexibel im Tages- und Projektgeschäft sowohl vor Ort als auch aus meinem Home-Office.