Diligent Talk: Interview mit Philipp Spittel-Nielszarski, Head of Management Services

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Manche behaupten ja, dass es das sogenannte Assistenz-Gen gibt. Ich bin sogar der festen Überzeugung, dass dem so ist. Man muss schon eine besondere Veranlagung haben, damit man den Job der Assistenz mit Passion erfüllen kann. So sind Freundlichkeit und Organisationstalent Eigenschaften, die unabdingbar sind, aber noch nicht den wirklichen Unterschied machen. Für mich persönlich macht eine richtig gute Assistenz noch viel, viel mehr aus. Manche nennen es Empathie und auch ich habe es jahrelang darauf reduziert, aber ich glaube, es ist eher die Eigenschaft, die Gesamtsituation im Blick zu haben, sich der jeweiligen Situation anzupassen und bestimmte Register zu ziehen, um ein Ziel im Sinne des Unternehmens zu erreichen. Das bedeutet, dass es einer Assistenz (egal, ob männlich oder weiblich) erlaubt sein sollte, ihre Meinung dem Chef gegenüber frei zu äußern, strategisch zu agieren und aktiv am Tagesgeschäft mitzuwirken. Als Assistenz bekommt man so viel an strategischen Entscheidungen mit. Wir sehen, wo es Fingerspitzengefühl für bestimmte Themen braucht oder lösen Probleme für unsere Vorgesetzten, bevor sie sie überhaupt bemerken. Das Einordnen dieser Themen in Priorität, Bedeutung oder mögliche Auswirkungen Bedarf an Erfahrung und dieses gewissen Assistenz-Gens. Und gerade die Vielseitigkeit in unserem Beruf, die tiefen Einblicke in das Geschäft des Unternehmens, in dem wir arbeiten, das ist das, was ich so mag und schätze. Wenn man möchte und natürlich auch darf, kann man aktiv das Unternehmen mitgestalten. Eine gute Führungskraft erkennt dieses Potential, wird es fördern und sicherlich dankbar dafür sein!

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Der Beruf der Assistenz ist aus meiner Sicht einer derjenigen, der in den letzten Jahrzehnten eine spannende Entwicklung durchgemacht hat: Von der klassischen Vorzimmerdame, die zum Diktat gebeten wurde und für die Bewirtung von Gästen zuständig war, über die Sekretärin, die Termine und Reisen buchte, Weihnachtsfeiern organisierte und gerne auch als eine Art Statussymbol fungierte bis zur heutigen Assistenz, die neben den klassischen Aufgabengebieten eigenständig Projekte führt, Teams leitet und auch im direkten Kundenkontakt das Unternehmen repräsentiert. Auch die Digitalisierung hat sicherlich einen Anteil an einem veränderten Berufsbild. Termine, Reisen oder Videokonferenzen werden heute mit digitalen Tools gebucht und stellen neue Anforderungen an Assistenzen.
Diese Entwicklung zeigt, dass das Berufsbild der Assistenz sich immer mehr von der rein ausführenden hin zu einer gestaltenden Rolle entwickelt hat. Gerade weil wir so tief in die Themen des Unternehmens eingebunden sind, lohnt es sich für den Vorgesetzten, die Assistenz als Sparrings-Partner einzubinden und sie immer mehr für Strategie- und Führungsthemen zu nutzen. Strategisches Denken und Führungsqualitäten sind daher die Skills der Zukunft für Assistenzen. Wenn man verschiedene Lösungsoptionen mit der Assistenz durchspricht, sie um Meinung fragt und sich mit ihr berät, kann man als Führungskraft großartige Ziele erreichen. Die Assistenz kennt die Unternehmenssituation, die Stimmung und Befindlichkeiten der Mitarbeiter und kann somit alle Themen im Sinne des Unternehmens beurteilen und gut steuern. Sie kann durch dieses Wissen als Geheimwaffe eingesetzt werden, gerade wenn es um strategische oder kulturelle Themen geht. Bei Prozessveränderungen oder Change-Projekten kann ich das Einbinden von Assistenzen daher nur ans Herz legen.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Das Bild der Assistenz ist verfälscht, weil es leider immer noch Führungskräfte gibt, die nicht wissen, wie man das Potential einer guten Assistenz hebt und einsetzen kann oder – noch schlimmer – die die Fähigkeiten und Reichweiten ihrer „Sekretärinnen“ vollkommen unterschätzen. Aber ich möchte nicht nur den Führungskräften die Schuld in die Schuhe schieben – viele Assistenzen wissen selber nicht, welchen Mehrwert und Wertschöpfung sie ihrem Unternehmen bringen können. Viele stellen ihr Licht unter den Scheffel, möchten evtl. nicht auffallen oder ihre Meinung offen kundtun. Wenn jedoch eine Assistenz die Werte eines Unternehmens kennt und lebt, sie in ihrem Tätigkeitsfeld spürbar macht und andere Mitarbeiter begeistert, die Unternehmenswerte zu leben, ist sie ein absolutes Asset für das Unternehmen. Aufgrund dessen, dass die Assistenz meist in alle Bereiche des Unternehmens vernetzt ist, kann sie Wächter der Unternehmenswerte werden. Das wird sich auch durch die zunehmende Digitalisierung nicht ändern, die sicherlich auch nochmal dafür sorgen wird, dass sich das Berufsbild wandelt und auch vielen Angst bereitet. Jedoch die Werte des Unternehmens zu leben, zu bewahren und neue Kollegen damit vertraut zu machen, das sind Themen, die z.B eine KI nicht übernehmen kann. Wertschätzende und wertstiftende Tätigkeiten sind die Stärken der Assistenz und damit meine ich nicht Wert im Sinne von Geld, ich meine Werte, die ein Unternehmen ausmacht und die Kultur und die Mitarbeiter prägen.

Kurzprofil Philipp Spittel-Nielszarski:

Philipp Spittel-Nielszarski, Head of Management Services, Personal Assistant to Directors und Member of the Management Board bei BrandTrust, der führenden Managementberatung für markenzentrierte Unternehmensführung im deutschsprachigen Raum.

Zu Beginn seiner Karriere arbeitete der gelernte Kaufmann für Bürokommunikation als Team- und Bereichsleitungs-Assistent bei einem großen Energiekonzern. Dort sammelte der Niedersachse ab 2007 Erfahrungen in diversen Bereichen der Assistenz an verschiedenen Standorten in Deutschland. Seit Oktober 2015 ist er, neben seiner Funktion als Personal Assistant für den Geschäftsführer Jürgen Gietl ,Teil des IT-Boards und an Projekten der Prozessoptimierung der Organisation beteiligt. Sein Wissen und seine Erfahrungen gibt er intern wie extern weiter.