Diligent Talk: Interview mit Rahel Wipfli, CEO / CMO Assistenz aus der Schweiz

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Ich hatte mir als 15- Jährige geschworen, dass ich mit Bestimmtheit keine Ausbildung wählen werde, die mit “EDV” zu tun hat. Das war für mich damals ein Buch mit sieben Siegeln. Und heute schmunzle ich darüber, denn ich könnte mir einen Alltag ohne digitale Hilfsmittel nicht mehr vorstellen. Mein Smartphone, mein Notebook und eine gute Internetverbindung sind meine wichtigsten Arbeitsmittel geworden und es werden laufend mehr Tools, Apps und Programme.

Eine weitere wichtige Veränderung ist in meinen Augen jedoch auch, dass immer mehr Chefs den Wert ihrer “Vorzimmerdamen“ anerkennen und deren Stärken und Talente auch gezielt einzusetzen wissen. Assistenzen sind bereits heute gut aus- und weitergebildete Generalisten mit einem breiten Spektrum an Erfahrung und Fachwissen. Diesen Wandel schätze ich persönlich sehr.

Ich sehe das Berufsbild der Assistenz deshalb in 5-10 Jahren umso mehr als Sparringspartner für Chefs und Stakeholder. Vorgesetzte werden auch in Zukunft jemanden brauchen, der ihnen im hektischen Arbeitsalltag den Rücken freihält und auf den sie sich blind verlassen können.

Die Erwartungshaltung wird sicher steigen, auch in Sachen Effizienz. Die Welt dreht sich immer schneller, man muss bei hohem Tempo umgehend die richtigen Informationen abrufen oder zuordnen können und in der Informationsflut den Überblick behalten und richtig priorisieren. Dies erfordert vernetztes und vorausschauendes Denken, Agilität und Flexibilität.

Digitale Helfer sind dabei nicht mehr wegzudenken. Es ist deshalb unerlässlich, sich als Assistentin mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen, um den Anschluss nicht zu verlieren. Die Erwartungshaltung wird klar sein, dass wir „digital fit sind“ in puncto Anwendungen, Trends und Tools. Die Assistentinnen müssen sich in ihrer Rolle teilweise auch neu erfinden, um nicht obsolet zu werden. Ich empfehle Neues immer mit Freude, Neugier und Verstand auszuprobieren, um zu erfahren, welche Tools sich in den Alltag integrieren lassen und von Nutzen sein könnten.

Auch ein gutes Netzwerk ist immer von großem Vorteil. Heutzutage ist es ein Leichtes mit einem gutem Online-Profil auf beruflichen Plattformen in virtuellem Kontakt zu bleiben und so wiederum auch von geteilten Informationen zu profitieren. Ein weiterer Vorteil ist die größere Reichweite und der Austausch mit Personen, denen man im Alltag nicht so einfach begegnet. Sogar Fachkongresse oder Seminare können heute bereits wunderbar online besucht werden. Blogs sind für mich auch immer wieder gute Quellen für Anregungen, Tipps und Tricks.

Welche Bedeutung haben die Themen Digitalisierung, New Work und künstliche Intelligenz?

Die Digitalisierung hat die Arbeit grundlegend revolutioniert. In meinen Augen ist die Bedeutung sehr hoch, denn Digitalisierung und New Work verschmelzen in einem und fordern das Management in Strategie, Führungsstil und Kultur. Wir erleben aktuell den Umbruch der digitalen Transformation und daran führt kein Weg vorbei. Assistenzen mit digitalem Know-how haben nun jedoch die Chance, ihre Vorgesetzten bei der Umsetzung des Wandels aktiv zu unterstützen und dabei auch wichtige Anlaufstellen für Arbeitskollegen zu sein, welche sich in der neuen Arbeitswelt und Strukturen erst noch zurechtfinden müssen.

Künstliche Intelligenz wird einen “Future Assistant” auch in Zukunft nicht ersetzen, denn primär stehen menschliche Werte wie Herzlichkeit, Empathie und die viel diskutierte Ethik immer noch ganz weit oben. Aber Digitalisierung und KI sind so viel mehr als die sinnbildliche “Robotik in Menschenform” und begegnen uns im Alltag schon viel öfter, als wir realisieren. Eine intelligente Suchmaschine benutzt? Via Spracherkennung etwas diktiert? Auf einer Website einem Chatbot eine Frage gestellt?  Et voilà! Wir können uns die Lernfähigkeit und die immense Geschwindigkeit von Nutzen machen und zum Beispiel organisatorische Aufgaben delegieren.

Wie virtuell arbeiten Sie bereits? Welche Hürden gibt es dabei? 

Bereits heute benötige ich eigentlich nur mein Notebook und kann arbeiten, wo auch immer ich mich gerade befinde. Ich organisiere mich fast ausschließlich digital. Meine Pendenzen organisiere ich über eine browserbasierte App und auf Dateien greife ich via Cloud-Lösungen oder Smart Workspace zu. Bin ich unsicher beim Formulieren von E-Mails in  Fremdsprachen, dann jage ich diese nochmals durch ein intelligentes Übersetzungs- und Redaktionierungstool. Und Messaging Dienste sind in meinem Arbeitsalltag schon gar nicht mehr wegzudenken.

Mich fasziniert, wie komplexe Abläufe und die Kommunikation heute mittels Digitalisierung vereinfacht werden und ich schätze sehr, dass ich in meiner Funktion auch immer wieder dazu beitragen kann, Prozesse zu optimieren.

Aber natürlich ersetzt ein digitaler Kontakt das persönliche Gespräch nicht. Es ist wichtig, dass diese trotzdem regelmäßig stattfinden und dabei auch Wert auf eine gute Gesprächskultur gelegt wird.

Eine weitere Herausforderung sehe ich in dem schier unendlichen Angebot an Anwendungen, Tools, Programmen und Applikationen. Es braucht Ressourcen und Zeit, sich jeweils einzuarbeiten, um diese zu verstehen und optimal einzusetzen.

Rahel Wipfli, wohnhaft in Zug (Schweiz), ist passionierte Executive Assistant und blickt auf über 10 Jahre Assistenzerfahrung auf C-Level zurück, unter anderem über 5 Jahre für die Konzernleitung des Schweizer Medienunternehmen Ringier AG, zuletzt als Personal Assistant für den CEO Marc Walder. Seit 2017 ist sie Assistentin CEO / CMO bei Binelli Group, dem größten Schweizer BMW & MINI Group Partner in Zürich und Zentralschweiz. Sie hat ein Faible für digitale Themen, Kommunikation und Projektarbeiten. Deshalb setzt sie wo immer möglich auf digitale Tools, um Abläufe und Prozesse zu optimieren.