Diligent Talk: Interview mit Silke Riedl, Assistant to the Head of Information Management bei Krones AG

Silke Riedl ist seit 2002 als Assistant to the Head of Information Management bei der Krones AG in Neutraubling beschäftigt. Zusätzlich zu ihren Aufgaben als Assistentin ist sie auch als Autorin auf dem Krones Blog aktiv. Nach Abschluss ihrer Ausbildung zur Industriekauffrau absolvierte sie eine Fachwirtfortbildung zur Wirtschaftsassistentin (IHK). Außerdem ist Silke Riedl geprüfte Fremdsprachenkorrespondentin Englisch (IHK). Vor ihrer Zeit bei Krones war sie in der Bauindustrie und IT-Branche beschäftigt. In ihrer Freizeit trifft man Silke Riedl beim Salsa und Bachata tanzen.
Der Krones Konzern mit Hauptsitz in Neutraubling, Deutschland, plant, entwickelt und fertigt Maschinen und komplette Anlagen für die Bereiche Prozess-, Abfüll- und Verpackungstechnik. Informationstechnologie, Fabrikplanung sowie zahlreiche Produkte der Krones Tochtergesellschaften, wie beispielsweise Intralogistik und Ventilproduktion, ergänzen das Krones Produktportfolio. Krones ist dabei ein klassischer Hidden Champion – den wenigsten Endverbrauchern dürfte bewusst sein, dass ca. jede vierte Flasche weltweit mit Technologie von Krones in Berührung war, bevor sie im Supermarkt landet. Der Bereich Information Management unterstützt die Krones-Geschäftsprozesse mit informationstechnischen Lösungen und Dienstleistungen.

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Meiner Ansicht nach gibt es nicht viele Berufe, die so viele Eigenschaften und Anforderungen in sich vereinen wie der Beruf der Assistenz. Und genau das macht es für mich aus: der Mix an unterschiedlichen Anforderungen und das tagtäglich. Ich schätze es sehr, meine Stärken optimal einsetzen zu können. Ich organisiere und plane zum Beispiel sehr gerne – und das kann ich in meinem Job täglich tun. Sei es im kleinen Rahmen, wenn ich versuche den Kalender meines Chefs optimal zu gestalten oder im größeren Stil, wenn eine Veranstaltung mit externen Gästen ansteht. Ich liebe es einfach wenn ein Plan funktioniert. Und wenn es zu Problemen kommt, dann brauche ich Flexibilität, um auf die neue Situation zu reagieren und entsprechende Lösungen zu finden. Hier kommt mir auch zu Gute, dass ich gerne Entscheidungen treffe. Außerdem gibt mir mein Job die Möglichkeit mein Wissen in den Bereichen BWL und Projektmanagement einzusetzen und ständig zu erweitern. Als Assistentin arbeitet man in einer zentralen Position mit Schnittstellenfunktion und es ist auch oft Verhandlungsgeschick gefragt und soziale Kompetenz unerlässlich. Kurz gesagt: Ich schätze die Vielseitigkeit meiner Arbeit, die meinen Alltag nie langweilig werden lässt.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5 – 10 Jahren verändern? Welche Skills werden zukünftig benötigt?

Vorneweg vielleicht ein Hinweis: Wenn ich von meinem Berufsbild erzähle, tue ich das aus meiner (weiblichen) Perspektive. Deswegen spreche ich immer wieder von Assistentinnen – was aber natürlich nicht bedeutet, dass ich dabei männliche Kollegen ausschließe. Ich gehe davon aus, dass sich die meisten meiner Erfahrungen geschlechterunabhängig auf Assistenz-Positionen übertragen lassen.
Allein durch das Fortschreiten der digitalen Transformation und dem damit einhergehenden Kulturwandel wird sich die Rolle der Assistenz verändern bzw. auch verändern müssen. Es ist immer weniger notwendig, zeitgleich mit anderen im selben Büro zu sitzen, um Aufgaben zu erledigen und die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Auch gewinnt Work-Life-Balance immer mehr an Bedeutung und starre Arbeitszeiten passen nicht mehr zu der neuen Lebenseinstellung, in der es mehr und mehr darum geht, die persönliche Lebenssituation mit dem Arbeitsalltag zu vereinen und so ein optimales Ergebnis zu erreichen. Zukünftig geht es darum zusammenzuarbeiten, auch wenn man an verschiedenen Orten und zu versetzten Zeiten arbeitet oder in unterschiedlichen Zeitzonen ist. Dies wird mit modernster Technik wie z. B. Collaboration Plattformen realisierbar, sich wiederholende und regelbasierte Prozesse und Aufgaben werden mittels RPA (Robotic Process Automation) automatisiert. Digitale Sprachassistenzen wie Siri, Alexa oder Cortana können z. B. zum Diktieren von E-Mails, für Wettervorhersagen oder Aktienkurse genutzt werden und virtuelle persönliche Assistenten (sogenannte Chatbots) beantworten unsere Fragen z. B. auf eCommerce Plattformen. Diese Entwicklungen sehe ich absolut als Chance und Erleichterung für den Arbeitsalltag, die man sich zu Nutze machen muss – und keinesfalls als Bedrohung. Die virtuellen Assistenten können uns „echte Assistenten“ niemals ersetzen, da sie keine komplexe Problemlösungskompetenz und keine emotionale Intelligenz besitzen. Vielmehr entsteht dadurch Raum anspruchsvolle Aufgaben im Bereich des Projektmanagements sowie bei der Steuerung der Geschäftsprozesse zu übernehmen und sich dadurch stärker zu positionieren. Die wichtigsten Skills der Zukunft sind für mich, den Umgang mit den neuen Technologien zu beherrschen, Teamkoordination, Projektmanagement, kritisches Denken, kognitive Flexibilität und emotionale Intelligenz. Auch ist es meiner Meinung nach nicht mehr notwendig sehr breit aufgestellt – also ein Generalist – zu sein, denn viele einfache, allgemeine Aufgaben werden anderweitig übernommen. Stattdessen ist es sinnvoll, sich in einem Kerngebiet zu spezialisieren und das Team entsprechend den Fähigkeiten und Kompetenzen zu gestalten.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Ich denke dafür gibt es eine Vielzahl von Gründen. Unter anderem hat sich der Beruf der Assistenz in den letzten Jahrzehnten sehr stark verändert: von der Sekretärin die lediglich Telefonanrufe entgegennahm, Kaffee kochte und sich um die Post kümmerte zu einer Assistentin, die eigenständig Präsentationen für Ihren Chef vorbereitet, kleine Projekte leitet, Budgets überwacht und sozusagen als rechte Hand des Managers fungiert. Viele Assistentinnen konnten mit dieser Veränderung nicht Schritt halten bzw. wollen die neuen Aufgaben mit der damit einhergehenden Verantwortung auch gar nicht übernehmen. Sie halten an den alten Aufgaben fest und prägen damit noch das veraltete Bild der „Tippse“.
Außerdem arbeitet eine Assistenz oft im Hintergrund als Dienstleister. Sie bereitet alles vor, sorgt dafür, dass alles läuft, aber die eigentliche Show macht ein anderer und dieser erntet auch den Applaus. Das ist ja auch das Ziel einer guten Assistentin – ihren Chef glänzen zu lassen. Aber es trägt dazu bei nicht wahrgenommen zu werden.
Ein weiterer Grund sind auch oft die Vorgesetzten. Viele Führungskräfte wissen gar nicht, welche Entlastung eine Assistentin für sie bringen kann und wie sie mit ihr als strategische Business Partnerin zusammenarbeiten können. Was bringt es eine Assistentin zur Fortbildung auf ein Seminar zu schicken, wenn der Chef ihre Fähigkeiten nicht zu nutzen weiß? Ich bin der Meinung, dass in jedem Führungskräfteseminar ein Block zur Zusammenarbeit mit der Assistenz vorhanden sein sollte.
Ich persönlich kann allerdings sagen, dass ich in meiner Laufbahn immer das Glück hatte Chefs zu haben, die mich gefordert und gefördert haben bzw. es immer noch tun und ich so neue Herausforderungen annehmen und an ihnen wachsen kann.
Das wichtigste ist einfach, niemals mit dem Lernen aufzuhören, Verantwortung zu übernehmen und offen für Veränderungen zu bleiben. Assistenzen stellen das eigene Licht gerne mal unter den Scheffel, aber es ist mehr Mut zum Selbstmarketing gefragt. Das ist ein wichtiger Schritt in Richtung Sichtbarkeit.