Diligent Talk: Interview mit Silvia Gottstein, Abteilungsassistenz bei Boehringer Ingelheim

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Flexibilität und Einfallsreichtum zeichnen uns aus. Wir können mit geänderten Rahmenbedingungen jederzeit umgehen und sind Meister in der Problemlösung. Wir sind pragmatisch und nutzen effizient und gekonnt unser Netzwerk, um schnell zu Ergebnissen zu kommen. Wir bringen unsere optimistische und lösungsorientiere Einstellung jeden Tag in den Job mit und zeigen unser Engagement durch „Anpacken“.

Für mich ist die Assistentin nicht nur die gute Seele eines Bereichs oder einer Abteilung, sondern die vorausschauende, mitdenkende, helfende Hand. Ihre verbindliche Art schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern und dadurch fungiert man als Bindeglied zwischen Vorgesetzten und Kollegen. Die Assistenz hat ein Gefühl für das Wohlbefinden von Kollegen und Abteilung und kann ausgleichend wirken. Wir agieren als FeelgoodmanagerIn in unseren Bereichen und diese Rolle wird immer wichtiger. Dies sorgt dafür, dass das Arbeiten nachhaltig verbessert und eine konstruktive Zusammenarbeit gefördert wird.

Als Assistentin handle ich proaktiv, arbeite meinem Vorgesetzen aktiv zu und unterstütze ihn tatkräftig und kompetent, was ihn wiederum entlastet. Wir sind ein Team und ich habe eine hohe Verantwortung, muss mit dem Druck von innen und außen umgehen können. Von mir wird erwartet, dass ich eine große Anzahl an vielfältigen Aufgaben immer im Griff habe und diese selbstständig und zuverlässig erledige. Ich habe die Freiheit, die Bearbeitung meiner Arbeitspakete frei und eigenverantwortlich einzuteilen, meinen Arbeitsalltag zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Ich bin nicht reagierend, ich bin agierend. Ich habe dadurch Kompetenzen gewonnen und mein Chef hat höchstes Vertrauen und kann sich jederzeit voll auf mich verlassen. Das motiviert mich und ich fühle mich dadurch „empowered“.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Die Rolle der Assistenz hat sich in den vergangenen Jahren bereits maßgeblich verändert und wird sich auch in den kommenden Jahren weiter verändern. Ich habe vor 28 Jahren in meiner Ausbildung mit der Schreibmaschine, Diktiergerät und händisch erstellten Präsentationsfolien angefangen. Der Umstieg zum Computer und damit der erste Schritt in die digitale Welt war ein Meilenstein.

Es kommen laufend neue Geräte, Versionen, Programme oder Anwendungen und im Assistenzbereich kann man vorne mit dabei sein, wenn sich etwas ändert. Uns zeichnet aus, dass wir uns jederzeit auf Veränderungen einstellen, sie annehmen und uns einarbeiten. Gleichzeitig nehmen wir die Rolle des Botschafters für diese Dinge innerhalb unserer Bereiche ein. Die Digitalisierung ist für mich ein Fortschritt. Natürlich nutze ich nicht alle Facetten der Digitalisierung für mich. Aber ich kann auswählen und freue mich auf die neuen Technologien, weil ich oft eine Erleichterung für meine tägliche Arbeit erkenne. Ich hatte viel Glück, all diese Veränderungen Schritt für Schritt erleben zu dürfen. So weiß ich genau, wo ich herkomme – auch wenn ich noch nicht ganz genau weiß, wo es hingeht.

Wir können selbst die Richtung vorgeben, wohin und wie schnell sich das Rollenbild der Assistenz weiterentwickelt. Selbstverständlich erledigen wir weiterhin die grundlegenden Arbeiten, jedoch können wir uns ebenso in Projekten einbringen und dort durch unsere Vielseitigkeit und ein fundiertes Wissen bestechen. Der Umfang der Aufgaben, die man uns überträgt, ist manchmal sogar für uns selbst überraschend. In meiner Firma haben wir erst vor kurzem einen Aufgabenkatalog der Assistenz für ein internes Projekt erstellt. Die Vielfalt der Aufgabenbereiche ist enorm.

Vor der Künstlichen Intelligenz und dass sie mich ersetzen könnte, habe ich keine Angst, denn ich habe etwas, was die KI nicht hat – meine Kreativität. Ich kann mit meiner Brille auf die Dinge schauen, den Blickwinkel verändern und das schafft ein sehr breites Spektrum. Ich kann mich freiwillig in Initiativen engagieren, die Leitung übernehmen oder als Teammitglied gute Vorschläge einbringen.

Ich bin überzeugt, dass uns vorrangig der Hunger nach Wissen, zusammen mit der Bereitschaft zu lernen und sich auf Neues einzulassen, weiterbringt. Denn die Freude an Veränderungen unterstützen Wandel, Innovation und Fortschritt. Besonders neue Technologien können uns dabei helfen, denn wir sind meist die Ersten, die sich mit neuen Tools auseinandersetzen. Frei nach dem Motto „Neue Version – neues Glück“ können wir Botschafter für neue Technologien der Digitalisierung sein und wir dürfen nie müde werden, etwas Neues zu lernen.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun? 

Das Bild ist oft verzerrt, weil wir es uns selbst nicht zutrauen, uns als wichtige Mitglieder im Unternehmensverband zu positionieren und die, die es doch tun, erfahren selten die notwendige Anerkennung. Hier kann es nur helfen, dass wir uns selbst und unsere Rolle wichtig nehmen und dieses Bild auch nach außen tragen. Wir sind die ManagerInnen unserer Chefs, also sollten wir auf Augenhöhe diskutieren und agieren.

Auch das Mindset im Unternehmen ist hier ein wichtiger Aspekt. Wir müssen den Mehrwert unserer Position aufzeigen, denn wir haben die Möglichkeit als Multiplikator und Wandeltreiber zu fungieren, Optimierungspotenzial aufzuzeigen und die Teamdynamik zu fördern.

In meinem Unternehmen gibt es seit drei Jahren ein Assistenznetzwerk. Hier tauschen wir uns aus, optimieren Prozesse und helfen uns gegenseitig. Ich empfinde dies als große Unterstützung und Bereicherung. Netzwerken, auch über die Unternehmensgrenzen hinaus, öffnet meinen Horizont und ich bin immer wieder begeistert wie inspirierend Austausch ist und wie gern ich meine Expertise weitergebe.

Nicht zuletzt müssen wir selbst die Augen für Weiterbildungen und Zertifizierungen offen halten und aktiv und mutig auf Projektideen zugehen. Darüber hinaus im Dialog mit unseren Vorgesetzten über unsere Ziele, Wünsche und Entwicklungsmöglichkeiten reden und somit neue Aufgabenfelder erschließen. Der Wandel ist da…. Wir sollten ihm entgegengehen!

Vita von Silvia Gottstein:

Silvia Gottstein ist seit knapp 28 Jahren bei Boehringer Ingelheim tätig. Seit 2011 ist Silvia Abteilungsassistentin in der Abteilung Discovery Research Coordination im Bereich Forschung und die zentrale Anlaufstelle für den Abteilungsleiter und die Mitarbeiter der gesamten Abteilung. Sie engagiert sich aktiv im Unternehmens-Assistenznetzwerk und ist zusätzlich Mitglied im Weiterbildungsteam der Forschung, das für alle Bereiche der Forschung Bedarfe ermittelt, sowie Trainings und Schulungen organisiert und durchführt. Auch sie selbst besucht stetig Weiterbildungen zu verschiedenen Themen wie Kommunikation, Methoden, BWL, Eventmanagement und selbstverständlich Assistenzkongresse zum Netzwerken. In Ihrer Freizeit trifft man Silvia Gottstein im Orchester, wo sie mit Begeisterung Saxophon spielt und ehrenamtlich Saxophonunterricht im Verein gibt.