Diligent Talk: Interview mit Tessa Heuer, Executive PA bei Merck

Nach einer Ausbildung an der Europäischen Wirtschafts- und Sprachakademie in Köln zur Europasekretärin/International Management Assistentin und Fremdsprachenkorrespondentin Englisch und Französisch hat Tessa Heuer bei der Firma OSMA-Werm, einem Großhandel für Kleinpreisprodukte und Kosmetikartikel in Karlstadt am Main, im Ein- und Verkauf gearbeitet.

Nach 2,5 Jahren hat sie in Würzburg eine Stelle als Assistentin der Geschäftsleitung mit weiteren Tätigkeiten im Ein- und Verkauf bei der Firma CR-Solutions angetreten.

Im Jahr 2009 zog sie aus familiären Gründen nach Darmstadt und fing bei der Firma Merck eine Stelle als Teamassistenz an. Mittlerweile ist sie nach 10 Jahren zur Executive PA aufgestiegen und leitet ein Assistenz Team im Bereich Discovery & Development Technologies in der Merck Healthcare R&D Sparte.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Das typische Bild einer Assistenz, die morgens für den Chef Kaffee kocht und den Kalender verwaltet, ist bereits seit Jahren völlig überholt. Für die üblichen Tätigkeiten einer Assistenz, von Reisebuchungen, Budgetverwaltung, Abrechnungserstellung etc. wird man in einigen Jahren keine Person im Office benötigen. Durch die immer fortschrittlichere Digitalisierung des Arbeitsplatzes, sowie AI werden solche Aufgaben irgendwann vollkommen automatisiert über den PC laufen. Natürlich gibt es immer Positionen, in denen die persönliche Betreuung gewünscht wird und nicht komplett wegfallen wird. Diese Stellen werden mit der Zeit jedoch immer mehr abnehmen.

Daher ist es für die Assistenz von heute besonders wichtig, sich auch anderweitig ein Standbein aufzubauen und sich durch weitere Skills unabkömmlich zu machen. Kommunikation, emotionale Intelligenz und Empathie sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit spielen dabei eine wichtige Rolle. So kann aus der Assistenz von heute z.B. die Projektmanagerin von morgen werden.

Wie virtuell arbeiten Sie bereits? Welche Hürden gibt es dabei?

Die virtuellen Arbeitsmethoden nehmen täglich zu. Bei Merck steht die Digitalisierung des Arbeitsplatzes im Vordergrund. Wir sind z.B. Anfang 2018 in einen Neubau gezogen, bei dem die Meetingräume virtuell verwaltet werden. Des Weiteren wird täglich an neuen Software Lösungen und einem einfacheren Vernetzen, sowie neuen Bestell- und Abrechnungssystemen gearbeitet. Hier gibt es, wie bei jeder Neueinführung eines Systems, natürlich Anfangs immer einige Schwierigkeiten. Diese werden jedoch durch ein kompetentes Business Technologies Team so schnell wie möglich aus der Welt geschafft.

Das virtuelle Arbeiten hat seine Vor- und Nachteile – alles ist unheimlich schnelllebig und Informationen sind in den meisten Fällen schneller abrufbar, man darf sich aber nicht in der virtuellen Welt verlieren und den menschlichen Kontakt dabei verlieren. Statt einer schnellen Email, doch einfach mal den Telefonhörer in die Hand nehmen und den Kollegen anrufen.

Die neue Chefgeneration der Millennials oder Generation Z kommt immer mehr in die Unternehmen und bringt neuen Schwung in die Arbeitsweise vieler Organisationen. Stimmt Sie dies positiv oder eher negativ mit Blick auf die Zusammenarbeit mit jüngeren Vorgesetzten? 

Bei uns hat die Generation Z in den letzten Jahren immer mehr Einmarsch genommen. Man merkt, dass sich der Umgangston ändert. Es wird alles ein wenig lockerer und sie sprudeln über vor neuen Ideen und Tatendrang. Das schwappt teilweise auch auf die Kollegen über, die schon länger dabei sind.

Ich persönlich finde es sehr schön, wenn frischer Wind in die Organisation kommt. Was nicht bedeutet, dass die alten Arbeitsweisen schlecht sind. Nur, weil etwas neu ist, ist es nicht unbedingt besser. Man muss das immer vorsichtig abwägen.

Mein aktueller Chef gehört zwar nicht zur Generation Z, ist aber technisch versiert und für alles Neue offen. Es macht Spaß mit Leuten zusammenzuarbeiten, die sich den neuen Dingen nicht verschließen, sondern sie annehmen und fördern. Das Umfeld wird auch immer diverser und multikultureller, was mich besonders freut. Ich denke, dass gerade die jüngeren Vorgesetzten eine ganz andere Arbeitsweise an den Tag legen und ganz andere Forderungen an eine Assistenz haben, als es bisher der Fall gewesen ist. Da ist wieder Flexibilität und emotionale Intelligenz gefragt, um mit den neuen Anforderungen umzugehen.

Mein Leitsatz für die Zukunft lautet: „Geht nicht gibt’s nicht – stay on your toes and keep thinking out of the box“. Ich bin gespannt, was in den nächsten Jahren auf uns zukommt und freue mich auf neue Herausforderungen.