Do´s and Don´ts für Ihre virtuellen Meetings

Die Arbeit von zu Hause ist für viele Menschen und Unternehmen mittlerweile zu einer Norm geworden. Aus der Ferne zu arbeiten und  virtuelle Meetings abzuhalten ist auch im neuen Jahr essenziell und kann weiterhin Herausforderungen mit sich bringen.

Auch wenn Videochat-Plattformen manche Menschen aus ihrer Komfortzone verdrängen mögen – vorausgesetzt sie werden korrekt durchgeführt, können virtuelle Meetings effizienter sein als herkömmliche. Tatsächlich sind sich Experten einig, dass Unternehmen, die die Vorteile virtueller Sitzungen erkannt haben, diese über die COVID-19-Krise hinaus nutzen werden. Wenn die Krise überwunden ist, werden also nur vereinzelte Unternehmen zum alten Weg zurückkehren.

Deshalb möchte ich Ihnen heute aufzeigen, wie Sie einen reibungslosen Übergang vom Konferenzraum zu einer virtuellen Besprechung gewährleisten können und welche Do´s und Don´ts es hierbei zu beachten gilt.

1. Die richtige Ausrüstung

Um erfolgreich an einem virtuellen Meeting teilzunehmen ist eine richtige Ausrüstung essenziell. So sollten Sie über die entsprechenden Video-, Audio- und Internetfunktionen verfügen. Die eingebaute Audio- und Video-Hardware Ihres Computers ist wahrscheinlich für die meisten Meetings ausreichend. Allerdings ist es ist immer besser ein zusätzliches Headset mit Mikrofon in Reichweite zu haben, wenn die Tonqualität schlecht ist. Noch wichtiger ist ein starkes Internetsignal. Für die Nutzung einer Kamera gilt es die richtige Position zu finden, damit ihr Gesicht gut erkennbar ist.

2. Auftritt und Kleidung

Ein viel diskutiertes Thema in den letzten Monaten ist die Wahl des passenden Outfits. Virtuelle Treffen sind nicht so formell wie regelmäßige Treffen und die meisten Menschen achten nicht darauf, was sie tragen oder was bzw. wer sich im Hintergrund befindet. Achten Sie jedoch immer auf den entsprechenden Anlass und kleiden sich passend. Es strahlt Ihre Marke aus und die sollte auch in der virtuellen Welt eine gute Reputation bekommen. Jeder kennt das beliebte Jogging Outfit. Für ein virtuelles Meeting würde ich dies aber nicht empfehlen.

3. Frühzeitiger Login

Um sicherzustellen, dass eine virtuelle Besprechung pünktlich beginnt, melden Sie sich fünf Minuten vor der Startzeit bei der Videochat-Plattform an. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich mit der Technik vertraut zu machen und etwaige Probleme zu lösen.

In der aktuellen Dynamik des remote workplace gibt es ständig neue Apps und Kollaborationstools zu entdecken. Wenn eine Technik noch neu ist, machen Sie unbedingt entsprechende Testläufe. Dies ist besonders wichtig um sicherzustellen, dass sie alle Systemfunktionen einsatzbereit sind.

4. Small Talk

Auch wenn es einige Leute vorziehen, sich einzuloggen und still auf den Beginn eines Meetings zu warten, ist es nicht verkehrt, vor Beginn der Sitzung Smalltalk zu führen. Tatsächlich möchte ein Organisator vielleicht sogar jedem Teilnehmer die Gelegenheit geben, Hallo zu sagen und ein kurzes Update über seinen Tag zu geben. Das hängt von Format und Zeitplan ab. Aber die Zeit für einen kleinen Icebreaker sollte tatsächlich gegeben sein.

5. Klare Sitzungsagenda

Die Leichtigkeit, mit der virtuelle Meetings oftmals abgehalten werden, kann dazu führen, dass man versucht ist, sie routinemäßig abzuhalten. Es ist jedoch eine Zeitverschwendung, es sei denn, es gibt einen klaren Zweck.

Besprechungen können aufgesetzt werden, um Informationen auszutauschen, Lösungen zu finden oder Entscheidungen zu treffen. Im Idealfall wird den Teilnehmern im Voraus eine Tagesordnung vorgelegt, die sowohl den Zweck als auch das gewünschte Ergebnis der Sitzung klar zum Ausdruck bringt. Andernfalls passiert es am Ende, dass die Leute nicht wissen, warum sie dort sind.

6. Smarte Teilnehmerstruktur

Begrenzen Sie je nach Art des Treffens die Anzahl der Teilnehmer, insbesondere wenn Sie möchten, dass alle beteiligt sind. Sieben scheint die magische Zahl zu sein, raten Experten. Sind es mehr, werden einige wenige Leute das Gespräch dominieren, während alle anderen zuhören. Das spiegelt oftmals die Praxis.

Wenn Ihr Meeting dem Informationsaustausch dienen soll, überlegen Sie, ob eine E-Mail oder ein Video eine effizientere Möglichkeit wäre, eine Ankündigung weiterzugeben. Erwägen Sie in diesen Fällen die Verwendung einer Transkriptionsfunktion, damit das Gespräch in Zukunft zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüft werden kann.

7. Etikette-Regeln

Umgebungsgeräusche können bei einer virtuellen Besprechung schnell überwältigend und ablenkend wirken. Deshalb schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen.

Die Kameraregelung ist von Meeting zu Meeting unterschiedlich. Der Host sollte spätestens zu Beginn der Sitzung mitteilen, ob er wünscht die Teilnehmer im Video zu sehen. Unterschätzen Sie den Einfluss der Kamera hinsichtlich Konzentration und Interaktion nicht. Zudem bringt ein Vido des Gegenübers immer ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und des Teamspirits.

Vereinbaren Sie auch hier klare Regeln wie sich jemand zu Wort melden darf und welcher Kommunikationskanal für diese Sitzung relevant ist, sei es per Chat oder Mikrofon. Ermutigen Sie die Teilnehmer wenn gewünscht während einer Präsentation Kommentare oder Fragen zu stellen. Nutzen Sie die Chat-Funktion oder Echtzeit-Umfragen mit Hilfe digitaler Tools.

8. Multi-Tasking

Sie könnten wichtige Informationen oder Aktualisierungen verpassen, wenn Sie während eines virtuellen Treffens E-Mails abrufen oder andere Aufgaben erledigen. Wenn Sie regelmäßig andere Arbeiten erledigen, anstatt zuzuhören, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass Sie bei dem Zusammenkommen nicht gebraucht werden. Sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Vorgesetzten, um herauszufinden, ob es notwendig ist, an zukünftigen virtuellen Meetings zum gleichen Thema teilzunehmen.

Wenn Sie sich regelmäßig mit demselben Team treffen, sollten Sie in Erwägung ziehen, einige Grundregeln aufzustellen. Diese Richtlinien können sicherstellen, dass die Treffen reibungslos ablaufen und eine effiziente Nutzung der Zeit aller Beteiligten darstellen.

9. Last but not least: Recap

Zeitnah sollte ein Meetingteilnehmer benannt werden, der eine schriftliche Nachbereitung an alle Beteiligten sendet. Dabei muss es sich nicht zwingend um eine lange Abschrift handeln, sondern es reicht, wenn Aufzählungspunkte festgehalten sind. So können alle getroffenen Entscheidungen und Aktionspunkte hervorgehoben werden.

Diese schriftliche Zusammenfassung kann sicherstellen, dass alle Teammitglieder über die nächsten Schritte informiert sind und das nächste Meeting reibungslos verläuft.