Fringe Benefits für Aufsichtsräte – Zulässigkeit und Grenzen

Der Umfang der Compliance-Regelungen hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. Dies liegt auch daran, dass durch Medienberichterstattung und Missgunst die ausufernden Vorschriften der Compliance in einigen Einzelfällen sogar zu Gerichtsprozessen geführt haben. Dabei ging es um Nebenleistungen, die das Unternehmen seinen Aufsichtsratsmitgliedern gewährt hat. Der folgende Beitrag stellt zuerst dar, was sich hinter dem Begriff Fringe Benefits verbirgt. Anschließend erfolgt eine Betrachtung der rechtlichen Grundlagen, bevor abschließend auf die Regelungen in den Satzungen der Unternehmen näher eingegangen wird.

Was sind Fringe Benefits?

Fringe Benefits sind freiwillige Zusatzleistungen, die in Form von Sachzuwendungen gezahlt werden. Damit sind sie Teil des Vergütungssystems für Mitarbeiter in Unternehmen, die mittlerweile auch beim Aufsichtsrat angewendet werden. Fringe Benefits zählen zu den sogenannten Lohnnebenleistungen und können aus verschiedenen Bausteinen bestehen. Dazu zählen nicht nur Vorteile im Bereich der Lebensqualität wie beispielsweise Sabbaticals oder Freistellungen für Schulungen, sondern auch monetäre Leistungen: Geschenke zum Dienstjubiläum, Zulagen für besondere private Anlässe wie beispielsweise die Geburt eines Kindes, private Nutzung von Mobiltelefonen oder der Bahncard zählen zu den monetären Leistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten.

Ferner gibt es auch Maßnahmen zur sozialen Sicherung der Mitarbeiter wie beispielsweise eine verlängerte Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Unfall- oder Lebensversicherungen, jährliche Vorsorgeuntersuchungen oder auch Ausbildungsbeiträge für Kinder des Mitarbeiters. Auch allgemeine Vergünstigungen wie eine Kantine mit vergünstigten Speisen, die Bezuschussung von Beiträgen für Sporteinrichtungen oder Vereine sind Möglichkeiten im Rahmen der Fringe Benefits, um Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Auch wenn die genannten Leistungen für den Aufsichtsrat sicherlich nur mit Abstrichen im Vergleich zur Belegschaft eingesetzt wird, stellt sich die Frage nach der Zulässigkeit sowie den Grenzen für Fringe Benefits für den Aufsichtsrat.

Was das Gesetz sagt

Die Vergütung des Aufsichtsrates ist im Aktiengesetz geregelt. Demnach kann den Mitgliedern des Aufsichtsrates für ihre Tätigkeit eine Vergütung gewährt werden. Die Vergütung kann in der Satzung des Unternehmens festgesetzt oder aber von der Hauptversammlung bewilligt werden. Das Aktiengesetz verlangt, dass die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder in einem angemessenen Verhältnis zu dessen Aufgaben steht. Dabei muss jedoch auch die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft berücksichtigt werden.

Wenn die Vergütung in der Satzung des Unternehmens geregelt ist, kann in der Hauptversammlung eine Herabsetzung der Vergütung mit einer einfachen Mehrheit beschlossen werden. Sofern ein Unternehmen erstmals einen Aufsichtsrat hat, kann die Vergütung lediglich von der Hauptversammlung bewilligt werden.

Das Aktiengesetz erlaubt auch eine Beteiligung des Aufsichtsrates am Gewinn des Unternehmens (§ 113 Abs. 3 S. 1 AktG). Demnach wird der Anteil nach dem Bilanzgewinn ermittelt, der um einen bestimmten Betrag gemindert werden muss. Bei diesem bestimmten Betrag handelt es sich um mindestens vier Prozent der auf den geringsten Ausgabebetrag der Aktien geleisteten Einlagen. Festsetzungen, die dem entgegenstehen, sind laut Aktiengesetz nichtig.

Eine besondere Nebenleistung an Mitglieder des Aufsichtsrates wird zusätzlich im Aktiengesetz geregelt: die Kreditvergabe an Aufsichtsräte (§ 115 AktG). Die Bewilligung von Krediten an Aufsichtsräte kann nicht allein durch den Vorstand erfolgen, sondern bedarf der Einwilligung des gesamten Aufsichtsrates. Der Beschluss muss allerdings besonderen Anforderungen genügen, damit dieser nicht anfechtbar wird. Sowohl die Verzinsung als auch die Rückzahlung müssen konkret beschlossen werden. In den nächsten Monaten wird es möglicherweise zu einigen Veränderungen bei der Aufsichtsratsvergütung kommen, da nach neuem Recht die Hauptversammlung jährlich über die Vergütung des Aufsichtsgremiums entscheiden muss. Ob die Gesetzesreform ein geringes oder hohes Maß an Veränderungen nach sich ziehen wird, wird die Hauptversammlungspraxis in den nächsten Monaten zeigen.

Regelungen in der Satzung der Unternehmen

Um genauere Informationen über die Nebenleistungen für Aufsichtsräte zu erhalten, muss die Satzung des Unternehmens herangezogen werden.  Nebenleistungen, die ausdrücklich in der Satzung geregelt sind, sind auch rechtlich gesichert. In diesem Fall bestimmt also die Satzung die Grenze dessen, was zulässig ist. In der Satzung finden sich in der Regel einiges, was zu Fringe Benefits gezählt werden kann. Den Mitgliedern des Aufsichtsrates wird für die Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen ein Sitzungsgeld bezahlt, das in der derzeitigen Praxis oftmals noch in bar ausgezahlt wird.

Die Absicherung der Arbeit des Aufsichtsrates für eventuelle Schadensfälle erfolgt über eine D&O-Versicherung. Die Versicherungsprämie für die D&O-Versicherung wird von der Gesellschaft getragen. Vor mehr als einem Jahrzehnt wurde die Kostenübernahme der D&O-Versicherung noch als Bestandteil der Aufsichtsratsvergütung gesehen, was Auswirkungen auf die Höhe der zu versteuernden Aufsichtsratsvergütung hatte. Mittlerweile hat sich jedoch durchgesetzt, dass es sich bei der Einhaltung bestimmter steuerrechtlicher Vorgaben bei der Kostenübernahme der D&O-Versicherung nicht mehr um einen Vergütungsbestandteil der Aufsichtsratsarbeit handelt.

Ein weiterer Aspekt, der zu den Fringe Benefits gezählt werden kann, sind die Regelungen des Aufwendungsersatzanspruchs des Aufsichtsrates. Demnach werden den Mitgliedern des Aufsichtsrates die Auslagen erstattet, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit als Aufsichtsrat entstanden sind. Was auf den ersten Blick nach einer klaren Regelung aussieht, birgt in der praktischen Umsetzung einiges an Diskussionspotenzial. So stellt sich die Frage, wer darüber entscheidet, in welcher Bahnklasse die Mitglieder des Aufsichtsrates zur Sitzung anreisen und wie viele Sterne das Hotel für die Übernachtung haben darf.

Eine Dienstreiseordnung gibt es in den seltensten Fällen, so dass diese Möglichkeit schon einmal ausscheidet. In größeren Gesellschaften gibt es derartige Regelwerke für den Vorstand. Diese Regelungen werden vom Aufsichtsrat beschlossen. Zur Vermeidung von Streitigkeiten oder Überschreitung von als angemessen beurteilten Beträgen ist dem Aufsichtsrat zu empfehlen, sich bei den Reisekostenabrechnungen an denen des Vorstands zu orientieren.