Der Future Boss

Immer wieder spricht man ja von dem sich stets wandelnden Rollenbild der Assistenz. Seit eh und je hat sie mit Herausforderungen zu kämpfen. Erst wurde aus der Schreibmaschine der Computer, aktuell fürchtet man sich hin und wieder vor der Disruption, da die Themen rund um die Arbeitswelt 4.0 gepaart mit künstlicher Intelligenz, digitalen Assistenten und Robotik allgegenwärtig sind. Die moderne Assistenz hat jedoch längst gelernt, sich auf das Skillset der Zukunft einzustellen, sich aufzuschlauen und das nötige Profil und Portfolio zu schärfen.

Eine Komponente darf man auf dieser Reise jedoch nicht vergessen: Den Chef. Denn auch der hat sich mit der Zeit gewandelt und aus manch verstaubten Vorstand ist ein dynamischer und smarter Manager geworden, der eine klare Vorstellung vom Bild der Assistenz 4.0 hat.

So hat vor einer ganzen Weile Tesla Gründer und Geschäftsmann Elon Musk sehr deutlich festgestellt, welche Anforderungen er an seine Assistenz hat. Als die Frage nach einer Gehaltserhöhung von seiner langjährigen Assistentin kam, schickte er sie zwei Wochen auf Zwangsurlaub, nur um herauszufinden, ob er ihren Job nicht selbst erledigen kann und ob ihre Rolle kritisch für den Unternehmenserfolg ist. Ein Schlag ins Gesicht, wenn man sowas zum ersten Mal liest, aber andererseits eine klare Aussage und Botschaft, wenn auch nicht sehr taktvoll.

Aber schauen wir doch mal genauer hin. Was genau erwartet der Future Boss eigentlich von seiner Assistenz?

Auf dem internen Assistenztag eines großen Berliner Unternehmens im April 2019 haben wir genau diese Frage am Ende des Events behandelt. Ich hatte die Aufgabe, zwei Podiumsdiskussionen zu moderieren, eines davon beinhaltete vier Teams, jeweils ein Chef mit seiner Assistenz. Am Ende befragte ich die vier Chefs der Runde, allesamt in gehobenen Positionen tätig, welche Eigenschaften sie sich von der Assistenz der Zukunft denn wünschen. Die Antworten kamen schnell und klar: Feedbackgeber, Digitalexperte und Feelgood Manager. Genannt wurden zugleich Begriffe wie Vertrauen, Proaktivität und Prozessoptimierung.

Was genau meinten Sie damit? Hier ein paar weitere Details

Aus analog wird digital

Eine Office Managerin des besagten Unternehmens, die frisch in den Bereich Legal gewechselt hat, hat dort ihr ganzes Team digital fit gemacht. Sie können sich gut vorstellen, welche Massen an Papier gerade in Rechtsabteilungen lauern und dafür war sie genau die richtige Person. Sie hat sich Prozesse angeschaut, analysiert und effizient umgestellt. Und ihr Chef hat sie laufen lassen, denn er wusste, sie bringt die nötige Expertise mit. Genau solche Prozesse erwartet auch Sven Meise, Chief Digital Officer der Francotyp-Postalia Holding AG in Berlin. „Assistenzen sind wichtige Trendscouts und können Organisationen dabei helfen, digitaler zu arbeiten und Themen rund um den digitalen Arbeitsplatz zu platzieren. Sie bekommen in ihrem Netzwerk soviel mit und können wichtige Impulse in das eigene Unternehmen einbringen.“

Feelgood Manager

Eine der Management Assistenzen der Diskussionsrunde übt für ihren Bereich in erster Linie die Rolle des Feelgood Managers aus. Erst in zweiter Linie agiert sie für ihren Chef und der ist mehr als zufrieden damit. Denn er managt sich selbst sehr gut alleine, nutzt die neuen Kollaborationstools wie MS Teams oder Slack und weiβ sich auch sonst in der ein oder anderen Situation zu helfen. Er sieht seine Assistenz ganz klar in der Funktion des Feelgood Managers. Und diese Rolle wird immer wichtiger in den Unternehmen, gerade, wenn es um die Arbeitswelt 4.0 geht und der Faktor Mensch gerne mal an der ein oder anderen Stelle verloren geht.

Feedbackgeber

Feedback und Stimmungen weitergegeben haben Assistenzen schon immer, die eine mehr, die eine weniger. Der richtige Filter ist hier sicherlich Goldwert. „Wir Manager sind oftmals zu weit weg von den Themen, die die Organisation beschäftigt, sodass die Assistenz eine wichtige Rolle einnehmen muss. Abzuschätzen, was wichtig ist und was nicht, bleibt die hohe Kunst der Diplomatie und emotionaler Intelligenz, die kein anderer so gut beherrscht wie die Manager der Vorzimmer“, sagt Sven Meise. Somit wird man gerade in der Zukunft noch stärker auf die Meinung einer Assistenz angewiesen sein, denn sie weiß wie der Hase läuft und was gerade los ist im Unternehmen.

Wertepionier und Kulturbotschafter

Gerade in Zeiten von wertebasierter ethischer Führung spielt die Assistenz eine bedeutende Rolle. Manager schaffen ständig neue Strukturen, die nicht immer gut angenommen werden in der Organisation. Oftmals räumen die Assistenzen das Feld von hinten auf, indem sie über die Kulturebene gehen und die Dinge, die das Management versucht hat zu vermitteln, auf menschlicher Ebene nochmals geradeziehen. Jede Assistenz hat diese Rolle schonmal angenommen und den Change Manager gespielt. Ein schönes Beispiel ist ein großes Touristikunternehmen, welches ich aktuell beim Rollout von Office 365 in der Organisation begleiten darf. Assistenzen werden hier ebenfalls intensiv geschult, da sie nicht nur technisch, sondern auch kulturell fit sein müssen, wenn Kollegen oder Vorgesetzte Fragen haben. Sie werden als „Office 365 Guides“ in einem aufwendigen Train-the-Trainer Programm ausgebildet, eine sehr schöne Initiative.

Sparringspartner und Co-Manager

Insbesondere die jüngere Chefgeneration braucht ein enges Sparring und wer bietet sich da besser an als der engste und vertrauteste Mitarbeiter schlechthin: Die Assistenz. Emails im Auftrag des Chefs zu versenden gehört schon lange in das Aufgabenfeld einer Assistenz. Oftmals steht zwar der Name des Chefs drunter, aufgesetzt und ausformuliert hat es die Assistenz. Sie ist es auch, die mehr und mehr in eine Vertretungsrolle des Chefs reingleitet. Ich kenne Assistenzen, die Meetings für ihre Chefs übernehmen, Projekte autark durchsteuern und über große Budgets verfügen. Auch ohne hierarchischen Grad wird hier großartiges Leadership betrieben. All dies wird in der Zukunft noch mehr abverlangt werden, denn die Manager haben immer weniger Zeit und stützen sich daher auf das Team drumherum und dazu gehört auf inhaltlicher Ebene auch immer mehr die Assistenz.

Und, nun wollen Sie abschließend sicherlich wissen wie die Geschichte mit Elon Musk und seiner Assistenz ausgegangen ist. Stimmt‘s? Sie kam nicht mehr an ihren Arbeitsplatz zurück, da er festgestellt hat, dass er ein neues Profil an Assistenz benötigt. Genaugenommen hat er dies gesagt:

„Mary Beth was an amazing assistant for over 10 years, but as company complexity grew, the role required several specialists vs one generalist.“

Der Generalist ist passé. Hoch lebe der Spezialist bzw. der Experte. Und gerade an den neuen Rollen der Assistenz 4.0 sieht man sehr schön, dass genau dies gebraucht wird. Nicht nur die Rolle der Assistenz wird sich kontinuierlich wandeln, sondern auch die Rolle des Vorgesetzten. Bleiben Sie daher wachsam, was die Anforderungen der Zukunft anbelangt und seien Sie offen für die neue Generation an Chefs. Sie ist voller Überraschungen und manchmal sicherlich nicht gleich zu verstehen. Verstanden haben die neuen Manager aber definitiv, dass Assistenzen als strategische und operative Business Partner immer wichtigere Rollen in den Organisationen übernehmen und dies gilt es jetzt pro-aktiv anzugehen.