Gründung eines Digitalausschusses – Deshalb sollte der Aufsichtsrat darauf setzen

Die Corona-Pandemie hat gezeigt: Die Digitalisierung ist für Unternehmen ein wesentlicher Faktor zur Sicherung des langfristigen Erfolgs. Der Unterschied zwischen sehr digitalen und weniger digitalen Unternehmen ist durch die dynamischen Entwicklungen aufgrund der weltweiten Ausbreitung des Corona-Virus noch viel deutlicher geworden als davor.

Dies gilt beispielsweise für das Thema Homeoffice. Unternehmen, deren Mitarbeiter bereits für das Arbeiten im Homeoffice ausgerüstet waren, konnten ohne größere Verzögerungen bzw. Schwierigkeiten weiterarbeiten. Im Gegensatz dazu sind Unternehmen, die nicht für das Arbeiten außerhalb der Büros vorbereitet waren, erheblich unter Zugzwang geraten.

Nicht nur beim ortsunabhängigen Arbeiten, sondern auch bei der Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse sowie der Arbeitsabläufe profitieren Unternehmen, die besonders innovativ sind. Bei der diesjährigen Hauptversammlungs-Saison zeigten sich hier bereits deutliche Unterschiede: Während einige Unternehmen die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung mit vollem Elan angehen, haben andere ihre terminierte Präsenz-Hauptversammlung auf das vierte Quartal des Jahres verschoben. Häufig in der Hoffnung, dass bis dahin wieder Veranstaltungen mit einer größeren Personenanzahl zulässig sind.

Warum die Digitalisierung für die Geschäftsmodelle unerlässlich ist

Durch die Digitalisierung werden die Geschäftsmodelle vieler Unternehmen erheblich beeinflusst. Auch zeigt sich, dass sehr junge Unternehmen innerhalb weniger Jahre etablierten Unternehmen den Rang ablaufen. Der Vorteil eines Start-ups ist, ganz klar, dass die Prozesse nicht erst digitalisiert werden müssen, sondern der Unternehmensaufbau direkt vollständig digital erfolgt. Etablierte Unternehmen stehen dagegen vor der Herausforderung mit einer zeitlich umfangreichen Implementierung auf digitale Arbeitsprozesse umsteigen zu müssen.

Gleiches gilt für die Geschäftsmodelle etablierter Unternehmen: Diese müssen weiterentwickelt werden, um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern. Die Aufgabe des Aufsichtsrats ist dabei nicht nur die Beratung, sondern auch die Überwachung des Vorstands. Anders als dies vor einem Jahrzehnt noch der Fall war, müssen die Innovationen auch beschleunigt erfolgen. Andernfalls verliert das Unternehmen den Anschluss und es droht mittelfristig eine Existenzgefährdung.

Aus diesem Grund sollte der Aufsichtsrat derzeit vor allem ein Augenmerk darauf werfen, wie innovativ das Unternehmen ist bzw. wie hoch die Ausgaben für Forschung und Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen sind.

Wie ein Digitalisierungsausschuss dem Unternehmen nutzen kann

Bei größeren Gremien können sehr fachspezifische Diskussionen kaum zielgerichtet geführt werden. Aus diesem Grund kann die Einführung eines Digitalisierungsausschusses für Unternehmen von großem Nutzen sein. In diesem Ausschuss besteht ausreichend Zeit, diverse Themen rund um die Digitalisierung voranzutreiben. Dies gilt nicht nur für die einzelnen Unternehmensbereiche, sondern auch für die Digitalisierung der Arbeitsprozesse des Aufsichtsrats.

Bei der Implementierung eines Digitalisierungsausschusses sollten entsprechend viele Mitglieder mit Digitalisierungskompetenzen im Aufsichtsrat sitzen. Sofern das nicht der Fall ist, sollte bei der Neubesetzung von Aufsichtsratsmandaten auf die entsprechend benötigten Kompetenzen geachtet werden. Das sollte bereits bei der Erstellung des Kompetenzprofils des Aufsichtsrats eine Rolle spielen.

Der Digitalisierungsausschuss hat im Gegensatz zum gesamten Gremium die Möglichkeit, sich intensiver mit speziellen Themenfeldern der Digitalisierung in den einzelnen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens zu beschäftigen. Außerdem können zu einzelnen Themen beispielsweise Experten in die Sitzungen des Ausschusses eingeladen werden. Das trägt nicht nur zur Weiterbildung der Aufsichtsräte bei, sondern ermöglicht auch einen Diskurs zu konkreten Fragestellungen.

Sofern es einen Digitalisierungsausschuss gibt, besteht deutlich mehr Zeit, sich mit den besonderen Herausforderungen der Digitalisierung für das Unternehmen zu beschäftigen. Denn die Veränderungen bei den Arbeitsprozessen wirken sich in verschiedenen Bereichen des Unternehmens aus: So führt dies nicht nur zu einer Veränderung der benötigten Fähigkeiten der Mitarbeiter. Auch die Veränderung von Berufsbildern sowie die Entstehung neuer Berufe zeigt sich deutlich. Bei der derzeitigen Belegschaft stellt sich beispielsweise die Frage, wie sie an die neuen Anforderungen herangeführt wird.

Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollte der Digitalisierungsausschuss im Bedarfsfall mit anderen Ausschüssen zusammenarbeiten. Auch muss die Zusammenfassung der wesentlichen Erkenntnisse dem Gesamtgremium mitgeteilt werden.

Risiken bei fehlenden Diskussionen zur Digitalisierung im Unternehmen

Durch die derzeitige schwierige wirtschaftliche Lage zeigt sich besonders deutlich: Unternehmen, deren Prozesse, Dienstleistungen und Produkte nicht permanent weiterentwickelt werden, hinken hinterher. Die Corona-Pandemie hat diesen Effekt noch erheblich verstärkt. Arbeitsunterbrechungen sind zwar auch bei digital aufgestellten Unternehmen aufgetreten. Dennoch haben Unternehmen mit digitalen Prozessen und Geschäftsmodellen auch zahlreiche Chancen durch die derzeitige Krise.

Gerade deshalb sollten auch Aufsichtsratsmitglieder über entsprechende Digitalisierungskompetenzen verfügen. Andernfalls erkennen sie die Relevanz der Weiterentwicklung aufgrund der Digitalisierung nicht. Wie einige sehr innovative Start-ups in den letzten Jahren gezeigt haben, können diese innerhalb kürzester Zeit zur Gefahr für etablierte Unternehmen werden.

Unternehmen, die Entwicklungen verschlafen, werden das an sinkenden Umsatzerlösen erkennen. Allerdings müssen diese auch entsprechend interpretiert und dürfen nicht nur der aktuellen konjunkturellen Lage zugeordnet werden. Für Unternehmen wird es dann bedrohlich, wenn der Aufsichtsrat sein Augenmerk bei der Überwachung des Vorstands nicht ausreichend auf die Digitalisierung legt. Es sollte beispielsweise nicht gewartet werden, bis das Unternehmen Opfer eines Hackerangriffs wurde, um entsprechende Schutzmaßnahmen gegen Cyberrisiken einzuleiten. Vielmehr sollte auch der Aufsichtsrat darauf achten, dass das Unternehmen proaktiv agiert.