Halbzeit – haben Sie Ihre Ziele erreicht?

Ja ist denn schon wieder Weihnachten? Nicht ganz, aber fast.

Unglaublich, aber wahr. Die erste Jahreshälfte ist bereits erreicht. Gefühlt organisieren viele Office Professionals gerade fleißig Betriebsausflüge oder Sommerpartys und es geht mal wieder rund im Büro. Man sehnt sich nach der ruhigen Zeit, wenn der Chef und die Kollegen in die Sommerurlaube gehen. Endlich Zeit, durchzuschnaufen. Zeit aber auch dafür, Revue zu passieren und zu reflektieren, was alles im ersten Halbjahr passiert ist und was man erreicht hat.

Sicherlich haben auch Sie sich große Ziele für 2019 gesetzt, manche wurden bereits erfolgreich erreicht, andere nach hinten geschoben und wieder andere schon jetzt ins Jahr 2020 geparkt. Die Arbeitswelt 4.0 erfordert von uns immer intensiver, agiler und smarter zu arbeiten und uns an neue Bedürfnisse dieser schnelllebigen 24/7 Welt zu gewöhnen.

Für Assistenzen ist die Industrie 4.0 nicht immer eine einfache, haben sie doch hier und da mit Vorurteilen zu kämpfen wie „Gibt es diese Berufssparte in 5 Jahren noch?“. Sicherlich gewinnen digitale Assistenten und künstliche Intelligenz die Oberhand an vielen Stellen, aber die moderne Management Assistenz hat viel zu bieten – gerade, wenn es um den modern workplace geht.

Was also haben Sie konkret erreicht? Nehmen Sie sich bewusst einmal Zeit zu reflektieren, Dinge aufzuschreiben. Projekte abzuhaken und zu bewerten. Themen, die noch immer offen sind, ruhig einmal klar hinterfragen, warum sie noch „pending“ sind. Wer waren Ihre Unterstützer bei der Zielerreichung, wer waren Ihre Verhinderer oder Blockierer? Auch dies gilt es sauber zu ergründen und zu notieren.

Sollten Sie noch Platz haben für das ein oder andere Projekt, dann kommt hier vielleicht etwas Inspiration. Ich möchte Ihnen zwei Themen ans Herz legen, an denen aktuell viele Assistenzen arbeiten – mal intensiver, mal weniger und immer abhängig von der Unternehmensstruktur.

Die digitale Transformation hält in vielen Unternehmen Einzug und auch die Assistenz ist ein wichtiges Element zur erfolgreichen Umsetzung. Gerade bei zwei Punkten kann sie als wunderbarer Initiator und Sparringspartner dienen.

Das papierlose bzw. papierarme Büro

Wie liegt die Situation bei Ihnen? Ist Ihr Office schon papierarm oder gar papierlos? Gratulation, wenn dem so ist. Fakt ist jedoch, dass viele Unternehmen diesen Themen massiv hinterherhängen.

Eine gute Implementierung papierloser Prozesse nimmt ihren Anfang mit einem grundlegenden Verständnis darüber, wie z.B. die Sitzungsunterlagen derzeit zusammengestellt, übermittelt und aktualisiert werden. Nachdem jeder Schritt skizziert wurde, wird die neue papierlose Plattform so konfiguriert, dass sie den aktuellen Prozess so genau wie möglich repliziert.

Ein Grund, weshalb papierlose Systeme häufig nicht funktionieren, liegt darin, dass ein Wechsel möglicherweise eher einer Revolution statt einer Evolution gleicht. Sobald die Nutzer mit dem Board-Portal und seiner Funktionsweise vertraut sind, werden sie auf natürliche Weise Verbesserungen an den Arbeitsabläufen entdecken, die für ihre Organisation sinnvoll sind.

Der digitale Arbeitsplatz

Machen Sie sich so schnell wie möglich vertraut mit den Produkten, die in erster Linie Ihnen Zeit und Nerven sparen. Tauchen Sie ein in neue Technologien und streben Sie dabei stets nach Produktivität und Effizienz. Das können die Board Portale sein, die Produkte der Office 365 Familie aber auch generelle Software, Apps und Tools, die nicht nur Ihren Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch den des gesamten Teams.

Eines ist hier aber immens wichtig. Synchronisieren Sie sich mit der internen IT und Compliance Abteilung und lassen Sie sich von Produktspezialisten beraten, damit Sie erfahren, was erlaubt ist und was nicht. Der Drang nach digitalen Gadgets einiger Einzelkämpfer in Unternehmen, wird nicht immer gerne gesehen und somit gilt es die richtigen Stakeholder zu finden und transparent zu agieren.

Digitaler Mindset

Ohne eine wichtige Sache gelingen jedoch all diese Vorhaben nicht. Es braucht einen generellen digitalen Mindset. Diesen gilt es innerhalb der Organisation zu schärfen, um o.g. Themen überhaupt erst einzuführen. Und dies ist ein großer Kulturwandel, den die Unternehmen hier durchlaufen.

Bleiben Sie bei all Ihren Vorhaben daher realistisch! Ziele, die zu groß sind, können gut und gerne frustrieren und zum Aufgeben verleiten. Wichtig ist aber, dass Sie dranbleiben. Zu unbedeutende Ziele wirken oftmals unattraktiv und führen dazu, dass Sie vielleicht schnell die Lust daran verlieren. Deshalb ist es wichtig, die richtige Größe eines Zieles zu finden.

Sorgen Sie dabei immer für den notwendigen Treibstoff. Der beste Treibstoff für ein Ziel ist immer wieder, etwas zu tun. Nicht in einem Monat, nicht in einer Woche, sondern heute und morgen. Warten Sie also nicht, sondern beginnen Sie sofort.

Und lassen Sie sich nicht von der „Aufschieberitis“ verfolgen. Wir alle kennen sie: die Prokrastination. Die Definition von Prokrastination ist einfach: Es geht um nichts anderes als das Aufschieben. Es gibt immer eine Menge von Gründen, unsere Vorhaben zu verschieben. Irgendwann geraten sie jedoch in Vergessenheit. Und dies kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Daher möchte ich Sie ermutigen, bereits jetzt aktiv in die Planung des zweiten Halbjahres und darüber hinaus zu gehen und Ihre Ziele konkret zu formulieren.

Ich wünsche gutes Gelingen.