Herausforderungen bei der Arbeit des Nominierungsausschusses

Durch zunehmende gesetzliche Vorschriften und gestiegene Anforderungen an die Zusammensetzung des Aufsichtsrates liegt zunehmend ein Augenmerk auf der Neubesetzung von Aufsichtsratsposten. Bei der Suche nach geeigneten Kandidaten spielen somit nicht nur die gesuchten Kompetenzen, sondern auch Gender-Aspekte eine Rolle.

Nicht vergessen werden darf an dieser Stelle auch, dass die Chemie zwischen dem Kandidaten sowie dem bisherigen Gremium stimmen muss. Denn nur so wird der Aufsichtsrat als Team gut zusammenarbeiten und seiner Aufgabe als Aufsichtsgremium gerecht werden.

Nominierungsausschuss: Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex

Bei Unternehmen mit größeren Aufsichtsräten von mehr als zehn Personen rät der Deutsche Corporate Governance Kodex zur Bildung von Ausschüssen. Nur durch die Bildung von Ausschüssen kann die Wirksamkeit der Aufsichtsratsarbeit sichergestellt werden. Insbesondere bei Gremien von mehr als zwanzig Personen ist es anders gar nicht möglich, spezielle Themen in der Tiefe zu diskutieren.

Die einzelnen Ausschüsse des Aufsichtsrates setzen sich jeweils aus Mitgliedern des Aufsichtsrates zusammen. Jedes Aufsichtsratsmitglied ist somit gleichzeitig Mitglied von einem oder mehreren Ausschüssen. Die Ausschusssitzungen finden separat zu den regulären Aufsichtsratssitzungen statt. Der Turnus der Sitzungen ist abhängig von den aktuellen Themen des jeweiligen Ausschusses. Der Prüfungsausschuss wird sich aufgrund seiner Tätigkeit mindestens einmal jährlich treffen. Bei allen anderen Ausschüssen kann es sein, dass es auch ein Jahr ohne eine Ausschusssitzung gibt.

Bei der Bildung von Ausschüssen empfiehlt der Kodex im Allgemeinen, dass der Aufsichtsrat abhängig von den spezifischen Gegebenheiten sowie der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden soll. Dabei sollen die Mitglieder dem Vorsitzenden des Ausschusses namentlich in der Erklärung zur Unternehmensführung genannt werden.

Der Kodex empfiehlt in seinen Erläuterungen explizit die Bildung von zwei Ausschüssen: dem Prüfungsausschuss und dem Nominierungsausschuss. Der Nominierungsausschuss soll dabei ausschließlich mit den Vertretern der Anteilseigner besetzt sein. Seine Aufgabe besteht darin, dem gesamten Gremium geeignete Kandidaten vorzuschlagen, die für die Wahl als Aufsichtsratsmitglieder auf der Hauptversammlung benannt werden können.

Sitzungen des Nominierungsausschusses

Die Häufigkeit der Sitzungen des Nominierungsausschusses hängt maßgeblich davon ab, ob im laufenden oder folgenden Geschäftsjahr ein Aufsichtsratsposten neu besetzt werden muss. Sofern dies nicht der Fall ist, kann es durchaus sein, dass während eines Geschäftsjahres keine Ausschussitzung stattfindet.

Sofern die Neubesetzung eines Aufsichtsratsposten ansteht, kann es bei einer schwierigen Suche nach geeigneten Kandidaten für den Aufsichtsrat durchaus mehrere Aussschussitzungen nach sich ziehen. Gesetzliche Vorschriften sorgen zunehmend dafür, dass bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten nicht nur die entsprechenden Kompetenzen, sondern auch beispielsweise das Geschlecht eine Rolle spielen. Die gesetzliche Frauenquote für börsennotierte Unternehmen bedeutet dann beispielsweise, dass bei einer Neubesetzung zwingend eine Frau mit der gesuchten Kompetenz gefunden werden muss.

Vorgehensweise bei der Suche nach einem Nachfolger

Bei der Nachfolgeplanung sollte der Nominierungsausschuss sich zunächst damit beschäftigen, welche Kompetenzen im Gremium vorhanden sind. Anschließend können die vorhandenen Kompetenzen mit den benötigten verglichen werden. Diese Analyse hilft, herauszufinden, welche Fähigkeiten noch nötig sind. Dazu zählen beispielsweise Branchenkenntnisse, Kenntnisse im Bereich der Rechnungslegung oder Digitalisierung.

Nachdem der Nominierungsausschuss einen Überblick über die benötigten Kompetenzen des gesuchten Aufsichtsratsmitglieds hat, müssen weitere Themen wie beispielsweise die gesetzliche Frauenquote analysiert werden. Anschließend sollte eine Strategie erarbeitet werden, wie sich ein entsprechender Kandidat finden lässt.

Bei der Suche nach geeigneten Kandidaten ist die Vorgehensweise heutzutage in der Regel immer noch die, dass persönliche Netzwerke und Empfehlungen eine große Rolle spielen. Anders als bei anderen Tätigkeiten können sich Interessierte nicht auf einen Aufsichtsratsposten in einem Unternehmen bewerben. Mittlerweile gibt es auch Dienstleister, die Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Kandidaten unterstützen.

Herausforderungen für den Nominierungsausschuss

Die Nachfolgeplanung bei der Neubesetzung von Aufsichtsratsposten ist aufgrund zunehmender Anforderungen an die Diversität des Gremiums teilweise schwierig bzw. sehr zeitaufwendig. Dabei ist das persönliche Netzwerk einzelner Mitglieder des Aufsichtsrates bzw. des Nominierungsausschusses bei der Suche nach geeigneten Kandidaten oftmals wichtig.

Denn ein Kandidat muss nicht nur über die entsprechenden Kompetenzen verfügen. Auch gesetzliche Regelungen wie die Frauenquote erfordern in einigen Fällen, dass bei der Neubesetzung zwingend eine Kandidatin gefunden werden muss. Gerade bei der Neubesetzung von Aufsichtsratsposten in den großen börsennotierten Unternehmen werden an die Kandidaten zahlreiche Anforderungen gestellt. Geeignete Kandidatinnen verfügen über die benötigten Kompetenzen, haben aber aufgrund anderer Mandate oft nicht die entsprechenden zeitlichen Kapazitäten für die Übernahme weiterer Mandate.

Zuletzt darf nicht unterschätzt werden, dass der Kandidat bzw. die Kandidatin ins Team passen muss. Dies ist sicherlich der Grund, warum Aufsichtsratskandidaten auch heutzutage noch vorwiegend über bestehende Netzwerke gesucht werden. Nicht nur die Chemie zwischen den Aufsichtsratsmitgliedern sollte stimmen, um ihrer Arbeit entsprechend nachzukommen. Bei Personen aus dem eigenen Netzwerk ist bereits das entsprechende Vertrauen vorhanden, das bei fremden Kandidaten erst geschaffen werden muss.