Hosting durch den Anbieter oder Hosting vor Ort?

Beim Austausch vertraulicher Daten auf höchster Ebene zwischen Führungskräften und Mitgliedern des Führungsgremiums vertrauen Unternehmen darauf, dass die von ihnen implementierten Sicherheitsstandards denen von globalen Rüstungsunternehmen und den weltweit größten Banken entsprechen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sind häufig der Meinung, dass in einer Hosting-Lösung vor Ort gespeicherte Daten sicherer sind, denn schließlich haben weniger Außenstehende – ja, weniger Personen allgemein – Zugriff auf das System, also müsse das Risiko von Datenmissbrauch geringer sein. Tatsächlich jedoch treten die größten Probleme mit der Datensicherheit in internen Rechenzentren auf.

Viele Unternehmen erkennen bei der Bewältigung von Sicherheitsproblemen nicht die Vorteile von SaaS-Lösungen bei der Verwaltung von Kommunikation auf Führungsebene und für die Datenweitergabe. Bei traditionellen IT-Lösungen vor Ort stellt sich oftmals die Frage, wer für vertrauliche Informationen die Verantwortung trägt, wer Zugriff auf die Dateien hat und wie der Zugriff und sowie die Speicherung auf mehreren Geräten kontrolliert wird. Wenn Hosting-Lösungen vor Ort eingesetzt werden, dann stehen die Chancen gut, dass die IT-Abteilung – eigentlich nicht autorisiert für den Zugriff auf vertrauliche Daten und Kommunikationsvorgänge – dennoch darauf zugreifen kann, weil sie für die Verwaltung der Sitzungsdaten zuständig ist. Ist das der Fall, dann müssen Sie davon ausgehen, dass die Unterlagen und E-Mails Ihrer Geschäftsführungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen nicht vollständig sicher sind.

Im Folgenden finden Sie weitere Vorteile von SaaS-basierten Lösungen mit Hosting durch den Anbieter:

Optimierte Datenübertragung

Der technologische Fortschritt macht es möglich, dass jeder sein favorisiertes Smartphone mit unterschiedlichen Betriebssystemen und ständigem Sicherheitsschutz besitzt. Führungskräfte und Mitglieder des Führungsgremiums, die regelmäßig zusammenarbeiten, befinden sich ständig in Gefahr, da persönliche E-Mails nicht sicher und geschäftliche E-Mails u. U. nicht verschlüsselt sind, besonders bei Mitgliedern des Führungsgremiums bzw. anderen Personen, die außerhalb des direkten Kontrollbereich der IT-Abteilung agieren.

SaaS-Lösungen sorgen für gleiche Bedingungen bei jedem Gerät und jedem Anmeldestandort – und das auf einer Vielzahl von Betriebssystemen. Wenn alle Daten am gleichen Ort abgelegt und dort zugänglich sind, können Mitglieder des Führungsgremiums Dokumentenänderungen in Echtzeit teilen, ohne ungesicherte Dateien auf ihren persönlichen Geräten vorhalten zu müssen. Das bedeutet geringere Sicherheitsrisiken durch Verlust oder Diebstahl des Geräts. Hosting-Lösungen vor Ort verfügen u. U. nicht über das gleiche strenge Zugriffsrechte-Management: Das öffnet potenziell die Tür für Bedrohungen durch Insider oder durch das Verfälschen von Daten.

Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosten

Hosting-Lösungen vor Ort setzen langfristige Planung von Speicherung und Notfallwiederherstellung sowie die Möglichkeit voraus, flexibel auf technologische Neuerungen, Upgrades und Änderungen in den Geschäftsprozessen zu reagieren. Dieses Modell könnte dazu führen, dass Sie für Technologien oder Speicher bezahlen, die Sie gar nicht benötigen. Außerdem kann jeder ungeplante Zwischenfall die Betriebskosten Ihres Rechenzentrums in die Höhe treiben. SaaS-Umgebungen dagegen bieten höhere Flexibilität und Skalierbarkeit: So entsprechen bereitgestellte Ressourcen und somit die Kosten genau der wirklichen Nutzung.

IT-Support

Die Verwendung eines Tools vor Ort bedeutet zudem mehr Arbeit für das IT-Team. Zum einen besteht die Notwendigkeit kontinuierlicher Wartung, zum anderen findet man relativ selten Unternehmen, die die jeweils aktuelle oder „beste“ Version einer Anwendung einsetzen. Wenn das von Ihnen gewünschte Tool nicht die oberste Priorität Ihres IT-Teams genießt, dann können wir Ihnen nur die Daumen drücken: Denn nur mit viel Glück werden Sie wirklich bekommen, was Sie wollen. Vertrauen Sie hingegen auf einen SaaS-Anbieter, dann können Sie Ihre interne IT-Abteilung entlasten. Da eine andere Instanz für die Anwendung, das Softwaremanagement und die Wartung zuständig ist, können IT-Abteilungen sich optimal auf die alltäglichen Herausforderungen von Netzwerk und Infrastruktur konzentrieren.

Wenn Sie auf der Suche nach verbesserter Sicherheit, einfacherer Zusammenarbeit und niedrigeren Kosten sind, dann profitieren Sie optimal von SaaS-Lösungen für Ihre Kommunikation und Kooperation auf Führungsebene.