Diligent Talk: Interview mit Andrea Seiler, CEO Assistenz bei Novartis Pharma GmbH

Sind Sie bereits angekommen im „Digital Workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Wenn ich ehrlich bin, habe ich mir diese Frage vor Corona gar nicht so genau gestellt. Man hat die im Unternehmen vorhandenen Tools und Systeme einfach genutzt und manchmal auch verflucht, aber wie digital wir tagtäglich eigentlich schon arbeiten, ist mir erst seit der Coronakrise bewusst geworden.

Da die Sicherheit der Mitarbeiter oberstes Gebot für unsere Unternehmensleitung hat, wurden alle Mitarbeiter zu Beginn der Coronakrise von heute auf morgen ins Homeoffice beordert. Nur die Mitarbeiter der Produktionsstätten und kritischer Funktionen wie Qualitätssicherung, Postverteilung etc. kommen nach wie vor noch an ihren Arbeitsplatz. Und unser aller Ziel ist nun, die Patientenversorgung in Deutschland gemeinsam sicherzustellen und somit unseren Beitrag als Unternehmen bei der Eindämmung der Corona-Infektion zu leisten.

Ganz automatisch findet hier gleichzeitig eine Beschleunigung der Digitalisierung in unserem Unternehmen statt und es ist spannend zu sehen, wie kreativ die Teams und Mitarbeiter agieren.

Unsere Geschäftsleitung war zum Glück schon lange vorausschauend und hat alle Assistenzen auf Geschäftsleitungsebene vor Jahren mit Laptops und Smartphones ausgestattet. Dank der hervorragenden Leistung unserer IT-Abteilung ist der Switch ins Homeoffice für fast alle Mitarbeiter von einem Tag auf den anderen nahezu problemlos verlaufen, sodass wir unser tägliches Business nun problemlos digital weiter führen können. Ich wage es sogar zu behaupten, dass wir derzeit alle völlig digital und somit auch papierlos arbeiten:

• Wichtige Post wird eingescannt und über die vorhandenen Pandemie-Accounts an die zentralen Schnittstellen des Hauses zur Weiterbearbeitung geleitet.
• Dateien können über cloudbasierte Plattformen miteinander ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden.
• Rechnungen und Genehmigungen liefen schon immer über einen digitalen Workflow und dieser ist auch problemlos von zu Hause zu managen.
• DocuSign unterstützt die papierlose Unterzeichnung und Verwaltung von Verträgen mit unseren Stakeholdern.
• Die Trainings unserer Field Force laufen derzeit alle virtuell weiter – und das mit Erfolg und hoher Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
• Mit Stakeholdern und Ärzten wird über Email Kontakt gehalten und sie können sich 24h sieben Tage die Woche mit Fragen zu unseren Medikamenten an uns wenden – dank eines funktionierenden medizinischen Callcenters.
• Und selbst das Onboarding neuer Mitarbeiter findet ab sofort virtuell statt.

Aber ein ganz wichtiger Aspekt ist auch der persönliche Austausch und die Unterstützung der Mitarbeiter in diesen Zeiten:

• Im wöchentlichen Rhythmus finden z. B. Videocalls mit der Geschäftsleitung statt, an denen auch die Assistentinnen teilnehmen und somit immer gleich die wichtigen Informationen zu aktuellen Themen aus erster Hand bekommen. Wichtig ist es hier aber auch, dass wir als Assistentinnen Feedback zu aktuellen Themen geben können, welche die einzelnen Teams oder Mitarbeiter bewegen.
• Alle Mitarbeiter werden in wöchentlichen Webcasts zum aktuellen Stand in Sachen Corona und aktuellen Themen im Unternehmen informiert.
• Wer möchte, kann die Zeit im Home-Office nutzen und sich durch unser Medical Team via Webcasts in Themen wie „Virologie für Anfänger“ schulen lassen oder die persönliche Weiterbildung durch einen kostenlosen Zugang zur Lernplattform Cousera weiter vorantreiben.
• Und auch die Mitarbeiter selbst sind kreativ geworden und bieten z.B. virtuelle Vorlese-Stunden für Kinder an, als Unterstützung für die im Homeoffice arbeitenden Eltern.

Das Tool, das momentan von uns Assistentinnen wohl am meisten genutzt wird, ist sicherlich MS Teams für Videokonferenzen, den Austausch im Team und für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Und auch Yammer ist für mich wie eine Art „Morgenzeitung“ für den sozialen Austausch und eine Plattform für die aktuellen News aus der Novartis-Welt geworden. Hier bekomme ich mit, welche Aktionen von einzelnen Divisionen und Projektteams in Deutschland, aber auch global laufen und bin sozusagen „am Puls der Novartis-Welt.“

Welche Bedeutung haben die Themen Digitalisierung, New Work und künstliche Intelligenz für Sie?

Die Digitalisierung ist in der aktuellen Situation nicht mehr wegzudenken und viele Unternehmen erkennen hier jetzt sicherlich den enormen Wert, rechtzeitig für die richtige Infrastruktur gesorgt und in die Tools und das Training ihrer Mitarbeiter investiert zu haben.

New Work bedeutet aber mehr als nur Infrastruktur, Tools und Apps. New Work ist auch die Art, wie wir künftig miteinander arbeiten und in welchem Arbeitsumfeld. Ich denke, dass hier die Strukturen künftig noch offener werden und man eher projektbezogen in Teams oder für mehrere Teams parallel arbeitet. Auch die Office-Landschaft ist hier einem Wandel unterzogen – weg vom klassischen Vorzimmer, hin zu Open Space Büroflächen und ich wage zu behaupten, dass nach Corona auch das „Anywhere Office“ nicht mehr weit ist.

Das bringt natürlich eine enorme Flexibilität für den Einzelnen mit. Telefonkonferenzen können plötzlich mit einem Spaziergang oder einer Jogging-Runde verbunden werden oder der eigene Tagesablauf kann ganz neugestaltet werden. Auf der anderen Seite fordert dies natürlich auch eine enorme Disziplin des Einzelnen, eine gute Abstimmung und klare Spielregeln im Team sowie großes Vertrauen von Seiten der Vorgesetzten.

Wichtig ist aber auch eine Unternehmenskultur, die „New Work“ erlaubt und fördert. Starre Hierarchiestufen und Kontrollen sind hier eher hinderlich. Eigenverantwortung, Kreativität, Engagement und Neugierde der Mitarbeiter sind gefragt. Jeder muss seinen Wert für das Unternehmen kennen und wissen, dass es auf ihn ankommt. Weiter muss die Wertschätzung seitens des Vorgesetzten und der Kollegen gewährleistet sein. Dann kann es sogar passieren, dass man die Mitarbeiter in ihrem Engagement eher bremsen muss, damit sie sich nicht aufarbeiten. Das merkt man gerade an der aktuellen Homeoffice Situation, in der die Kollegen gefühlt rund um die Uhr erreichbar sind und deutlich mehr arbeiten!

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in Form von Sprachassistenten oder Chatbots etc. könnte den Arbeitsalltag zunehmend erleichtern und man sollte auch keine Angst davor haben. Bietet sich hier doch die Möglichkeit, einfache Tätigkeiten weiter zu delegieren und sich stattdessen auf komplexere oder kreativere Tätigkeiten (z.B. redaktionelle Tätigkeiten) zu konzentrieren. Wichtig ist hierbei nur, dass im Vorfeld alle Fragen zum Thema Datensicherheit hinreichend geklärt sind. Was Alexa, Siri und Co. sicher nicht leisten können, sind die ganzen Themen des sozialen Miteinanders. Empathie und soziale Kompetenz sind ganz klar Eigenschaften, die kein Roboter – und sei er noch so intelligent – mitbringt!

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5 – 10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

An den neuen Technologien führt kein Weg vorbei, wenn man heutzutage effizient und flexibel arbeiten möchte. Digitale Tools sollte man beherrschen und vielleicht sogar eine Vorreiterrolle übernehmen, um andere Kollegen im Team auf der digitalen Reise mitzunehmen. Will man als Sparringspartner für den Chef agieren, kann ich jedem nur empfehlen, sich auch fachlich in die Themengebiete des Unternehmens einzuarbeiten – sei es durch eine Zusatzausbildung oder ein internes Job-Shadowing.

Generell denke ich, geht der Trend hin zu einem projektbezogenen Arbeiten – vielleicht auch in mehreren Teams parallel. Da kommt es natürlich wesentlich auf Softskills wie Teamfähigkeit, Flexibilität, emotionale Intelligenz und Kreativität an. Aber keine Angst – man muss nicht alle Skills alleine beherrschen, kann man vielleicht auch gar nicht. Wichtig ist, dass man ein gutes Netzwerk hat und sich nicht scheut, sich Rat bei anderen zu holen. Ich denke, wenn man offen, neugierig, positiv und mutig ist und die nötige fachliche Grundausrüstung mitbringt, ist man gut für die nächsten Jahre gut gewappnet. Und dann heißt es: „Einfach machen!“

Über Andrea Seiler

Die gelernte Europasekretärin und Managementassistentin startete 1992 ihre Karriere beim Medizinischen Direktor der Sandoz AG in Nürnberg. Nach ihrem Wechsel zum Präsidenten der Sandoz Deutschland GmbH, der Holding-Organisation, unterstützte sie während der Fusionsphase von Sandoz und Ciba-Geigy die strategische Einheit des Integration Office der neu gegründeten Novartis Pharma GmbH. Nach Abschluss der Fusion übernahm sie 1997 die Aufgabe der Assistentin des Geschäftsführers Marketing General Business und wechselte ab 2000 zum Vorsitzenden der Geschäftsleitung der Novartis Pharma GmbH, wo sie seither das Office des Vorsitzenden der Geschäftsleitung und Country Präsidenten der Novartis Pharma GmbH leitet. Ihre fachlichen Kenntnisse als Europasekretärin ergänzte sie noch durch die Zusatzausbildung zur geprüften Pharmareferentin (IHK).