Diligent Talk: Interview mit Anne-Christine Sprich, Executive Assistant Sales

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Ich liebe es, andere zu unterstützen, zu Netzwerken und Dinge zu koordinieren. So gesehen ist die Assistenz weit mehr als nur ein „Berufsbild“ für mich. Ich gebe mein Wissen sehr gerne weiter und bringe die richtigen Leute zusammen. Ich freue mich immer wieder, wenn ich jemand anderen die Arbeit erleichtern kann. Ich denke, diese Freude am Tun, vermittle ich unbewusst jedem, der mit mir zu tun hat und das öffnet wieder neue Türen und Wege. Das ist für mich der Kreislauf der Assistenz, der mich fortlaufend motiviert.
Ein für mich wesentlicher Punkt ist auch, dass sich meine Unterstützung nicht auf die Person meines Chefs beschränkt, sondern wegen meiner Position als Executive Assistant im Bereich Sales, helfe ich gerne auch anderen, d.h. 5 Gruppenleiter mit deren Ingenieure/-innen dabei, Unterlagen so aufzubereiten, wie sie benötigt werden und möchte generell immer einen Schritt vorausdenken und handeln. Ich bin stolz darauf, wenn Kolleginnen und Kollegen bei mir anrufen, weil sie wissen, dass ich in den meisten Fällen nicht nur weiterhelfen kann, sondern das auch gerne tue. Das ist absolut die Vielfältigkeit der Tätigkeiten, die mich an der Position begeistert, da sich dieser Beruf im ständigen Wandel befindet. Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben, gehört auch die selbständige Aufgaben- und Projektarbeit, dazu. Assistenzkräfte sitzen an einer wichtigen Schnittstelle im Unternehmen. Sie sind in der Regel die ersten, die neue Software testen können. Anne-Christine Sprich bildet sich regelmäßig fort, besucht auch internationale Veranstaltungen zu einem Thema und kann dem Chef von ihren Erfahrungen berichten und Empfehlungen geben.

Sind Sie bereits angekommen im “digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Ja, ich bin definitiv schon angekommen im digital workplace. Mein Arbeitsplatz ist eine Mischung aus digital und analog. Meine farbigen Post-its am PCbildschirmrand haben nachgelassen, auf dem Schreibtisch sind nur noch kleine Post-its für Seitenmarkierungen bzw. auch zur Kennzeichnung, wo eine Unterschrift auf einem Dokument fehlt. Ein Notizblock steht neben dem Telefon bereit, um Notizen sofort festzuhalten. Alle wichtigen Übersichten, Dokumente sind in unserem Intranet zum Nachschauen abgelegt. Den Laptop nehme ich zum Protokollschreiben in jedes Meeting mit, weil ich sämtliche Notizen schnell ablegen und auf alle Dokumente vom Server zugreifen kann. Einen größeren Schreibblock verwende ich nur noch für ad-hoc Notizen, bis sie verarbeitet wurden, dahingegen werden To-Do-Aufgaben sofort mit einem Termin entweder digital oder im Schreibtischkalender notiert.

Digitalisierung bezogen auf meine Abteilung, wurden vor 2 Jahren digitale Unterschriften eingeführt, die Angebotsfreigabe für den Versand an den Kunden, erfolgt ausschließlich per E-Mail, die Angebotsakte gibt es nur noch digital. Das Papieraktenarchiv wird nach und nach aufgelöst. Auch bereits vor 2 Jahren, wurde die digitale Auftragsakte eingeführt. Vor kurzem hatten wir Workshops für ein neues Sales Tool, welches unser bisheriges CRM ablösen soll. Dies bringt mit sich, dass wir auch ein anderes E-Mailprogramm bekommen werden.

Zudem wurde auch bekannt gegeben, ein neues Intranet einführen zu wollen. Letztlich ist die Digitalisierung nur ein neuer, schnellerer Weg, um das zu tun, was Assistentinnen gerne tun: Mitarbeiter unterstützen, Aufgaben vorbereiten. Wer darin auf analogem Weg gut war, wird es auch in Zukunft bleiben. Wer mit Freude, Neugier und Offenheit in das Thema Digitalisierung geht, wird seine positiven Wunder erleben und sich selbst beim Staunen zusehen können – auch jene, die sich das jetzt vielleicht so überhaupt nicht vorstellen können. Oder kurz gesagt: Trauen Sie sich ins Neue! Welche Tools für die Assistenz 4.0 wichtig sind, hängt definitiv davon ab, welche Aufgaben man hat. Wichtig ist, dass man herausfindet, wie man arbeiten will und wie die Zusammenarbeit mit den Kollegen am besten funktioniert. Und natürlich die Bereitschaft, immer wieder Neues anzugehen und sich einzuarbeiten.

Wie läuft bei Ihnen das Sitzungsmanagement ab? Digital oder analog?

Sitzungen sind bei uns analog, besonders wöchentliche Managementmeetings. So sind jedoch Telefon- oder Videokonferenzen für uns beispielsweise unerlässlich für die Kommunikation mit Kunden. Die Sitzungsunterlagen werden nicht mehr als Handout ausgeteilt, sondern stehen auf den jeweiligen Laufwerken zur Verfügung, was gleichzeitig die Weiterverarbeitung und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen vereinfacht.

Bio:

Nach ihrem Fachstudium mit Abschluss International Diploma in Management and Administation spezialisiert in Office Management an der ABW Akademie für Betriebswirtschaft und Welthandelssprachen in Mannheim, hat Anne-Christine Sprich bei einem Familienunternehmen und zugleich Weltmarktführer im Bereich Rühr- und Mischtechnik in Schopfheim, als Sachbearbeiterin Registratur, angefangen.

Nach 1,5 Jahren wurde ihr die Position als Leitung der Registratur mit Betreuung der kaufmännischen Azubis in der Abteilung übergeben. Aufgrund der Zusammenführung der Abteilung Registratur und dem Vertriebssekretariat im Jahr 2010, übernahm sie dann weitere Tätigkeiten im Vertriebssekretariat. Ein Highlight war für sie im Jahr 2015, als sie für ihr Unternehmen auf der ACHEMA- Weltforum und Leitmesse der Prozessindustrie in Frankfurt, im Messestandteam dabei sein konnte. Mittlerweile ist sie nach 11 Jahren zur Leitung des Vertriebssekretariats / Executive Assistant Sales aufgestiegen und unterstützt das Vertriebsmanagement. Seit 2016 ist sie Mitglied im Internationalen Management Assistant Verband, war dort von 2016-2018 bei IMA Germany Webpagecoordinatorin und ist aufgrund ihres Wohnortes an der Schweizer Grenze normales Mitglied bei IMA Switzerland, Regionalgruppe Basel.