Diligent Talk: Interview mit Iris Hansen, Vorstandsassistentin bei PIKON Deutschland AG

Iris Hansen arbeitet seit fast 20 Jahren als Assistentin. Ihre Karriere startete sie in einem Maschinenbauunternehmen bevor sie 2015 Vorstandsassistentin bei der PIKON Deutschland AG, einem mittelständischen IT-Beratungshaus, wurde. Neben ihren Aufgaben als Assistentin führt sie die Facebook-Seite des Unternehmens und unterstützt den Vertrieb, das Marketing und die HR-Abteilung ihres Arbeitgebers.

Seit einigen Jahren führt sie ihren eigenen Blog (https://www.easy-office.tips/) und leitet die saarländische Regionalgruppe des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement. Sie war Co-Autorin in dem 2018 erschienen Buch „Chefsache Assistenz“.

Sind Sie bereits angekommen im „digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Ich selbst arbeite sehr gern und fast ausschließlich digital. Ich besitze zwar noch Notizbuch und Stift, aber die dienen lediglich für kurze Telefonnotizen oder Ähnliches. Ich habe schon immer sehr digital gearbeitet und bin begeistert von den vielen neuen Möglichkeiten, die die Technik in den letzten Jahren hervorgebracht hat.

Da mein Arbeitgeber diese Arbeitsweise mit der entsprechenden Infrastruktur unterstützt, geht digitales Arbeiten auch heute viel besser als zu meiner Anfangszeit im Büro. Allerdings ist auch das heute noch nicht selbstverständlich. Oft tun sich Arbeitgeber schwer, ihr Büro auch technisch up-to-date zu halten. Das muss sich dringend ändern; wir Assistenzen müssen den Mut haben, entsprechende Vorschläge zu machen und unsere Umgebung unserer Arbeitsweise anzupassen, und nicht umgekehrt. Mit den richtigen Argumenten lassen sich die Führungskräfte in der Regel von diesen nötigen Investitionen überzeugen.

Welche Tools für die Assistenz 4.0 wichtig sind, hängt definitiv davon ab, welche Aufgaben man hat. Das Tool selbst ist dabei gar nicht so wichtig. Wichtig ist, dass man herausfindet, wie man arbeiten will und wie die Zusammenarbeit mit den Kollegen am besten funktioniert. Und natürlich die Bereitschaft, immer wieder Neues auszuprobieren und sich einzuarbeiten.

Wie virtuell arbeiten Sie? Welche Hürden gibt es dabei?

Als Beratungshaus arbeitet die PIKON bereits heute überwiegend digital. Wir greifen über Remote-Zugriffe auf die Systeme unserer Kunden zu und tauschen auch Dateien über entsprechende Plattformen aus.

Aber auch bei uns gibt es noch Luft nach oben. Nicht jeder Kollege ist begeistert davon, die hergebrachte Arbeitsweise zu verändern. Erstaunlicherweise hat das meiner Erfahrung nach nicht mal unbedingt etwas mit dem Alter zu tun. Ich kenne auch Leute aus der Generation der Digital Natives oder jünger, die sich mit dem rein digitalen Arbeiten schwertun. So mancher Berater bespricht z. B. seine Reiseplanung lieber direkt mit der Assistenz, als bestehende digitale Prozesse zu nutzen. Das hat natürlich vom Sozialen her viel Positives – man spricht miteinander und bleibt so in Kontakt. Aber manchmal fehlen dann halt auch wichtige Informationen.

Wichtig ist die Digitalisierung auch im Bereich Recruiting. Klar ist es heute selbstverständlich, dass wir unsere Stellenanzeigen „online“ auf der Website oder auf online Plattformen veröffentlichen. Auch die Bewerber schicken ihre Unterlagen per Mail. Der Bewerbungsprozess wird bei uns mit Hilfe einer Software unterstützt und das klappt sehr gut.

Eine weitere Hürde kann die Vielfalt der neuen technischen Möglichkeiten sein. Oft sieht man vor lauter Optionen nicht den richtigen Weg für sich und läuft Gefahr, sich zu verzetteln. Daher ist es grundsätzlich wichtig, sich zuerst einmal Gedanken zu den bestehenden Strukturen und Prozessen zu machen. Denn ein unnützer analoger Prozess ist auch in der digitalen Variante ein unnützer Prozess. Es schadet nichts, die eigenen Prozesse immer mal wieder auf den Prüfstand zu stellen. Wenn alles noch passt, umso besser. Oft steckt aber eine Menge Optimierungspotential drin.

Natürlich birgt das auch die Möglichkeit, dass man sich mal im Tool vergreift und während der Nutzung feststellt, dass es doch nicht die gewünschten Anforderungen erfüllt. Das ist besonders bei größeren Investitionen sehr unschön. Daher macht es Sinn, im Vorfeld alle Mitarbeiter nach ihren Wünschen, Anregungen und Problemen zu fragen. Idealerweise testen nach der Auswahl eines Tools einige Mitarbeiter das Programm auf Herz und Nieren. So können mögliche Probleme im Vorfeld einer firmenweiten Einführung erkannt und behoben werden. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Beteiligung zu geben erhöht auch ganz deutlich die Akzeptanz der neuen Lösung und ihre spätere Nutzung.

Auch wir bei der PIKON entwickeln unsere digitalen Arbeitsmethoden immer weiter. Eines meiner Projekte in diesem Jahr ist z. B. die Einführung einer Möglichkeit, Reisen digital beim Sekretariat zu buchen (und das nicht nur einfach per Email). Wir erhoffen uns davon leicht umsetzbare Quick Wins auf allen Seiten. Noch ist offen, wie wir das lösen wollen, aber allein die Recherche und das Arbeiten an einer Lösung machen mir sehr viel Spaß.

Wie läuft bei Ihnen das Sitzungsmanagement ab? Digital oder analog?

Sitzungen sind bei uns oft digital. So sind Webmeetings für uns beispielsweise unerlässlich für die interne Kommunikation zwischen den Firmenstandorten in Deutschland, UK und Belgien. Auch Kunden wünschen oft eine erste Webpräsentation vom Vertrieb, bevor es zu einem Vor-Ort-Termin kommt.

Bei „analogen“ Sitzungen wird in der Regel gleich während der Sitzung das Protokoll auf einem Laptop parallel zur Diskussion geschrieben und steht so allen Teilnehmern direkt nach der Sitzung zur Verfügung. Dadurch entfallen zeitfressende Korrekturschleifen. Die Vorbereitungen dieser Sitzungen sind auch digital: Die Agenda wird in der Protokoll-Datei aufgelistet und steht den Teilnehmern schon vor der Sitzung zur Verfügung. Wenn nötig werden auch Präsentationen für die Sitzung vorbereitet und im entsprechenden Ordner abgelegt.