Diligent Talk: Interview mit Katharina Meidinger, Management Assistentin im main incubator der Commerzbank Gruppe

 Sind Sie bereits angekommen im „digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Als Forschungs- und Entwicklungseinheit der Commerzbank Gruppe ist das Thema Digitalisierung unbedingter Bestandteil unserer DNA. Dabei beschäftigen uns vor allem zwölf Zukunftstechnologien wie zum Beispiel Blockchain, Künstliche Intelligenz, Sensorik oder Biometrie und deren Einfluss auf die Finanzdienstleistungsbranche von morgen. Aber natürlich schauen wir auch, wie wir diese Technologien nutzen können, um unseren Büroalltag effizienter, schneller und digitaler gestalten zu können. Dabei setzen meine Kollegin Violetta Nikoglou und ich auf die verschiedensten Tools und digitalen Helferlein.  Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Für die schnelle interne Abstimmung und komplette Kommunikation im Team nutzen wir Slack, DocuSign hilft uns bei der papierlosen Unterzeichnung und Verwaltung wichtiger Dokumente, bei der digitalen Reisekostenabrechnung hat sich die Lösung von dem Startup Circula als sehr nützlich erwiesen, mit SevDesk schreiben wir Rechnungen, Gutschriften und Angebote, über CamCard digitalisieren wir Visitenkarten und wichtige Kontaktinformationen und mit ScanBot können wir ganz unkompliziert papierhafte Belege abfotografieren und direkt als PDF speichern.

Am Ende haben wir uns so gemeinsam mit unseren Kollegen aus der IT einen Baukasten zusammengestellt, der uns bedarfsorientiert mit digitalen Tools versorgt und unseren Arbeitsalltag um einiges einfacher macht.

Bei allem haben wir für uns aber festgestellt: Am Ende macht es der Mix aus. Denn neben tollen digitalen Lösungen und digitalen Tools zur Kollaboration möchten wir den persönlichen Austausch und die direkte Kommunikation mit unseren Kollegen und Vorgesetzten nicht missen. Ich glaube, dass hierin auch die besondere Herausforderung einer sogenannten Assistenz 4.0 besteht: Denn auch – oder vielleicht gerade – in Zeiten der Digitalisierung ist das Thema Kommunikation enorm wichtig. Denn wenn man auf einmal nur noch über Slack und ähnliche Formate miteinander sprechen würde, besteht die Gefahr, sich schnell aus den Augen zu verlieren. Wir achten daher bei uns im Büro sehr darauf, dass neben der schnellen digitalen Kommunikation immer auch genug Zeit für direkte und regelmäßige Gespräche bleibt – sei es die allwöchentliche große Teamrunde oder kurze, spontane Meetings zur schnellen Lösungsfindung.

Haben Sie bereits Erfahrung mit künstlicher Intelligenz im Office? Wird in Ihrem Unternehmen bereits mit einem digitalen Assistenten gearbeitet?

Alexa gehört für uns schon beinahe wie eine Kollegin zum Büroalltag dazu. Die meisten Konferenzräume und auch unser Empfang sind mit einer Alexa Screen ausgestattet, über die wir ganz unkompliziert Video- und normale Anrufe tätigen oder die Kommunikation über die verschiedenen Stockwerke und Konferenzräume in unserem Büro hinweg unmittelbar abwickeln können. Zusätzlich testen wir derzeit einen eigens aufgesetzten Chatbot für die interne Kommunikation. Immer wiederkehrende Fragen können wir so einfach und effizient beantworten.

Alles in allem macht Künstliche Intelligenz und dessen Auswirkungen einen wichtigen Teil unserer aktuellen Forschungsaktivitäten aus und das merken wir natürlich auch im Büroalltag. Diese Entwicklung finde ich persönlich sehr spannend. Denn ich sehe auch für meinen Job erhebliches Potential in Lösungen, die auf Künstlicher Intelligenz beruhen.

Die neue Chefgeneration der Millennials oder Generation Z kommt immer mehr in die Unternehmen und bringt neuen Schwung in die Arbeitsweise vieler Organisationen. Stimmt Sie dies positiv oder eher negativ mit Blick auf die Zusammenarbeit mit jüngeren Vorgesetzten?

Ich komme ursprünglich aus der Hotel- und Gastgewerbebranche. Hier erlebt man häufig noch vor allem hierarchisch geprägte Strukturen. Beim main incubator leben wir das Gegenteil: Flache Hierarchien sind bei uns nicht nur ein Buzzword und jeder Mitarbeiter wird für seinen individuellen Einsatz geschätzt und neue Ideen gerne gehört und aufgenommen. Genau das erhoffe ich mir auch von der neuen Chefgeneration. Wobei ich glaube, dass ein solches Mindset nicht nur eine Frage des Alters sein muss. Ich bin mir sicher, dass es für alle Seiten gewinnbringend sein wird, wenn sich die Etage der Führungskräfte verjüngt. Die jungen Chefs bringen frischen Wind, neue Ideen und häufig eine große Affinität für digitale Themen mit, profitieren gleichzeitig aber natürlich auch von dem Erfahrungsschatz ihrer älteren Kollegen.

Kurz-Vita Katharina Meidinger:

Katharina ist seit Juli 2018 Management-Assistentin im main incubator, der Forschungs- und Entwicklungseinheit der Commerzbank Gruppe. Der main incubator unterstützt zum einen als Frühphaseninvestor technologie-getriebene Startups und entwickelt zum anderen als eine Art Zukunftslabor selbst innovative Lösungen für die Finanzdienstleistungsbranche von morgen. Vor ihrer Zeit beim main incubator hat Katharina mehrere Jahre als Koordinatorin der Empfangsdamen der Commerzbank gearbeitet. Ursprünglich kommt Katharina aus der Hotel- und Gastgewerbebranche. Ihre Ausbildung und die ersten Berufsjahre hat sie in einem Hotel in Österreich absolviert und liebt seitdem die Berge über alles.