Diligent Talk: Interview mit Rosemarie Rehbein, Executive Assistant & Vorstandsvorsitzende des bSb

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Das Berufsbild der Assistenz ist einem steten Wandel ausgesetzt, und gerade das macht es so interessant und herausfordernd. Außerdem hat man – die richtige Führungskraft vorausgesetzt – eine Menge Spielraum, um sich und seine Fähigkeiten einzusetzen und an den immer neuen Herausforderungen zu wachsen. Hinzu kommt noch, dass eine Assistenz universell in allen Branchen einsetzbar ist.

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5 bis 10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Die Rolle der Assistenz wird sich in den nächsten 5 – 10 Jahren extrem verändern, denn viele Service-Tätigkeiten können schon heute und in naher Zukunft noch mehr durch Robotic (z. B. Chat-Bots) und KI (künstliche Intelligenz) ersetzt werden.

Sie benötigen schon heute keine menschliche Assistenz mehr, um ein Flugticket, eine Zugfahrkarte oder eine Eintrittskarte für ein Konzert zu bestellen, das kann z. B. Alexa oder Siri erledigen.

Rufen Sie eine Service-Hotline an, kommunizieren Sie zuerst durch die Eingabe von Zahlen nur mit dem System. Erst wenn dieses nicht mehr helfen kann, werden Sie mit einem Mitarbeiter verbunden.

Auf der IFA hat mich schon vor 2 Jahren ein kleiner Roboter angesprochen für eine kurze Befragung als Messebesucher, früher haben dies in der Regel Studentinnen gemacht.

Schauen Sie nach Asien, wo man schon viel weiter ist und z. B. einen Fragebogen in einer Arztpraxis mit Hilfe eines Roboters ausfüllt.

Und das sind ja erst die Anfänge! Das heißt, dass niemand mehr eine Assistenz benötigt, um einfache Tätigkeiten erledigt zu bekommen.

Will ich auch in Zukunft als Assistenz arbeiten, muss ich meine Fähigkeiten permanent ausbauen. Skills wie Kreativität, gute Kommunikationsfähigkeit, interkulturelles Wissen sowie das Beherrschen aktueller Softwares werden immer mehr in den Vordergrund rücken.

Schon heute ist es oft die Assistenz, die die Ansprechpartnerin in virtuell arbeitenden Teams ist. Sie kommuniziert mit den Mitarbeitern, die oft auf der ganzen Welt verstreut sitzen und koordiniert deren Arbeiten, d. h. hier sind neben exzellenten Sprachkenntnissen und interkulturellen Kenntnissen auch Führungsfähigkeiten gefragt.

Dass die Assistenz sämtliche notwendige Software beherrscht, wird als selbstverständlich vorausgesetzt – und leider kann auch heute noch nicht jede Assistenz diesem Anspruch gerecht werden. Hier ist Eigenverantwortung zum Lernen unabdingbar, denn heute zahlt kaum noch ein Unternehmen Weiterbildung auf diesem Gebiet, weil die Kenntnisse zum Handwerkszug gehören und vorausgesetzt werden.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Assistenzen müssen noch viel mehr über ihre Tätigkeiten sprechen (Klappern gehört zum Handwerk), sich Verbündete unter den Führungskräften und bei HR suchen und sich mit den richtigen Menschen vernetzen. Sie sollten ein professionelles Profil bei XING und LinkedIn haben und sich mehr organisieren, z. B. im bSb (Bundesverband Sekretariat und Office Management e. V.) oder bei IMA (International Management Assistants). In beiden Verbänden trifft man sich regelmäßig zur fachlichen Weiterbildung, zum Gedankenaustausch und Netzwerken. Hier kann sich die Assistenz aktuelles Wissen holen und von den Erfahrungen anderer Kolleginnen und Kollegen profitieren. Außer den Assistenzen selbst wird niemand das Berufsbild in eine zeitgemäße Form bringen!

Wir sind da auf einem guten Weg, müssen aber auch noch einiges tun!

Rosemarie Rehbein ist eine Expertin ihres Fachs und war 20 Jahre Assistentin auf Geschäftsleitungsebene in verschiedenen internationalen Unternehmen. Sie kennt die Ansprüche und Herausforderungen von heute und versteht es, Potenziale zu erkennen und zu entwickeln. In ihren Seminaren, Coachings und Vorträgen begeistert sie ihre Teilnehmer mit ihrer souveränen, motivierenden und praxisorientierten Art und Weise der Vermittlung von gelebtem und erfolgserprobtem Wissen. Frau Rehbein ist Vorstandsvorsitzende des bSb Bundesverband Sekretariat und Officemanagement e. V.