Diligent Talk: Interview mit Susanne Winkler

In unserer Interviewreihe „Diligent Talk“ reden wir mit Experten und Kunden und versuchen herauszufinden, wie digital sie bereits arbeiten und wie sich ihr Beruf durch den Einsatz digitaler Lösungen verändert hat.

Insbesondere fokussieren wir uns in dieser Serie auf die Office Experten, die Assistenzen, und lassen sie zu Wort kommen zu Themen wie die Arbeitswelt 4.0, Digitalisierung und die Rolle der Assistenz der Zukunft. Und erneut hatten wir die Gelegenheit, mit einer echten Büroheldin zu sprechen: Susanne Winkler.

Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und hat nach ihrem Abitur eine Ausbildung zur Bürogehilfin gemacht. Seitdem arbeitet sie im Assistenzbereich und hat bereits einige Artikel zum Thema Office und Netzwerken veröffentlicht.

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen am Berufsbild der Assistentin?

Das ist absolut die Vielfältigkeit der Tätigkeiten, da sich dieser Beruf im ständigen Wandel befindet. Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben gehört auch die selbständige Aufgaben- und Projektarbeit dazu. Assistenzkräfte können in ganz verschiedenen Unternehmen – vom kleinen Familienbetrieb bis zum Weltunternehmen eingesetzt werden und ihre Erfahrung einbringen.

Sie sitzen an einer wichtigen Schnittstelle im Unternehmen und erkennen Defizite oder brachliegende Möglichkeiten in der Zusammenarbeit. Sie sind in der Regel die ersten, die neue Software testen können. Sie bilden sich regelmäßig fort und können dem Chef von ihren Erfahrungen berichten und Empfehlungen geben. Dies kann etwa ein Projekt-Tool sein oder eine Software für Spracherkennung oder Reisemanagement.

Aber Assistentinnen sind nicht nur fachlich versiert als Informationsmanagerin, sondern besitzen auch soziale Kompetenz, sind Kümmerin der Abteilung und emphatische Anlaufstelle. Welcher Beruf kann das alles in sich vereinbaren, ist so facettenreich, herausfordernd und macht unglaublich viel Spaß?

Wie läuft das Sitzungsmanagement ab? Digital oder analog?

Bei uns läuft das Sitzungsmanagement digital ab: für Sitzungen am direkten Standort erfolgt das über einen E-Mail Dienst und extern online über eine Software. Die Termine pflegen wir direkt in die Kalender der Vorgesetzten ein – inklusive aller Reise- und Terminunterlagen. Das spart Zeit, Papier und schafft Transparenz, denn die Kalender sind für alle in der Abteilung freigegeben.

Darüber hinaus werden seit einigen Jahren auch vermehrt Telefon- oder Videokonferenzen abgehalten. Die Sitzungsunterlagen werden nicht mehr als Handout ausgeteilt, sondern über eine Dataspace als Download zur Verfügung gestellt. Das Protokoll wird z. B. mit Hilfe von Software-Tools direkt während der Sitzung erstellt und dabei gleichzeitig per Outlook die Aufgaben verteilt – eine enorme Zeitersparnis. Wir legen unsere Sitzungsunterlagen in einem firmeninternen Dokumentenmanagementsystem ab, was gleichzeitig die Weiterverarbeitung in und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen vereinfacht.

Warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Leider sehen viele Führungskräfte ihre Sekretärinnen immer noch als „Vorzimmer-Damen“, die – ganz lapidar ausgedrückt – Kaffee kochen und ein bisschen kopieren. Tatsächlich möchten viele gar nicht, dass „ihre Damen“ mehr Verantwortung erhalten sollen – obwohl doch gerade im Sekretariat alles zusammenläuft und dort das „Zentrum“ der Abteilung ist. Wer – wenn nicht wir wissen, was hier läuft und was nicht klappt? Das finde ich persönlich immer wieder sehr schade, zumal ich den Frust dieser Kolleginnen verstehen kann. So etwas demotiviert!

Viele Stellenbeschreibungen sind zudem nicht up-to-date und die Vorgesetzten wissen oft gar nicht, was ihre Sekretärinnen mittlerweile alles leisten. Hier muss noch viel geschehen, damit nicht nur die Aufgaben den Tatsachen entsprechen, sondern auch entsprechend entlohnt werden.

Daher ist so wichtig, dass wir Assistenzkräfte unsere Stellung behaupten und uns sichtbar machen. Das funktioniert z.B. ganz hervorragend über interne und externe Netzwerke. Hier können wir Wissenstransfer betreiben, indem wir unsere Erfahrungen austauschen, Tätigkeiten vereinfachen und vereinheitlichen, Arbeitshilfen erstellen und Synergien bilden. Gerade bzgl. des Themas Digitalisierung ist es enorm wichtig, dass wir uns gegenseitig unterstützen, den Fortschritt als Chance sehen und neue Herausforderungen annehmen. Keiner muss das Rad neu erfinden, aber wir können immer noch etwas dazulernen. Wir können unsere Vorgesetzten im digitalen Wandel unterstützen, indem wir uns aktuell halten: entweder durch das Lesen von Fachlektüre oder das Besuchen von Veranstaltungen.