Governance

Die Assistenz als Organisations- und Kommunikationsmanager in Krisenzeiten

Für viele Führungskräfte ist es nichts Neues, ihren Unternehmen bei der Bewältigung einer Krise zu helfen und professionell zur Seite zu stehen. Sie waren in der Vergangenheit mit Cyberangriffen, Naturkatastrophen, #MeToo-Vorfällen o.ä. konfrontiert. Aber die neuartige Coronavirus-Pandemie COVID-19 unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von einer „üblichen Krise“. Die Situation ist von globaler Tragweite mit weit reichenden und vielfältigen Auswirkungen.

Doch wie bei jedem Wendepunkt bietet solch eine Pandemie auch eine Gelegenheit für Führungskräfte, Leadership Qualitäten zu beweisen und Vertrauen aufzubauen. In einer so kritischen, komplexen und sich schnell verändernden Situation wie COVID-19 sind viele Unternehmen der Gefahr ausgesetzt, den richtigen Weg nach vorn zu bestimmen. Nicht alle sind optimal vorbereitet und einfache Führungsleitlinien fallen aktuell oftmals schwer.

Wenn jede E-Mail und jeder Artikel durch „Coronavirus“ geprägt zu sein scheinen, haben Unternehmen oftmals das Gefühl, dass man nur zum Lärm beiträgt. Kunden, Mitarbeiter und Investoren wollen jedoch zugleich das Gefühl haben, dass sie gehört werden und man sich um sie kümmert. Daher muss es in Krisenzeiten unbedingt eine transparente und regelmäßige Kommunikation geben.

Die Rolle der Unternehmenslenker besteht daher zwingend darin, die Reaktion auf COVID-19 zu einem kontinuierlichen Tagesordnungspunkt zu machen und offene, klare und effektive Kommunikationslinien zu gewährleisten. Von der ersten Nachricht einer Krise an sind alle Augen auf den Vorstand und das Managementteam gerichtet. Die Schnelligkeit der Kommunikation erfordert von den Unternehmen, Probleme frühzeitig zu erkennen und in Krisenzeiten sinnvoll zu handeln. Das Zeitfenster, in dem Unternehmen reagieren müssen, scheint jeden Tag kleiner zu werden.

Die Management Assistenz als wichtiger strategischer Business Partner

Hier kommt die Management Assistenz als wichtiger strategischer Business Partner ins Spiel. Sie hilft dabei, relevante organisatorische Belange im Auge zu halten, wichtige Kommunikationen aufzusetzen, zu versenden sowie alle Stakeholder einzubeziehen.

Auf was genau muss aber in solchen Krisensituationen konkret geachtet werden?

Zu den ersten Schritten der Krisenreaktion gehört die Identifizierung aller relevanten Interessengruppen: Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten etc. Wie trägt die Organisation für die Sicherheit der einzelnen Gruppen Sorge? Wie nimmt die Organisation ihre Bedenken auf und geht auf sie ein? Wie behält der Vorstand die Aufsicht und unterstützt diejenigen, die mit der Kommunikation zu tun haben?

Die Koordinierung dieser Aufgaben ist mit viel Vorbereitung verbunden für Assistenzen, die in Krisensituationen wie diese aktiv eingebunden sind. Unternehmen können z.B. Werkzeuge wie den „Secure Meeting Workflow“ von Diligent nutzen, die es mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ermöglichen, innerhalb einer Datei oder eines Arbeitsablaufs zusammenzuarbeiten.

Informationsbeschaffung und Sicherheit in Krisenzeiten

In Krisenzeiten ist es entscheidend, dass Vorstandsmitglieder und Führungskräfte Zugang zu Echtzeitinformationen haben. Im Fall von COVID-19 könnten diese Informationen auch Aktualisierungen des Status der Pandemie selbst sein. Oder es könnte ein zentraler Speicher für das Management sein, um in Echtzeit auf Szenario-Pläne, externe Kommunikation oder Aktualisierungen der Lieferkette zuzugreifen. Die Anwendung „Diligent Boards“ ist für Situationen wie diese konzipiert und bietet eine sichere Umgebung für den Austausch kritischer Informationen.

In Krisenzeiten wird schnell und manchmal vorschnell gehandelt. Eines darf jedoch nicht leiden: Die Sicherheit. Denn in diesen Zeiten muss die gesamte sensible Kommunikation zwingend auf einer sicheren, verschlüsselten Plattform kontrolliert werden. Die Gefahren ungesicherter E-Mails und die Folgen durchgesickerter Informationen sind einfach zu groß, um sie dem Zufall zu überlassen. Unternehmen können z.B. den „Diligent Messenger“ nutzen, ein sicheres Messaging-Tool, das genau für diese Art von sensibler Kommunikation entwickelt wurde. Messenger ist im Wesentlichen eine verschlüsselte Plattform, die einer SMS ähnelt und es Unternehmen ermöglicht, einzeln oder in privaten Gruppenkanälen zu kommunizieren. Assistenzen agieren oftmals als Administratoren und können Benachrichtigungen versenden, um alle relevanten Beteiligten über den Verlauf der Ereignisse zu informieren.

Diligent als zuverlässiger Partner für Ihr Unternehmen

Inmitten der COVID-19-Krise kommunizieren Organisationen rund um den Globus häufiger als je zuvor. Vorstände, Ausschüsse und Führungsteams müssen sicherstellen, dass diese wichtige Kommunikation sowohl effektiv als auch vertraulich ist, heute mehr denn je. Diligent bietet jetzt einen nahtlosen Zugang zu Videokonferenzen, der es ermöglicht, diese Zusammenarbeit jederzeit und von jedem Gerät aus effizient und sicher zu gestalten.

Diese Erweiterung, die Mitte April eingeführt wird, wird die Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit virtuellen Sitzungen verringern, während sich Führungskräfte inmitten dieser Krise auf jährliche Aktionärsversammlungen etc. vorbereiten. Mit dieser neuen Funktionalität kann man folgendes abbilden:

  • Einbettung von GoToMeeting-, Zoom- und WebEx-Videoanrufinformationen in die Besprechungsdetails ein
  • Benachrichtigungen erhalten und auf Sitzungsinformationen zugreifen und über die Anwendung „Diligent Boards“ leicht an Sitzungen teilnehmen
  • Split-Screen-Technologie, um die Besprechungsmaterialien neben der Videokonferenz anzuzeigen

Fazit

In einer globalen Gesundheitskrise wie dieser müssen Organisationen bereit sein, Entscheidungen wie z.B. über Homeoffice zu treffen. Die Umstellung auch nur eines Teils der Belegschaft des Unternehmens auf neue Richtlinien erfordert Vorbereitung. Assistenzen können hierbei intensiv unterstützen, dass die Kommunikation über Änderungen der Richtlinien häufig und schrittweise erfolgen. Sie stellen sicher, dass die Führungskräfte des Unternehmens darauf abgestimmt sind, wie sie Tools einsetzen, und legen fest, welche Plattformen für welche Arten von Kommunikation geeignet sind. Sie erstellen dabei Protokolle darüber, wer was und über welche Kanäle kommuniziert.

Über alle Bereiche und Interessengruppen hinweg ist ein Ziel dabei essenziell: Organisation und Kommunikation in einer Art und Weise, die Empathie und Führung zeigt. Und das sind einmal mehr wahre Kompetenzen von Management Assistenzen.

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