Managing your inbox – Tipps für effizientes E-Mail Management

Die E-Mail ist für viele ein äußerst wichtiges Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Sie ist bequem und schnell, weniger aufdringlich als ein Telefonanruf. Und sie ermöglicht es uns, unseren Job von fast überall auszuführen.

Bei unsachgemäßer Verwendung kann eine E-Mail jedoch die Produktivität beeinträchtigen. Nicht selten können hundert E-Mails pro Tag im Posteingang landen. Das Lesen und Beantworten jeder einzelnen Nachricht kann zu einem Zeit- und Energieaufwand werden. Ein überfüllter E-Mail-Posteingang frustriert nicht nur, er hindert Sie auch daran, die Zeit optimal zu nutzen.

In diesem Artikel beleuchte ich einige Strategien, um Ihre E-Mails besser zu verwalten und die Nachrichten in Ihrem Posteingang auf ein Minimum zu beschränken.

Feste E-mail-Zeiten

Lassen Sie Ihr E-Mail-Programm nicht den ganzen Tag lang geöffnet. Warnmeldungen, Pieptöne und Notifikationen jeglicher Art von eingehenden Nachrichten können Ihren Arbeitsfluss unterbrechen und stören die Konzentration.

Planen Sie stattdessen bestimmte Zeitblöcke über den Tag verteilt ein, um Ihre E-Mails abzurufen. Sie könnten dafür z.B. Ihren Kalender markieren und Ihre Verfügbarkeit auf „beschäftigt“ zu setzen. Schalten Sie dafür stellenweise Ihr Mobiltelefon aus und schließen Sie Ihre Bürotür, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Seien Sie mutig und testen neue Methoden wie beispielsweise eine automatische E-Mail-Antwort. Um Autor Tim Ferriss in „The 4-Hour Work Week“ zu zitieren: „Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung überprüfe und beantworte ich E-Mails derzeit zweimal täglich um 12:00 Uhr und 16:00 Uhr. Wenn Sie dringende Hilfe benötigen (bitte stellen Sie sicher, dass es dringend ist), die nicht bis 12:00 Uhr oder 16:00 Uhr warten kann, kontaktieren Sie mich bitte telefonisch unter …“.

Der Zeitaufwand für die Überprüfung von E-Mails und die Beantwortung hängt davon ab, wie häufig Sie die Nachrichten abrufen und wie viele Sie normalerweise erhalten. Manche finden es effektiver, stündlich 10 Minuten für E-Mails aufzuwenden. Andere ziehen es vor, E-Mails nur zwei- oder dreimal pro Tag zu überprüfen. Dies liegt an Ihnen selbst und natürlich auch der Kultur des Unternehmens.

Sofort-Maßnahmen ergreifen

Schnelle Entscheidungen und sofortiges Handeln helfen Ihnen, Ihren E-Mail-Posteingang unter Kontrolle zu halten. Es geht darum, nicht bis morgen zu verzögern, was sofort umgesetzt werden kann.

Wenn Sie Ihre Nachrichten überprüfen, durchsuchen Sie den Posteingang nach E-Mails, die sofort gelöscht werden können wie Spam oder Werbe-E-Mails. Wählen Sie dann Nachrichten aus, die keine Antwort erfordern und archivieren oder löschen Sie sie. Sobald Sie die Anzahl der Nachrichten in Ihrem Posteingang reduziert haben, können Sie besser beurteilen, mit welchen Sie beginnen.

Lassen Sie wichtige E-Mails nicht tagelang in Ihrem Posteingang liegen. Wenn Sie nicht im Urlaub sind, antworten Sie innerhalb von 48 Stunden. Wenn Sie nicht sofort antworten können, teilen Sie dem Absender mit, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sich in Kürze mit ihm in Verbindung setzen.

Organisieren Sie mit Labeln, Ordnern und Kategorien

Obwohl ein Großteil der E-Mails nach einer gewissen Zeit gelöscht werden kann, werden Sie höchstwahrscheinlich Nachrichten behalten wollen, die sich auf wichtige Aspekte Ihres Jobs beziehen. Die Korrespondenz zwischen Kunden, Kollegen und Mitarbeitern kann dazu beitragen, etwaige Missverständnisse zu klären. In den meisten E-Mail-Programmen können Benutzer Nachrichten mit bestimmten Labels oder Kategorien kennzeichnen.

Sie können Nachrichten priorisieren, gruppieren, sortieren und ablegen, um Ihren Posteingang zu organisieren. Je besser Ihr Ablagesystem ist, desto leichter finden Sie bestimmte E-Mails, die Sie benötigen. Erstellen Sie übergeordnete Kategorien für allgemeine Themen.

Verwenden Sie dann Unterkategorien, um E-Mails zu bestimmten Kunden oder Projekten abzulegen. Bevor Sie eine Nachricht ablegen, stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile suchfreundlich ist.

Unerwünschte E-Mails abstellen

Newsletter und Werbe-E-Mails können Ihren Posteingang überfüllen und wichtige Nachrichten verbergen. Melden Sie den Empfang von Nachrichten von bestimmten Absendern ab, wenn Sie deren Werbemails nicht mehr erhalten möchten. Um den Abmeldevorgang schnell und schmerzlos zu gestalten, durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach dem Begriff „Abmelden“ oder „Unsubsribe“. Überprüfen Sie die Suchergebnisse und bestimmen Sie, wessen E-Mails Sie weiterhin begrüßen würden und auf welche Sendungen Sie am liebsten verzichten möchten.

Managen weiterer Postfächer

Wie viele Posteingänge verwalten Sie?  Dreiviertel der Assistenzen betreuen zusätzlich zu ihrem eigenen Postfach zwei oder mehr Postfächer von ihren Managern. Der Schlüssel für den effizienten Umgang mit dem Posteingang einer anderen Person ist es, Erwartungen zu besprechen, Prioritäten zu setzen und die Art der geschäftlichen Veränderungen zu überprüfen. Hier gilt es, Routinen aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und auch zu delegieren.

Fazit

Unabhängig von den Methoden, die Sie für die Verwaltung des Posteingangs wählen, besteht das letztendliche Ziel darin, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass alle E-Mails nur einmal bearbeitet werden — dafür aber effizient.

Und im Übrigen sollten Sie immer wieder die Verwendung Ihrer Kanäle auf den Prüfstand stellen. Wann muss es eigentlich eine E-Mail sein und nicht der Griff zum Hörer. Und in welchen Situationen wäre es sicherer, Kollaborationstools wie den Diligent Messenger zu nutzen. Denn hier vermeiden Sie die Verwendung unsicherer Kommunikationswege, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen, Datenlecks und fehlgeleiteten Nachrichten zu verringern.