Der Meeting-Guide: 5 Tipps für effektive Meetings

Meetings sind ein unvermeidlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Sie können entweder produktive, kooperative Foren sein, die ein Unternehmen oder Projekt vorantreiben, oder aber zeitraubende, seelenzerstörende Ereignisse, die den Tag eines jeden überschwemmen und den Fortschritt ersticken. Ich höre immer so viele Leute darüber klagen, dass sie so sehr in Meetings eingebunden sind, dass sie keine „richtige Arbeit“ geleistet haben.

Aber was ist ein effektives Meeting? Für die meisten Menschen ist es eine Sitzung, bei der ein Ziel, eine Entscheidung, ein Konsens oder ein Ergebnis erreicht wird, das dem Zweck der Besprechung entspricht.

Hier sind meine 5 Tipps, um das Beste aus Ihren Besprechungen herauszuholen:

1. Konkretes Ziel

Kennen Sie immer den Zweck des Meetings. Dadurch wird verhindert, dass Sie Sitzungen mit losen Enden und nicht getroffenen Entscheidungen abschließen. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp, den Sie befolgen sollten, um ein effektives Meeting zu erreichen. Es ist auch der erste Schritt, der zu tun ist, nachdem beschlossen wurde, dass eine Sitzung abgehalten werden muss. Es ist äußerst wichtig, zu überlegen, warum das Treffen abgehalten wird, und folglich zu überlegen, ob das Treffen überhaupt notwendig ist.

Wenn das Treffen notwendig ist, vergewissern Sie sich, dass Sie festgelegt haben, was erreicht werden soll. Eine Möglichkeit kann darin bestehen, zu entscheiden, welche Art von Treffen dies sein muss. Sollte es bei dem Treffen um Ideengenerierung, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Information oder vielleicht um etwas ganz anderes gehen? Das ist wichtig zu wissen, um zu bestimmen, in welche Richtung das Treffen gehen soll und was das Ziel ist.

2. Gute Vorbereitung

Um das Ziel des Meetings zu erreichen, ist es wichtig, dass die Diskussion nicht auf Tangenten abläuft, die zu nichts führen. Ein effektives Meeting kommt „auf den Punkt“ und hat einen roten Faden, der an relevanten Themen festhält, die zu einer Lösung beitragen. Wenn man sich gründlich vorbereitet, vermeidet man auch, Zeit zu verschwenden, was eines der größten Probleme bei ineffektiven Besprechungen ist.

Zur Vorbereitung des Treffens ist es angebracht, die folgenden Punkte zu erörtern:

Erstellen Sie eine Tagesordnung mit den Punkten, die Sie behandeln müssen. Seien Sie bei der Tagesordnung konkret, indem Sie alles Notwendige hinzufügen und alles weglassen, was nicht unbedingt dem Ziel zugutekommt. Denken Sie auch daran, die Tagesordnung zu Beginn des Treffens durchzugehen, damit alle Teilnehmer gut vorbereitet und über die Schwerpunkte informiert sind.

Überlegen Sie sorgfältig, wer teilnehmen sollte. Viel Zeit und Energie kann gespart werden, wenn man nur die relevantesten Mitarbeiter für das Erreichen des Ziels „besetzt“. Ebenso sollten Sie vor Beginn der Sitzung wissen, wer für was verantwortlich ist.

Schätzen Sie die Dauer der Sitzung ab und seien Sie so präzise wie möglich. Tatsächlich ist es effektiver, die geschätzte Zeit im Verhältnis zu dem, was erreicht werden muss, relativ kurz zu halten. Dadurch wird den Sitzungsteilnehmern bewusst, dass der Zeitrahmen begrenzt ist, da alle Punkte der Tagesordnung diskutiert und abgeschlossen werden müssen, wenn die für die Sitzung vorgesehene Zeit abgelaufen ist. Das hält den Fokus auf das Thema und ist effektiv.

Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie alle Dokumente und Dateien organisieren, die während der Sitzung verwendet werden sollen. Die Identifizierung und Bereitstellung kritischer Inhalte, zusammen mit der Erstellung einer genauen und rechtzeitigen Tagesordnung, ist ein Albtraum für viele Meeting-Organisatoren.

Hier gibt es aber immer wieder Optimierungsbedarf, z.B. bei Gremienverwaltungen und Vorstandstreffen. Die Meeting Teilnehmer brauchen hier eine smarte Boardroom Software, die effizientes und sicheres Sitzungsmanagement ermöglicht. Die Nutzung eines Board Portals wie das von Diligent schafft Abhilfe.

Das Team, das die Sitzungsunterlagen erstellt, muss daher mit der richtigen Technologie für die digitale Verwaltung ausgestattet werden. Somit werden Agenda nebst Unterlagen einfacher aufgesetzt, eingearbeitet und angepasst.

3. Die Magie des Ortes

Wenn man von gut vorbereiteten und gut durchdachten Sitzungen spricht, wird der physische Rahmen der Sitzung oft nicht ausreichend bedacht. Dies ist ein großer Fehler, da das Ergebnis der Sitzung in hohem Maße von der Umgebung beeinflusst werden kann, die einen großen Einfluss darauf hat, wie die Teilnehmer eine Sitzung erleben.

In diesem Fall ist es eine gute Idee, zu Tipp 1 zurückzugehen, wo Sie entschieden haben, welche Art von Besprechung notwendig ist. Wenn beispielsweise das Bedürfnis besteht, kreativ und unkonventionell zu denken, kann es vorteilhaft sein, die Besprechung auf unkonventionelle Weise abzuhalten – der kreative Flow könnte besser sein, wenn die Besprechung im Freien mit einem „Walk and Talk“ oder einfach in einer entspannteren Umgebung als im traditionellen, langweiligen Besprechungsraum stattfinden würde.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass eine angenehme und komfortable Umgebung zwar inspirierend und motivierend sein kann, aber nicht zu bequem sein sollte. Sie laufen Gefahr, dass die Sitzung nicht die Ernsthaftigkeit und Professionalität erhält, die für eine effektive Sitzung erforderlich sind. Gut gepolsterte Stühle anstelle von bequemen Sofas würden daher besser funktionieren, ebenso wie effiziente und gut funktionierende elektronische Geräte anstelle von unterhaltsamen und unnötigen Gadgets.

Es ist auch äußerst wichtig zu wissen, welche Ausstattung der Sitzungsraum für Ihre spezielle Sitzung benötigt. Brauchen Sie einen Computer und eine AV-Ausrüstung, um eine Videokonferenz durchzuführen? Brauchen Sie einen Bildschirm oder Projektor, um Dokumente, Grafiken oder Bilder anzuzeigen? Werden Sie Kaffee oder andere Erfrischungen benötigen? Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Aspekte bezüglich der Ausstattung des Sitzungssaals berücksichtigt haben, um unvorhergesehene Pausen und Komplikationen zu vermeiden und stattdessen das Beste aus der Sitzung zu machen.

4. Teilnehmer einbeziehen und motivieren

Jetzt haben wir den Dreh raus, um keine Zeit zu verschwenden. Aber was nützt ein Treffen, das direkt auf den Punkt kommt, wenn die Teilnehmer nicht motiviert sind, einen Beitrag zu leisten?

Viele Mitarbeiter haben oftmals negative Assoziationen mit dem Wort „Meeting“. Ein gutes und effektives Meeting wird jedoch in der Lage sein, diese Einstellungen zu ändern, insbesondere, wenn die Teilnehmer beteiligt sind und das Gefühl haben, dass sie einen Einfluss auf das Ergebnis haben.

Ein guter Weg, die Teilnehmer einer Sitzung zu motivieren, ist es, ihnen das Gefühl zu geben, dass sie gehört werden. Das können Sie erreichen, indem Sie die von ihnen vorgebrachten Punkte aufschreiben. Sie können sogar die Teilnehmer selbst dazu bringen, an sichtbaren Stellen zu schreiben, z.B. auf einem Flipchart oder einem Whiteboard, um sie in Bewegung zu bringen. Je größer die ergriffenen Maßnahmen, desto größer die Wirkung. Eine andere Herangehensweise ist überraschend, und es ist immer wirksam, etwas Unerwartetes zu tun. Das motiviert die Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten und stellt sogar sicher, dass das Treffen in Erinnerung bleibt und als positive Erfahrung angesehen wird.

Die Teilnehmer werden eine positive Erfahrung machen, wenn der Moderator von den Beiträgen aller begeistert ist, da dies die Menschen motiviert, sich aktiv zu beteiligen. Wenn es Teilnehmer gibt, die keinen Beitrag leisten, können Sie diese in einer offenen Art und Weise konsultieren, wie z.B. „Was denken Sie darüber?“ oder „Haben Sie etwas hinzuzufügen?“. Dadurch haben sie das Gefühl, dass ihre Meinung eine Rolle spielt, ohne sich jedoch angegriffen zu fühlen.

Wenn Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen eine gute Erfahrung mit der Sitzung vermitteln, werden sie höchstwahrscheinlich mit Optimismus und Entschlossenheit zur nächsten Sitzung erscheinen.

5. Eine konsistente Meeting-Kultur schaffen

Es ist äußerst wichtig, zu einem internen Konsens darüber zu kommen, wie sich die Teilnehmer in einer Sitzung verhalten sollen. Halten Sie vielleicht eine kurze Besprechung oder Präsentation im Unternehmen ab, in der Sie und Ihre Kollegen sich darüber einig werden, was eine starke Besprechungskultur für Sie bedeutet. Dies kann einige Zeit dauern, aber langfristig lohnt es sich, da eine gute Besprechungskultur ein wichtiger Aspekt ist, um Meetings effektiver zu gestalten.

Sicherlich kennen Sie das Szenario, in dem ein Teilnehmer mit 10 Minuten Verspätung durch die Tür schleicht. Dies ist nicht nur ein störendes Verhalten, sondern bedeutet oft auch, dass der Teilnehmer nicht aktiv am Rest der Besprechung teilnimmt, da er einen wichtigen Teil der Besprechung – die Einführung – verpasst hat.

Besprechen Sie, was geschehen soll, wenn ein Teilnehmer zu spät zur Besprechung kommt. Sollte er oder sie von der gesamten Besprechung ausgeschlossen werden? Sollten sie sich einfach entschuldigen müssen? Und denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie die Besprechung leiten, ein paar Minuten früher kommen sollten.

Es sollte auch eine Vereinbarung darüber getroffen werden, ob es in Ordnung ist, während einer Besprechung zu telefonieren. Falls nicht, können Sie vorschlagen, dass alle Telefone vor der Besprechung ausgeschaltet werden oder dass sie in eine Kiste gelegt und nach der Besprechung zurückgegeben werden müssen.

Es sollte zudem entschieden werden, wer sprechen soll, damit nicht durcheinander geredet wird. Ein guter Tipp ist, sich darauf zu einigen, dass die Teilnehmer die Hand heben und aufgefordert werden sollten, bevor sie den Mund aufmachen. Das mag nicht so erwachsen und professionell erscheinen, aber es gibt einen Grund, warum diese Methode in der Schule angewendet wird – sie funktioniert!

Zu guter Letzt sollten Sie sich mit Ihren Kollegen darüber verständigen, wie sie in den Sitzungen miteinander kommunizieren. Denken Sie daran, dass es fast immer am effektivsten im Meeting ist, konstruktiv und nicht kritisch zu sein, sowie positiv oder zumindest realistisch, statt negativ und herablassend. Schätzen Sie den Beitrag des anderen und argumentieren Sie Ihren Standpunkt!

Und noch zum Schluss: Denken Sie daran, die Sitzung zeitnah nachzuverfolgen. Wir sprechen nicht über lose Enden, denn diese sollten vor der Vertagung des Treffens geklärt werden. Wir sprechen über die notwendigen Maßnahmen, die aufgrund der während des Treffens erzielten Schlussfolgerungen ergriffen werden müssen. Nur allzu oft werden gute Entscheidungen getroffen, die nie zum Tragen kommen, da sie entweder vergessen werden oder in anderen Aufgaben untergehen, die plötzlich relevanter erscheinen, da sie „hier und jetzt“ sind.