Mit einem Klick zu mehr Produktivität: Die Kunst der effizienten Terminkalender-Planung

Es ist das allseits bestgehütete Geheimnis jeder Assistenz: Gutes Kalendermanagement!

Es hört sich tatsächlich einfach an, hier und da etwas Termin-Tetris zu spielen in den Weiten des Kalenders der Chefs, aber man unterschätzt doch oftmals die Komplexität dahinter. Vor allem die, die nicht tagtäglich damit arbeiten.

Was gehört also zum guten Kalendermanagement dazu? Was fördert Produktivität und Effizienz? Diesem Thema gehen wir heute einmal auf den Grund.

Oftmals fängt das Problem tatsächlich beim Chef an. Viele Assistenzen besitzen nicht alle erforderlichen Freigaben für den Kalender des Vorgesetzten. Hierzu gehören neben dem Einstellen, Bearbeiten und Löschen von Terminen auch das Versenden im Auftrag des Chefs sprich aus seinem Kalender heraus. In meinen Seminaren höre ich immer wieder unglaubliche Abenteuer und ich bin stets erstaunt, welche Eingrenzungen manche Chefs ihren Assistenzen machen. Wie aber soll man da ein guter Gatekeeper werden und das Tagesgeschäft managen?

Mein Tipp:

Manche Chefs geben die Macht ungern ganz aus der Hand, aber mit der richtigen Argumentation wird dies gelingen. Sprechen Sie daher aktiv mit Ihrem Vorgesetzten und erklären Sie, welche Hürden Sie beim Kalendermanagement haben. Zeigen Sie genau auf, welche Rechte Ihnen fehlen und wieviel Zeit Sie ihm einsparen, wenn Sie vollen Zugriff haben.

Sicherlich kennen Sie den Fall mehr als gut genug. Der Chef rennt von Termin zu Termin. Als gute Assistenz haben Sie immer wieder produktive Verbesserungsvorschläge gemacht und gar vorgeschlagen, das ein oder andere Meeting zu streichen. Aber er lässt sich einfach nicht zur Besinnung bringen und rennt wie im Hamsterrad von A nach B.

Mein Tipp:

Kürzen Sie die Meetings dezent nach Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten ein. Aus einem 60minütigen Meeting kann auch gut ein 45minütiges Meeting gemacht werden. Der extra Bonus für den Chef: Blocken Sie ihm die verbleibenden 15 Minuten im Kalender. Sollte er doch noch ein paar Minuten länger brauchen, ist er nicht völlig in Eile und hat sogar noch Zeit für einen kurzen Espresso zwischendurch.

Präzisieren Sie die Termineintragungen bis aufs kleinste Detail. Bei einem Vorstellungsgespräch hängen Sie z.B. alle relevanten Unterlagen des Bewerbers in den Termin hinein. So hat ihr Chef alle Details mobil dabei und man kann jederzeit über die Suchfunktion auch im Nachgang an die Daten kommen.

Arbeiten Sie zudem mit einem Farbsystem, auch color coding genannt. Rot steht z.B. für Auswärtstermine und Reisen, Blau für Telefonkonferenzen, Grün für private Verpflichtungen usw. So hat Ihr Chef immer direkt den Überblick, ob er extern oder intern verplant ist.

Die berühmten Blockzeiten. Ohne sie geht fast gar nichts in den Chefetagen, denn sie sind äußerst wichtig und schaffen nicht nur dem Vorgesetzten, sondern auch Ihnen Luft zum Durchatmen. Pufferzeiten bieten sich für folgende Themen an:

• Zeit für die Emailbeantwortung
• Lesezeit für Dokumente und Bearbeitung der Unterschriftenmappen
• Für einen kurzen Rundgang durchs Haus, um den ein oder anderen Mitarbeiter zu sprechen

Ich hatte einmal einen Chef, der sich einmal pro Woche einen gesamten Tag hat von mir blocken lassen, da er die Zeit brauchte, um intensiv strategisch zu arbeiten und neue Dinge anzustoßen. Einen ganzen Tag ohne Meetings, maximal Telefonanrufe waren zugelassen. Aber Sie können sich sicherlich vorstellen, wie produktiv dieser Tag für meinen Chef war.

Viele Assistenzen haben Chefs, die mehrfach auf Reisen sind und mitunter auf unterschiedlichen Kontinenten und somit in anderen Zeitzonen unterwegs sind. Achten Sie bei der Terminplanung auf die Einstellung relevanter Zeitzonen, somit hat Ihr Vorgesetzter immer den korrekten Überblick in seiner Zeitzone.

Arbeiten Sie zudem mit Erinnerungen. Eine kleine Termineintragung, die Ihren Manager an das ein oder andere wichtige Thema erinnern soll. Auch dazu kann ein Outlook Kalender wunderbar dienen. Ich habe meine Chefs so immer gerne mal an den Winterreifenwechsel erinnert.

In meiner über 15jährigen Erfahrung als Executive Assistenz habe ich viele Chefs und zahlreiche Kalender betreut und jeder hatte natürlich seine spezielle Anforderung. Geheimrezepte gibt es viele und neben den oben erwähnten Tipps möchte ich noch eine weitere Expertin zu Wort kommen lassen. Kathrin Schleuter ist CEO Assistentin bei Lakestar LP in der Schweiz.

Kathrin hat einen Vorgesetzten, der viel reist und auch an vielen Terminen teilnimmt – intern als auch extern. Somit eine große Herausforderung für die versierte Management Assistentin. Sie ist die Einzige im Team, die vollen Zugriff auf den Kalender des CEOs hat und kann somit uneingeschränkt planen und Änderungen vornehmen. Lediglich ihr Chef selbst verirrt sich ab und an einmal selbst im Kalender, was aber selten vorkommt. Dennoch passiert es hin und wieder, dass ein Termin verschwunden ist – versehentlich gelöscht vom mobil arbeitenden Chef – und dann ist Kathrin schnell zur Stelle.

Der Kalender ist Tag für Tag ein großes Thema, denn er ist geprägt von ständigen Veränderungen, die sie nicht nur mit ihrem Chef, sondern teilweise auch mit dem Team abstimmen muss. Kathrins Auge ist tatsächlich den ganzen Tag auf den Kalender gerichtet. Dabei schwört sie ebenfalls auf das Farbsystem. Sie managt somit ihr Team und den Chef und verliert dadurch nie den Überblick. Raten Sie einmal die Farbcodierung des Chefs: Pink!

Sinnvolles, realistisches Planen mit Luft dazwischen ist das A und O für Kathrin. Vor allem die Blöcke dazwischen sind wichtig, da viele kurzfristige Änderungen passieren können und sich Meetings verschieben. Kathrin versucht vorausschauend zu agieren und plant kombinierte Reisen. Ihr Chef ist somit nicht nur für ein Meeting an einem Ort, sondern kann effektiv agieren und mehrere Termine wahrnehmen.  Insbesondere bei den Reisen gilt besondere Vorsicht. Kathrin eruiert bei der Terminplanung immer stets genau die Reisezeiten inklusive Transferzeit und die jeweiligen Distanzen. Pufferzeiten gehören auch hier dazu- für Staus und andere Eventualitäten.

Communication is key. Kathrin entscheidet vieles allein beim Kalendermanagement und ihr Chef verlässt sich dabei voll und ganz auf sie. Kathrin agiert dabei transparent und bindet ihren Chef ein, wenn es erforderlich ist, so z.B. bei der besseren Einordnung von Prioritäten spezieller Meetings.

Und auch an den eigenen Terminblock beim Chef sollte man als Assistenz immer denken, denn der eigene Jour Fixe ist genauso wichtig wie all die anderen Termine. Lassen Sie sich also nicht aufs Abstellgleis stellen und fordern Sie Ihre Rücksprache ein.

Abschließend rät Kathrin allen Assistenzen folgendes: Ruhe bewahren und gute Nerven haben. Manche Dinge kann man nicht beeinflussen und daher bloß nicht die gute Laune verlieren. Recht hat Kathrin und ich danke ihr für den wertvollen Input. Unterschätzen Sie nicht Ihre Macht im Kalendermanagement. Sie entscheiden, wer einen Termin bekommt und vor allem wie schnell er diesen bekommt. Sie haben die Gewalt über die Terminplanung – nutzen Sie sie, aber nutzen Sie diese bewusst und weise. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl

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