New Work: Wie effizient sind virtuelle Meetings?

Die Digitalisierung als auch die eng damit verbundene New Work Philosophie bringen uns zahlreiche Erleichterungen in unserer täglichen Arbeit.

Durch die vernetze Welt gibt es schier keine Grenzen mehr in der Flexibilität und Mobilität des Arbeitens. Wir arbeiten wann und von wo wir möchten und greifen dabei unbekümmert auf alle Möglichkeiten der digitalen Tools zurück als säßen wir an unserem Arbeitsplatz im Büro.

Die Organisation von Meetings aller Art ist einer der Klassiker unter den Assistenzaufgaben und wir beherrschen dies aus dem Effeff. Wie verhält es sich aber mit virtuellen Meetings?

Virtuelle Meetings sind zweifelsfrei eine kostensparende Methode. Aber sind sie auch so effektiv wie „reale“ Meetings? Lassen Sie uns das Thema heute etwas genauer beleuchten, denn es bedarf einer ganzen Menge an Punkten, an die man dabei denken sollte.

Die richtige Vorbereitung

Wie bei einem „realen Meeting“ sollte bereits im Voraus geklärt werden, welche Teilnehmer für das Online Meeting benötigt werden. Auch wenn es hier keine räumlichen Probleme gibt, sollte sich die Anzahl der Teilnehmer auf das Minimum beschränken.

Geben Sie bei Versand der Einladung und der Agenda auch eine kurze Checkliste an, die Ihre Teilnehmer auf diverse Punkte hinweist wie z.B. die technischen Voraussetzungen:

• Welche URL muss aufgerufen werden?
• Muss eine Software installiert werden? Wenn ja, was ist dabei zu beachten?
• Kann man sich telefonisch einwählen?

Durch die verschiedenen Computersysteme Ihrer Teilnehmer müssen Sie beachten, dass andere Bildschirmauflösungen verwendet werden und die Präsentation deswegen als zu klein empfunden werden kann. Achten Sie deshalb auf große Schriftarten und wenig Text auf den Folien.

Bitten Sie Ihre Teilnehmer, sich mit genügend Vorlaufzeit vor dem Meeting einzuloggen, um technische Probleme rechtzeitig erkennen und beheben zu können. Die helfende Hand der IT Abteilung sowie die Hotline des Service Anbieters sollte dabei nicht allzu weit von Ihnen entfernt liegen.

Informieren Sie zudem über die Zuständigkeiten in dem Meeting. Wer wird z.B. als Moderator, wer als Timekeeper fungieren?

Die Rolle des Moderators

Die Funktion des Moderators sollte im Vorfeld klar benannt sein, denn diese Person wird einen erhöhten Redeanteil haben. Dies muss natürlich nicht zwangsläufig der ranghöchste Manager im Raum sein, es kann auch gut und gerne eine Assistenz übernehmen. Sollten Sie sich dies (noch) nicht zutrauen, bieten Sie aktiv an, der Timkeeper zu sein und leisten dem Moderator somit eine wichtige Hilfestellung.

Der Moderator sollte selbstverständlich intensiv mit dem System vertraut sein und sich auf etwaige Herausforderungen wie diese einstellen:

• Wie wechselt man von der Videokamera zum Teilen Ihres Desktops?
• Wie kann man Teilnehmer still stellen bzw. das Wort reichen?
• Wie lädt man neue Teilnehmer spontan in die Konferenz ein?
• Zwischenfeedback zur Technik bzw. Tonqualität einholen

Der Ablauf des Meetings

Das Zusammentreffen der Teilnehmer beginnt oft Minuten vor einem Meeting mit Kaffee und Keksen im Besprechungsraum. Man sitzt zusammen und tauscht sich über erste Dinge aus. Dies alles gibt es bei einem virtuellen Meeting natürlich nicht. Sie können das Kennenlernen der Teilnehmer untereinander beim Start des Meetings durchführen, in dem sich jeder ganz kurz und deutlich mit Namen vorstellt.

Vor Beginn sollte der Moderator kurz über die allgemeinen Meetingregeln sprechen.

Halten Sie den Geräuschpegel zudem um sich herum so gering wie möglich. Schließen Sie Türen und Fenster, damit die Hintergrundgeräusche die Schaltung nicht stören.

Versuchen Sie das Meeting auf die Agenda zu beschränken. Ein virtuelles Meeting sollte generell nicht länger als 90 Minuten dauern. Zu schnell ist man versucht, sich abzulenken und natürlich möchte man, dass sich alle Teilnehmer auf das Meeting konzentrieren und nicht nebenher im Internet surfen oder E-Mails beantworten. Dies ist bei einem virtuellen Meeting schwierig zu kontrollieren und tritt aus diesem Grund leider noch zu häufig auf. Hier bedarf es klarer Ansagen des Moderators.

Sprechen Sie klar und deutlich und zudem langsamer als sonst. Dadurch können Verständnisprobleme zum Großteil vermieden werden. Achten Sie beim Sprechen auch auf die Reaktionen der Teilnehmer und lassen Sie sie bei Bedarf zu Wort kommen. Das übliche Unterbrechen, während ein Teilnehmer spricht, ist bei Videokonferenz ein noch größeres Problem. Wer etwas sagen möchte, sollte sein Anliegen zum Beispiel per Handzeichen anmelden. Auf diese Gesten müssen die Teilnehmer dann vorbereitet sein. Der Moderator muss hier besonders aufmerksam sein und Wortmeldungen rechtzeitig erkennen. Auch hier kann der Timekeeper pro-aktiv Hilfestellung leisten und ein zusätzliches Augenpaar sieht bekanntlich mehr.

Warten Sie nach Fragen einen Moment auf die Antwort, da meistens eine Verzögerung von 2 bis 3 Sekunden besteht.

Bei einigen Softwareanbietern gibt es die Möglichkeit, das Onlinemeeting aufzeichnen zu lassen. Dies dient als potentielles Protokoll. Hierauf muss man jedoch vor Beginn der Sitzung aufmerksam machen bzw. schon beim Versand der Einladung hinweisen.

Knackpunkt Technik

Die Basis eines virtuellen Meetings bildet zweifelsfrei die Technik. Ihre hervorragende Vorbereitung fällt jedoch wie ein Kartenhaus in sich zusammen, wenn die Technik nicht sauber läuft. Dies sorgt nicht nur bei Ihnen, sondern bei den Teilnehmern für ordentlich Frust. Funktionierende Konnektivität ist die entscheidende Voraussetzung.

Der Vorteil an heutigen Onlinemeetings ist, dass die technischen Voraussetzungen zur Teilnahme sehr einfach zu erfüllen sind. In den meisten Fällen reicht eine stabile Internet Verbindung, ein Computer nebst Mikrofon und Lautsprecher sowie die eingebaute Webcam. Die meisten Betriebssysteme werden von den unterschiedlichen Anbietern von Videokonferenz Softwaresystemen ebenso unterstützt.

Bei der Auswahl einer geeigneten Webkonferenz Software sollte man sich auf die Kernfunktionen konzentrieren. Hier zählen am Anfang nicht allein die Features sondern die Stabilität und Bedienbarkeit. Eine Videokonferenz muss einfach zu organisieren sein und sollte von allen Teilnehmern akzeptiert werden. Zu viele Spielereien lenken nur vom eigentlichen Geschehen ab.

Generell gilt: Ohne die IT Abteilung läuft meistens nichts. Binden Sie die relevanten Kollegen somit von Anfang an ein. Bei der Wahl der Softwarenanbieter bis zur Durchführung selbst. Mit einem versierten IT Support wird nichts schief gehen.

Ihre Rolle als Assistenz

Auch Assistenzen können aktiver Treiber bei dem Thema virtuelle Meetings sein. Neben den oben beschriebenen potentiellen Rollen des Timekeepers oder Moderators gibt es noch eine Menge mehr zu tun.

Bleiben Sie generell auf dem Laufenden, wenn es um Trends und Technologien geht. Schauen Sie sich darüber hinaus an, welche Kommunikations- und Kollaborations-Tool Sie bereits in Ihrer Organisation haben und was diese konkret leisten. Finden Sie heraus, welche New Work Initiativen es in Ihrem Umfeld gibt. Dort können Sie sicher guten Input für bessere virtuelle Zusammenarbeit bekommen.

Fazit

Sicherlich werden virtuelle Meetings niemals reale Meetings ersetzen. Dafür menscheln wir doch viel zu gerne. Dennoch stehlen diese Art von Meetings uns allen massiv Zeit.

Digitalisierung steht für Effizienz und Effektivität. Daher ist es unerlässlich, sich mit den neuen Technologien auseinanderzusetzen und sie zu beherrschen. Werden Sie daher fit und unterstützen Sie Ihr Unternehmen bei der Organisation von virtuellen Meetings. Wenn Sie dabei die oben aufgeführten Punkte in Ihrer Planung beachten, dann wird Ihr nächstes Meeting sicherlich ein voller Erfolg.

Gutes Gelingen wünscht Diana Brandl